Dicas para trabalhar com regras MYOB e feeds bancários - manequins

Uma das grandes coisas sobre o MYOB AccountRight é que você pode configurar as regras do banco para alocar transações automaticamente. Aqui estão algumas dicas sobre como criar regras que funcionam corretamente, sempre.

• Mantenha as condições da regra o mais simples possível. Por exemplo, talvez um pagamento recente ao seu mecânico apareça como 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Claro, você poderia criar uma regra que diga ao MYOB que aloque qualquer transação com essas palavras exatas para Motor Vehicle Expense, mas, em vez disso, aproveite um momento para simplificar as condições da regra. Por exemplo, crie uma regra que diga ao MYOB que aloque qualquer transação com as palavras 'AUTORIZAÇÃO DE BAY' para Despesas de Veículos Motorizados. Desta forma, se você pagar com cartão de crédito em vez de EFTPOS na próxima vez, ou o mecânico mude suas instalações comerciais para que o texto da declaração bancária mostre de maneira diferente, é mais provável que a regra permaneça correta.

• Mantenha os nomes das regras informativos e de fácil identificação. MYOB predefinida para usar a descrição completa do texto em seu extrato bancário como o nome da regra. Usando o exemplo acima, o nome da regra torna-se 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Não aceite esse padrão, mas sim edite nomes de regras para tornar suas regras mais fáceis de encontrar no futuro. Por exemplo, um bom nome de regra para esta transação é provavelmente 'Bay Automotive Vehicle Repairs', pois esse nome inclui tanto o texto do extrato bancário relevante quanto o tipo de despesa.

• Ao criar uma regra, sempre vá para Opções avançadas e insira o nome do fornecedor ou do cliente no canto inferior direito. Embora a seleção de um cartão não seja obrigatória, lembre-se de que, a menos que você selecione um cartão, você não poderá procurar todas as transações para esse cliente ou fornecedor no futuro. Esta ausência de histórico de transações detalhadas pode ser uma dor real, então pegue o momento extra para adicionar esta informação toda vez que você cria uma nova regra.

  Ao usar o banco de dados na Internet para fazer pagamentos eletrônicos aos fornecedores, pense cuidadosamente sobre como a descrição será exibida em seu extrato bancário. Pergunte a si mesmo, você poderá criar uma regra com base nessa descrição? A resposta a esta pergunta depende tanto do seu banco quanto de saber se o nome do Beneficiário sempre aparece em sua declaração. Uma dica é salvar detalhes do fornecedor e descrições de pagamento no seu banco de dados da Internet para que exatamente o mesmo texto apareça sempre. Desta forma, você pode criar uma regra com base nesse texto específico.

• Mantenha-se atento às regras duplicadas. Percorra sua lista de regras de tempos em tempos e verifique novamente como definiu suas condições.Se você pode ver duas regras que têm as mesmas condições, exclua uma das regras ou altere as condições da regra.

• Obter MYOB para dividir porcentagens pessoais automaticamente. Para as despesas que você dividiu regularmente entre negócios e pessoal (por exemplo, talvez você sempre aloque 75% de gasolina para negócios e 25% para pessoal), use as opções avançadas para criar uma regra que faça isso dividir automaticamente.

• Quando na janela do Banco Feeds, sempre repousa o mouse no ícone de Regra Aplicada antes de clicar em Aprovar. Desta forma, o MYOB exibe a conta para a qual a transação será alocada, e você pode verificar se a regra está funcionando corretamente.

• Não crie uma regra com a condição de que qualquer transação que contenha a palavra "BP" seja alocada a gasolina. Por que não? Porque se você fizer isso, todas as transações da BPAY, seja por eletricidade, telefone ou imposto, serão alocadas para gasolina, simplesmente porque "BPAY" contém as letras "BP".

• Se você tiver um volume elevado de transações, considere especificar o nome da regra no campo Memo ao criar uma regra. Por exemplo, se você criar uma regra com a condição de que cada transação contendo as palavras 'Katoomba Au' seja alocada para Reparos de Veículos Motorizados (porque Katoomba Au neste caso significa Katoomba Automotive '), um truque é ir para Opções avançadas e como Memo para esta regra, digite 'Transação criada usando a regra automotiva Katoomba'. Desta forma, se você estiver analisando transações no final do trimestre ou no final do ano e você achar que as transações foram alocadas erroneamente, você sabe qual regra causou que as coisas falhassem.

Usado corretamente, as regras do banco podem economizar até 90% do tempo de entrada de dados e praticamente eliminam a necessidade de reconciliações bancárias demoradas.