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O QuickBooks fornece dois métodos para rastrear o tempo gasto que será cobrado em uma fatura como item. Você pode usar a folha de horas semanal, ou você pode programar ou registrar atividades individuais. Para usar o método semanal de folha de horas, escolha os Clientes → Digite Hora → Use o comando Semanal do Horário.
QuickBooks exibe a janela Weekly Timesheet. Para usar a janela Weekly Timesheet, primeiro use a caixa Nome para identificar o empregado, vendedor ou outra pessoa que executa o serviço. Você deve poder selecionar o nome dessa pessoa na lista suspensa Nome.
Se você não pode selecionar o nome de uma pessoa na lista suspensa Nome, digite o nome da pessoa na caixa; então, quando solicitado, informe o QuickBooks para qual lista (empregado, vendedor ou outros nomes) deve ser adicionado.
Depois de adicionar o nome da pessoa que executa o trabalho, use as colunas da janela do Horário semanal para descrever o cliente ou o trabalho para o qual o trabalho foi executado, o código do serviço, uma breve descrição ou nota, o item de folha de pagamento (se você estiver usando o QuickBooks para a folha de pagamento), a classe (se você estiver rastreando classes) e depois as horas passadas por dia.
Você pode inserir tantas linhas na janela da folha de horas semanal como desejar. Cada linha aparece separadamente em uma fatura. A informação das notas aparece na área de descrição da fatura. Por esse motivo, você deseja usar notas apropriadas e descritivas.
Para adicionar tempo e custo faturáveis a uma fatura, crie a fatura da maneira usual. Depois de identificar o cliente (e se você tiver entrado o tempo para o cliente), e se você tiver cumprido um tempo ou custos para o cliente, o QuickBooks exibe uma caixa de mensagem perguntando se deseja faturar o tempo ou os custos.
Se você indicar "sim", o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Escolher hora e custos faturáveis.
A guia Hora da caixa de diálogo Selecionar horário e custos faturáveis mostra cada uma das vezes que você gravou para um cliente. Para adicionar esses horários à fatura, clique na coluna Usar para a hora. (A coluna Usar é a coluna mais à esquerda, exibindo uma marca de seleção.)
Ou, se quiser selecionar todas as vezes, clique no botão Selecionar tudo. Em seguida, clique em OK. O QuickBooks acrescenta cada um desses tempos faturáveis à nota fiscal como linhas separadas. A figura a seguir mostra como a informação do tempo faturável aparece na janela Criar faturas.
