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Você pode ter notado o comando Condense para o arquivo de dados do QuickBooks. O que isso faz? Boa pergunta. O processo de condensação do arquivo QuickBooks faz duas coisas:
- O comando QuickBooks Condense cria uma cópia permanente do arquivo de dados do QuickBooks. (Esta cópia é chamada de cópia arquivística do arquivo.) Uma cópia arquivística do arquivo da empresa equivale a um instantâneo do arquivo da empresa, tal como existe em um determinado momento. Se alguém tiver uma pergunta mais tarde - talvez seu contador ou um auditor federal ou estadual - você pode usar a cópia arquivística do arquivo de dados para mostrar o que o arquivo da empresa parecia em um determinado momento.
- O processo de condensação do arquivo torna o arquivo de dados menor ao resumir muitas transações fechadas e detalhadas antigas que usam entradas de diário de monstros.
Como esta condensação e arquivamento podem ser um pouco confusas, vamos resumir exatamente o que acontece quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks. Veja o que QuickBooks normalmente faz durante o processo:
- Salva uma cópia de arquivo dos arquivos da sua empresa: Quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks guarda uma cópia arquivística desse arquivo.
- Remove transações fechadas: Como parte do processo de condensação, o QuickBooks oferece a oportunidade de remover transações antigas e fechadas da versão atual do arquivo da empresa QuickBooks. Lembre-se de que o arquivamento cria uma cópia arquivística do arquivo da empresa QuickBooks. Você ainda tem a versão de trabalho do arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, e esta é a versão atual e funcional do arquivo da empresa QuickBooks que é limpa, ou condensada, pela remoção de transações antigas e fechadas.
As transações fechadas são transações que o QuickBooks não precisa mais rastrear em detalhes. Uma fatura de cliente antiga - depois de ter sido paga - é uma transação fechada. Um cheque antigo escrito para algum fornecedor - depois de ter sido cancelado no banco - é uma transação fechada.
- Resume as transações fechadas: Como as transações antigas e fechadas são removidas do arquivo de dados do QuickBooks, a condensação geralmente cria resumo de lançamentos mensais para as transações antigas e fechadas e coloca essas transações resumidas na versão atual e atual do Arquivo de dados do QuickBooks. Esses cadernos mensais resumidos permitem que você continue a preparar as demonstrações financeiras mensais. Embora o arquivamento remova todas as transações antigas e fechadas de, digamos, janeiro de 2011, você ainda pode produzir demonstrações financeiras para janeiro de 2011 em 2017.Para produzir demonstrações financeiras mensais para janeiro de 2011, o QuickBooks usa as entradas mensais resumidas do diário.
- Limpa a trilha de auditoria: O QuickBooks mantém uma trilha de auditoria mostrando quem inseriu as transações. Um efeito quase escondido da limpeza dos arquivos de dados do QuickBooks diz respeito à trilha de auditoria. Se você limpar um arquivo da empresa e indicar que o arquivo da empresa deve ser condensado, o QuickBooks limpa a trilha de auditoria antes das datas "fechou as transações fechadas em ou antes". Em outras palavras, durante o período em que o QuickBooks remove transações antigas e fechadas, ele também remove a trilha de auditoria dessas transações.
O processo de arquivo condensado normalmente significa criar uma cópia do arquivo de dados QuickBooks que você colocou em algum lugar e, em seguida, criando uma versão reduzida do arquivo da empresa de trabalho. O comando que você usa para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, também permite que você crie arquivos da empresa quase vazios. A maioria das pessoas nunca precisa usar essa opção.
Há talvez apenas uma categoria de usuários de QuickBooks que desejam criar arquivos de empresa quase vazios: CPAs e consultores (que desejam reutilizar um arquivo de empresa para outra unidade de negócios ou cliente) podem querer usar esse comando para criar empresa arquivos de dados que já possuem muitas das listas.
