Como compartilhar folhas de trabalho no Excel 2013 - dummies

O Excel 2013 facilita o compartilhamento de planilhas com clientes confiáveis ​​e colegas de trabalho. Você pode usar as opções na tela Compartilhar na tela Backstage para planilhas de e-mail ou enviá-las por Instant Message para outras pessoas que tenham acesso ao Excel. Se você tiver o software de reunião on-line Lync da Microsoft instalado no seu dispositivo, você pode apresentar a planilha para os outros participantes como parte de uma reunião Lync.

E se você salvar os arquivos da pasta de trabalho na nuvem no Windows Live SkyDrive, você pode facilmente compartilhar as planilhas convidando colegas de trabalho e clientes para abri-los no Excel por meio de seus próprios dispositivos ou, se eles não têm o Excel, em seu navegador web com a aplicação web do Excel.

Como compartilhar pastas de trabalho via SkyDrive

Para compartilhar pastas de trabalho do Excel que você salvou no seu SkyDrive, siga estas etapas:

1. Abra o arquivo da pasta de trabalho que deseja compartilhar e, em seguida, escolha Arquivo → Compartilhar (Alt + FH).

   O Excel abre a tela Compartilhar com a opção Convidar pessoas selecionada.

2. Clique na caixa de texto Tipos de nomes ou endereços de e-mail e, em seguida, comece a digitar o endereço de e-mail da primeira pessoa com quem deseja compartilhar a pasta de trabalho.

   À medida que você digita, o Excel corresponde às letras com os nomes e endereços de e-mail inseridos no seu Catálogo de endereços. Quando encontrar possíveis correspondências, eles são exibidos em um menu suspenso e você pode selecionar o endereço de e-mail da pessoa clicando no nome na lista.

   Para encontrar endereços de e-mail na sua lista de endereços e adicioná-los a esta caixa de texto, clique no botão Procurar o catálogo de endereços para contatos. Para compartilhar a pasta de trabalho com várias pessoas, digite um ponto-e-vírgula (;) após cada endereço de e-mail.

3. (Opcional) Clique no botão suspenso Can Edit e selecione a opção Can View no menu para evitar que as pessoas que você convida de fazer quaisquer alterações na pasta de trabalho que você está compartilhando.

   Por padrão, o Excel 2013 permite às pessoas com quem você compartilha suas cadernas de trabalho para fazer alterações de edição no caderno de trabalho que são salvas automaticamente no seu SkyDrive. Se você quiser restringir seus destinatários para revisar os dados sem poder fazer alterações, não se esqueça de substituir a opção Can Edit com Can View antes de compartilhar a pasta de trabalho.

4. (Opcional) Clique na caixa de texto Incluir uma mensagem pessoal com o convite e digite qualquer mensagem pessoal que você deseja incorporar como parte do e-mail com o convite genérico para compartilhar o arquivo.

   Por padrão, o Excel cria um convite genérico.

5. (Opcional) Marque a caixa de seleção Exigir usuário para fazer login antes de acessar o documento se desejar que as pessoas com quem você compartilhe a pasta de trabalho tenham que fazer logon em uma conta do Windows Live antes de poder abrir a pasta de trabalho.

   Não selecione esta caixa de seleção, a menos que você esteja dando suas informações de logon ao (s) destinatário (s) do convite por e-mail e não forneça essas informações de logon a qualquer pessoa que não o faça Confie completamente.

6. Clique no botão Compartilhar.

   Assim que você clicar no botão Compartilhar, o Excel envia um e-mail para o convite para compartilhar a pasta de trabalho para cada um dos destinatários inseridos na caixa de texto Tipos de Nomes ou Endereços de E-mail. O programa também adiciona seus endereços de e-mail e o status de edição de cada destinatário na seção Compartilhada com na parte inferior da tela Compartilhar.

   

Todas as pessoas com quem você compartilha uma pasta de trabalho recebem uma mensagem de e-mail contendo um hiperlink para a pasta de trabalho do seu SkyDrive. Quando eles seguem esse link, uma cópia do livro abre em uma nova página no navegador padrão usando a aplicação web do Excel.

Como obter um link de compartilhamento

Em vez de enviar convites de e-mail para destinatários individuais com links para os cadernos de trabalho que deseja compartilhar no seu SkyDrive, você pode criar hiperlinks para que você possa disponibilizar a todos os pessoas que precisam de edição on-line ou revisar o acesso.

Para criar um link para uma pasta de trabalho aberta no Excel 2013, que foi salva no seu SkyDrive, você seleciona a opção Obter uma ligação do compartilhamento na tela Compartilhar na visualização Backstage (Alt + FHL).

Para criar um link de visualização que não permite a edição, você clicar no botão Criar link à direita da opção View Link que aparece na tela Compartilhar sob o título Obter um link de compartilhamento. Para criar um link de edição que permite a edição on-line em vez de um link somente vista, você clique no botão Criar Link à direita da opção Editar Link no lugar.

O Excel exibe a hiperligação longa e complexa para compartilhar sua pasta de trabalho sob o link Exibir Link ou Editar Link. O programa também exibe uma lista de qualquer uma das pessoas com quem você já compartilhou o caderno de trabalho indicando que qualquer pessoa com um link de exibição pode ver a pasta de trabalho ou com um link de edição pode editá-la sob um cabeçalho de Links compartilhados.

Como publicar links para redes sociais

No Excel 2013, agora você pode postar um link de exibição em qualquer caderno de trabalho salvo em seu SkyDrive cujos dados você deseja compartilhar com seus amigos e seguidores em qualquer uma das redes sociais.

Para fazer isso, abra a pasta de trabalho salva no seu SkyDrive que deseja compartilhar. Em seguida, selecione a opção Publicar em redes sociais na tela Compartilhar (Atl + FHN). O Excel então exibe os nomes precedidos por caixas de seleção para cada uma das redes sociais às quais você é um membro sob o título Publicar para Redes Sociais no lado direito da tela Compartilhar.

Em seguida, selecione a caixa de seleção para cada rede social à qual deseja publicar um link para sua pasta de trabalho em sua página para seus amigos e seguidores. Se você deseja adicionar uma mensagem sobre a planilha que está compartilhando, insira-a abaixo na caixa Incluir uma mensagem pessoal com o convite. Então, você clicar no botão Postar.