Como usar o preenchimento rápido no Excel 2016 - dummies

O recurso de preenchimento instantâneo do Excel 2016 oferece a possibilidade de fazer parte dos dados inseridos em uma coluna de uma tabela de planilha e digite apenas esses dados em uma nova coluna de tabela usando apenas algumas teclas. A série de entradas aparece na nova coluna, literalmente em um flash (assim, seu nome, Flash Fill).

O segundo Excel 2016 detecta um padrão em suas entradas de dados iniciais, o resto das entradas nessa série aparecem imediatamente em células em branco em linhas abaixo, que você pode inserir com um único toque de tecla. E a beleza é que tudo isso acontece sem a necessidade de você construir ou copiar qualquer tipo de fórmula.

A melhor maneira de entender o Flash Fill é vê-lo em ação. Na figura a seguir, você vê uma nova tabela de dados composta por quatro colunas. As células na primeira coluna desta tabela contêm os nomes completos dos clientes (primeiro, meio e último), todos os togethe r em uma entrada. A segunda, a terceira e a quarta colunas precisam ter apenas o primeiro, o meio e os sobrenomes, respectivamente, inseridos neles (para que determinadas partes dos nomes dos clientes possam ser usadas nos cumprimentos de e-mails e cartas como em, "Olá Keith" ou "Prezado Sr. Harper").

Tabela de dados contendo nomes completos que precisam ser divididos em colunas separadas usando o Flash Fill.

Ao invés de inserir manualmente o primeiro, segundo ou último nome nas respectivas colunas (ou tentar copiar o nome completo do cliente da coluna A e depois editar as partes não necessárias nas colunas Nome, Nome do meio e Apelido), você pode usar o Flash Fill para efetuar o trabalho com rapidez e eficácia. E aqui está como você faz isso:

1. Digite Keith na célula B2 e complete a entrada com a seta para baixo ou a tecla Enter.

   Quando você completa esta entrada com a tecla de seta para baixo ou a tecla Enter no seu teclado, o Excel move o ponteiro da célula para a célula B3 onde você só precisa digitar a primeira letra do próximo nome para Flash Fill para obter a imagem.

2. Na célula B3, apenas digite J, a primeira letra do primeiro nome do segundo cliente.

   Flash Fill imediatamente faz uma manobra de tipo Auto-preenchimento, sugerindo o restante do primeiro nome do cliente, Jonas, como o texto a ser inserido nesta célula. Ao mesmo tempo, o Flash Fill sugere entrar todos os nomes restantes dos nomes completos na coluna A na coluna B.

3. Complete a entrada de Jonas na célula B3 pressionando a tecla Enter ou uma tecla de seta.

   No momento em que você completa a entrada de dados na célula B3, a coluna do Primeiro Nome é feita: o Excel insere todos os outros nomes na coluna B ao mesmo tempo (pegue isso, Barry Allen)!

Para completar esta tabela de nomes de exemplo, digitando o segundo e último nome nas colunas C e D, respectivamente, você simplesmente repete essas etapas nessas colunas. Você insere o primeiro nome do meio, Austen , da célula A2 na célula C2 e digite W na célula C3. Complete a entrada na célula C3 e as entradas do nome do meio nessa coluna estão concluídas. Da mesma forma, você insere o primeiro sobrenome, Harper , da célula A2 na célula D2 e ​​digite S na célula D3. Complete a entrada na célula D3 e as entradas do último nome para a coluna D estão concluídas, completando toda a tabela de dados.

Tenha em mente que o Flash Fill funciona perfeitamente na extração de partes de entradas de dados mais longas em uma coluna desde que todas as entradas seguem o mesmo padrão e use o mesmo tipo de separadores (espaços, vírgulas, traços e outros). Por exemplo, na figura, há uma anomalia nas entradas de nome completo na célula A9, onde apenas a inicial do meio com um período é inserida em vez do nome do meio completo. Nesse caso, o Flash Fill simplesmente entra em M na célula C9 e você deve editar manualmente sua entrada para adicionar o período necessário.