Chave Perguntas a perguntar antes de distribuir o painel de controle do Excel - manequins

Antes de enviar seu painel do Excel finalizado, vale a pena o seu tempo para dar um passo atrás e fazer algumas perguntas-chave. Use estas perguntas como uma lista de verificação antes de distribuir o painel de controle.

O seu painel mostra as informações certas?

Veja as informações que você está apresentando e determine se ela atende ao propósito do painel identificado durante a coleta de requisitos. Não seja tímido sobre esclarecer o propósito do painel novamente com seus usuários principais. Você quer evitar construir o painel no vácuo. Permita que alguns usuários de teste vejam iterações à medida que você a desenvolve. Desta forma, a comunicação permanece aberta, e você não vai muito longe na direção errada.

Tudo no seu painel tem um propósito?

Dê uma olhada honesta sobre a quantidade de informações em seu painel não suportam seu objetivo principal. Para manter seu painel de controle tão valioso quanto possível, você não quer diluí-lo com dados agradáveis que são interessantes, mas não são acionáveis.

Se os dados não suportarem o objetivo principal do painel, deixe-o fora. Nada diz que você tenha que preencher cada bit de espaço em branco na página.

O painel de controle exibe de forma proeminente a mensagem de chave?

Cada painel tem uma ou mais mensagens-chave. Você deseja garantir que essas mensagens sejam exibidas de forma proeminente. Para testar se as mensagens-chave em um painel são proeminentes, fique de volta e estaleve enquanto você olha para o painel de controle. Olhe para o outro lado e depois olhe para o painel diversas vezes. O que salta para você primeiro? Se não forem os principais componentes que deseja exibir, você terá que mudar alguma coisa.

Aqui estão algumas ações que você pode tomar para garantir que seus principais componentes tenham proeminência.

Coloque os componentes-chave do seu painel no canto superior esquerdo ou meio esquerdo da página. Estudos mostram que essas áreas atraem a maior atenção por períodos mais longos.
Enfatize as bordas, os fundos e outros elementos que definem as áreas do painel. Tente usar o espaço em branco natural entre seus componentes para particionar seu painel de controle. Se forem necessárias bordas, formatee-as para tons mais claros do que os seus dados.
Formate etiquetas e outros textos para tons mais claros que os seus dados. Os rótulos de cores claras dão a seus usuários a informação de que precisam sem distraí-los das informações exibidas.

Você pode manter este painel de controle?

Existe uma grande diferença entre a atualização de um painel e a reconstrução de um painel.Antes de enviar com entusiasmo o doce painel de aparência que você acabou de construir, aproveite um momento para pensar na manutenção de um painel de controle. Você quer pensar sobre a frequência das atualizações e quais processos você precisa passar cada vez que você atualiza os dados. Se for um evento de relatório único, configure essa expectativa com seus usuários. Se você sabe que isso se tornará um relatório recorrente, você quer realmente negociar o tempo de desenvolvimento, os intervalos de atualização e a fase antes de concordar com qualquer cronograma.

O seu painel exibe claramente o alcance e a vida útil?

Um painel de instrumentos deve especificar claramente o alcance e a vida útil. Ou seja, qualquer pessoa deve poder analisar o painel de instrumentos e conhecer o período em que é relevante e o escopo da informação no painel. Isso se resume a algumas coisas simples que você pode fazer para rotular eficazmente seus painéis e relatórios.

Inclua sempre um carimbo de data / hora no painel de controle. Isso minimiza a confusão ao distribuir o mesmo painel ou relatório em parcelas mensais ou semanais.
Inclua sempre algum texto indicando quando os dados das medidas foram recuperados. Em muitos casos, o tempo dos dados é uma informação crítica ao analisar uma medida.
Use títulos descritivos para cada componente no painel de controle. Certifique-se de evitar títulos crípticos com muitas siglas e símbolos.

Seu painel de controle está bem documentado?

É importante documentar seu painel de controle e o modelo de dados por trás dele. Qualquer um que já tenha herdado uma planilha do Excel sabe o quão difícil pode ser traduzir os vários giros de análise que entram em um relatório. Se você tiver sorte, o modelo de dados será pequeno o suficiente para se juntar em uma semana ou assim. Se você não tiver tanta sorte, você terá que abandonar todo o modelo e começar do zero.

A documentação nem precisa ser uma coisa extravagante. Algumas coisas simples podem ajudar na documentação do painel de controle.

Adicione uma guia Mapa de modelo ao seu modelo de dados. A guia Modelo de modelo é uma folha separada que você pode usar para resumir os intervalos de chaves no modelo de dados e explicar como cada intervalo interage com os componentes de relatório na camada de apresentação final.
Use comentários e etiquetas de forma liberal. É incrível como alguns comentários explicativos e rótulos podem ajudar a esclarecer seu modelo, mesmo depois de estar longe do seu modelo de dados por um longo período de tempo.
Use cores para identificar os intervalos em seu modelo de dados. O uso de cores no seu modelo de dados permite que você veja rapidamente um intervalo de células e obtenha uma indicação básica do que esse intervalo faz. Cada cor pode representar um tipo de intervalo. Por exemplo, o amarelo poderia representar tabelas de teste, o cinza poderia representar fórmulas e o roxo poderia representar tabelas de referência.

O seu painel é fácil de usar?

Antes de distribuir o painel, você deseja garantir que seja fácil de usar. Não é difícil adivinhar o que é fácil de usar:

Intuitivo: Seu painel de controle deve ser intuitivo para alguém que nunca viu.Teste isso em alguém e pergunte a essa pessoa se ela faz sentido. Se você tiver que começar a explicar o que o painel mostra, algo está errado. O painel de instrumentos precisa de mais rótulos, gráficos menos complicados, melhor layout, mais dados, menos dados? É uma boa idéia obter feedback de vários usuários.
Fácil de navegar: Se o seu painel de controle é dinâmico, permitindo a interatividade com macros ou tabelas dinâmicas, certifique-se de que a navegação funciona bem. O usuário tem que clicar em vários lugares para chegar aos seus dados? O número de drill-downs é apropriado? Faz exame de demasiado tempo para mudar de uma vista a outra? Novamente, teste seu painel em vários usuários. E certifique-se de testar todas as funções interativas do painel em vários computadores diferentes dos seus.
Imprime corretamente: Nada é mais irritante do que imprimir um painel apenas para descobrir que a pessoa que criou o painel não tomou o tempo para garantir que ele imprima corretamente. Certifique-se de definir as opções de impressão em seus arquivos do Excel para que os quadros de controle imprimam corretamente.

O seu painel é preciso?

Nada mata um painel ou relatório mais rápido do que a percepção de que os dados nele são imprecisos. Não está na minha capacidade de lhe dizer como determinar se seus dados são precisos. No entanto, você pode destacar três fatores que estabelecem a percepção de que um painel é preciso:

Consistência com fontes autorizadas: É óbvio que se seus dados não combinarem com outras fontes de relatórios, você terá um problema de credibilidade de dados - especialmente se essas outras fontes são consideradas como fontes autorizadas. Esteja ciente das fontes de dados que são consideradas gospel na sua organização. Se o seu painel contém dados associados a uma fonte autorizada, compare seus dados com essa fonte para garantir consistência.
consistência interna: Nunca é divertido explicar por que uma parte do seu painel de controle não jibe com outras partes do mesmo painel de controle. Você deseja garantir algum nível de consistência interna dentro do painel de controle. Certifique-se de que os componentes comparáveis em diferentes áreas do seu painel são consistentes um com o outro. Se houver um motivo de inconsistência, destaque claramente esses motivos. É incrível o quão bem uma notação simples aclara questões sobre os dados.
Experiência pessoal: Você já viu alguém ver um relatório e dizer "Isso não parece certo? "Eles estão usando o que algumas pessoas chamam de" intuição "para avaliar a solidez dos dados. Ninguém olha os números no vácuo. Quando você olha para qualquer análise, você traz consigo anos de conhecimento pessoal, interação e experiência. Você subconscientemente usa essas experiências na sua avaliação de informações. Ao determinar a precisão do seu painel, leve em consideração o "conhecimento anedótico" organizacional. "Se possível, mostre o seu painel para alguns especialistas em conteúdo da sua empresa.