Limite Entrada de Dados com Validação de Dados no Excel 2013 - dummies

O recurso Validação de dados no Excel 2013 pode ser um tempo real real quando você está fazendo a entrada de dados repetitiva e também pode percorrer um longo caminho na prevenção de entradas incorretas em suas planilhas. Quando você usa Data Validation em uma célula, você indica que tipo de entrada de dados é permitido na célula.

Como parte da restrição de uma entrada de dados para um número (que pode ser um número inteiro, decimal, data ou hora), você também especifica os valores permitidos para esse tipo de número (um número inteiro entre 10 e 100 ou um data entre 1º de janeiro de 2012 e 31 de dezembro de 2012, por exemplo).

Quando você restringe a entrada de dados ao texto, você pode especificar o intervalo do comprimento mínimo e máximo do texto (em caracteres) ou, ainda melhor, uma lista de entradas de texto permitidas que você pode selecionar um menu pop-up (aberto clicando em um botão pop-up que aparece à direita da célula sempre que contém o cursor da célula).

Ao usar Data Validation para restringir o tipo de entrada de dados e a sua gama de valores aceitáveis em uma célula, você também pode especificar uma mensagem de entrada que é exibida automaticamente ao lado da célula quando você a seleciona e / ou uma mensagem de alerta de erro que é exibido se você tentar inserir o tipo de entrada incorreto ou um número fora do alcance permitido.

Para usar o recurso de Validação de Dados, coloque o cursor da célula na célula onde você deseja restringir o tipo de entrada de dados que você pode fazer, e então clique no botão Validação de Dados na guia Dados da Faixa de opções (ou pressione Alt + AVV). A caixa de diálogo Validação de dados é aberta com a guia Configurações selecionada.

Em seguida, clique no botão suspenso anexado à caixa de listagem Permitir e selecione entre os seguintes itens:

Qualquer valor para remover quaisquer restrições anteriores, cancelando assim a validação de dados e mais uma vez permitindo ao usuário inserir qualquer coisa que ele deseja na célula
Número inteiro para restringir a entrada para um número inteiro que se enquadra em um determinado intervalo ou adere a determinados parâmetros que você especifica
Decimal para restringir a entrada a um número decimal que se enquadra em um determinado intervalo ou adere a determinados parâmetros que você especifica
Lista para restringir a entrada a uma das várias entradas de texto que você especifica, que você pode selecionar de um menu pop-up que é exibido clicando em um botão pop-up que aparece à direita da célula sempre que contém o cursor da célula
Data para restringir a entrada a uma data que esteja dentro de um determinado intervalo ou em ou antes de uma determinada data
Tempo para restringir a entrada a uma hora que esteja dentro de um determinado intervalo ou em ou antes de uma determinada hora do dia
Comprimento de texto para restringir uma entrada de texto para que seja O comprimento em caracteres não cai abaixo ou ultrapassa um determinado número ou cai dentro de um intervalo que você especifica
Personalizado para restringir a entrada aos parâmetros especificados por uma determinada fórmula inserida em outra célula da planilha > Para especificar uma mensagem de entrada depois de selecionar todos os itens na guia Configurações, clique na guia Entrada de mensagem da caixa de diálogo Validação de dados, onde você insere um título curto para a mensagem de entrada (como

Entrada de lista ) na caixa de texto Título e, em seguida, insira o texto da sua mensagem na caixa de listagem de mensagens de entrada abaixo. Para especificar uma mensagem de alerta, clique na guia Alerta de erro da caixa de diálogo Validação de dados, onde você pode selecionar o tipo de aviso na lista suspensa Estilo: Parar (o padrão, que usa um botão vermelho com uma cruz nele), Aviso (que usa um triângulo amarelo com um ponto de exclamação nele), ou Informações (que usa um balão com um azul

I nele). Depois de selecionar o tipo de alerta, digite o título da caixa de diálogo do título na caixa de texto Título e digite o texto da mensagem de alerta na caixa de listagem de mensagens de erro.

Para aplicar a restrição que você está definindo na caixa de diálogo Validação de dados para todas as outras células formatadas da mesma maneira que em um intervalo de células formatado como uma tabela, clique em Aplicar essas alterações a todas as outras células com o mesmo Configurações, antes de clicar em OK.

Para copiar a restrição para um intervalo que não está formatado como uma tabela, use o recurso Validação de dados para configurar o tipo de entrada e o intervalo permitido na primeira célula e, em seguida, use o identificador de preenchimento para copiar as configurações de validação de dados dessa célula para células subseqüentes na mesma coluna ou linha.

De longe, o uso mais popular do recurso Data Validation é criar um menu suspenso do qual você ou alguém que usa sua planilha pode selecionar a entrada de dados apropriada.

Esta figura mostra o que acontece na planilha depois de fechar a caixa de diálogo Validação de Dados. Aqui, você vê o menu pop-up (com uma lista de cidades tiradas do intervalo de células A2: A6) conforme aparece quando você clica no novo botão pop-up da célula.

Nesta figura, você também pode ver a caixa de mensagem Entrada de lista de entrada criada para esta célula usando as opções na guia Entrada de mensagem da caixa de diálogo Validação de dados. Observe que você pode reposicionar esta caixa de mensagem (oficialmente conhecido como uma caixa de comentário

) para que fique perto da célula, mas não se interponha na seleção de uma entrada - simplesmente arraste a caixa de comentários com o mouse ponteiro. Esta figura demonstra o que acontece se você tentar inserir uma entrada que não esteja na lista suspensa.

Para encontrar células às quais a validação de dados foi aplicada, abra a caixa de diálogo Ir para (Ctrl + G ou F5) e, em seguida, clique no botão Especial e clique no botão de opção Validação de dados na caixa de diálogo Ir para especial.

Clique no botão da mesma opção sob Validação de dados para que o Excel vá para a próxima célula que usa as mesmas configurações de Validação de Dados que a célula ativa. Deixe o botão de opção Tudo em Validação de Dados selecionado para acessar a próxima célula que usa qualquer tipo de configuração de Validação de Dados.

Para se livrar das configurações de Validação de Dados atribuídas a um determinado intervalo de célula ou célula, selecione a célula ou o intervalo, abra a caixa de diálogo Validação de Dados (Alt + AVV) e, em seguida, clique no botão Limpar Tudo antes de clicar em OK.