Fazendo Baselines dados fora de vendas - manequins

Você precisa de uma maneira de resumir os registros de vendas individuais em uma linha de base para a previsão. A maioria das empresas que estão no negócio de vender produtos e serviços registram suas vendas diariamente, seja registrando receita ou o número de unidades que foram vendidas.

Você geralmente pode contar com seu sistema de contabilidade corporativa quantos dólares trouxeram em 4 de maio e 12 de outubro, ou quantos widgets venderam em 8 de fevereiro e 25 de agosto.

O sistema de contabilidade geralmente invoca vendas individuais. Então, se a empresa realizou dez vendas em 3 de junho, você verá um registro diferente para cada uma das dez vendas. Ver as vendas uma por uma é excelente se você é um contador, ou se você tiver algum outro motivo para precisar de informações sobre vendas individuais, ou se você está tendo problemas para dormir. Mas se você está prevendo, os registros individuais são um incômodo.

Considere as seguintes ideias ao decidir a melhor maneira de resumir seus dados de vendas:

• Você não precisa de registros de vendas individuais. Se a sua empresa efetuou três vendas em 5 de janeiro - uma por US $ 2, 500, outra por US $ 8, 650 e outra por US $ 4 765 - um fato importante que você quer saber é que, em 5 de janeiro, você trouxe US $ 15, 915.
• Você não prevê vendas diariamente. Se sua empresa é como a maioria, você precisa de uma imagem maior. Para planejar seus níveis de inventário, decida quantos vendedores sua empresa precisa e descobre o que você pode esperar na receita e qual o passivo fiscal da sua empresa, você precisará de um período de tempo mais longo, como um mês ou um quarto para sua previsão.
• Você precisa combinar a duração do seu período de tempo com seus motivos para a previsão. Os períodos de tempo típicos são um mês, um quarto ou um ano, dependendo do porquê você está prevendo. Para comprar materiais, você pode querer prever suas vendas para o próximo mês. Para estimar os ganhos, você pode querer prever suas vendas para o próximo trimestre. Para decisões de contratação, você pode querer prever suas vendas para o próximo ano.

O ponto é que, se você prevê as vendas para o próximo mês, você precisa organizar sua linha de base em meses: quanto vendeu em janeiro, em fevereiro, em março, e assim por diante. Se você pretende prever as vendas para o próximo trimestre, então é como você precisa organizar sua linha de base: quanto vendeu no primeiro trimestre, no segundo trimestre, no terceiro trimestre, e assim por diante.

Você precisa de uma linha de base muito mais longa do que apenas três períodos para fazer uma previsão que não o envergonha.

As tabelas dinâmicas do Excel são ideais para ajudá-lo a totalizar seus dados de vendas para estabelecer uma linha de base para a previsão.Você alimenta seus dados de vendas brutas no Excel, onde você pode criar tabelas dinâmicas de duas maneiras principais:

• De uma tabela do Excel: Suponha que seu departamento de Contabilidade ou TI possa enviar dados de vendas em um formato de cópia macia, como um. csv (valores separados por vírgulas). Você pode colar esses dados em um livro do Excel como uma lista, converter essa lista em uma tabela e basear uma tabela dinâmica sobre ela.
• De (o que o Excel chama) dados externos: Em outras palavras, os dados subjacentes, as figuras de vendas individuais, não são armazenados em uma planilha do Excel. Eles são mantidos em um banco de dados separado ou um arquivo de texto ou mesmo outro livro do Excel.

A construção de suas tabelas dinâmicas em dados externos pode ser útil porque os dados de vendas geralmente são atualizados rotineiramente na fonte de dados externa (na prática, isso geralmente é um verdadeiro banco de dados relacional, diferente de um arquivo plano como uma lista padrão do Excel ou mesa). Então, quando quiser atualizar sua previsão, você não precisa obter e colar novos dados em sua pasta de trabalho. A tabela dinâmica pode atualizar-se automaticamente a partir da fonte de dados externa.