Dez armadilhas de gerenciamento de projetos e como evitá-los - manequins

Gerenciando um projeto é difícil. Escopo, recursos, expectativas, horários e orçamentos estão sempre mudando. Embora o Microsoft Project possa ajudá-lo com a mecânica de organizar, planejar e rastrear um projeto, ele não pode ajudá-lo a evitar todas as armadilhas no gerenciamento de projetos. Aqui está um olhar sobre dez das armadilhas mais comuns e dicas sobre como evitá-las.

Comece muito pequeno

Para começar no pé direito em um novo projeto, comece por refletir sobre o grande quadro e trabalhe até os detalhes de forma sistemática. Você deve entender o propósito, os objetivos e a importância estratégica do projeto antes de mergulhar nas tarefas detalhadas necessárias para completar o projeto.

Comece por fazer estas perguntas: o projeto deve ser organizado por entrega? Por fase? Pela geografia? Por tipo de tecnologia? Pense nas implicações de organizar seu projeto em cada uma dessas maneiras. Um que você determina como você deseja organizar o projeto pode começar sua estrutura de quebra de trabalho (WBS). Se você decidir organizá-lo por fase, cada fase do seu projeto é refletida no nível superior da WBS; Se você decidir que as entregas são uma maneira melhor de organizar o projeto, esses são os melhores níveis. Uma vez que seu nível superior é estabelecido, você pode começar a decompor o nível superior em pacotes de trabalho mais detalhados e de pacotes de trabalho em tarefas.

Falha em cobrir seus pressupostos

Você não poderia planejar um projeto sem alguns pressupostos. Fazer hipóteses não é um problema, mas acreditar que outras pessoas sabem - ou mesmo compartilham - suas premissas são um problema.

Sempre que você inicia um novo projeto, crie um log de suposições - em uma planilha do Excel ou como uma tabela do Word. Documentar a suposição, especificar o prazo para validação e adicionar um campo para comentários. É muito simples, mas garante que todos estejam operando sob o mesmo conjunto de pressupostos.

Colar a suposição na seção Notas das tarefas afetadas pelo pressuposto.

Trate seu projeto como o único VIP (Projeto muito importante)

Seu projeto é importante para você; na verdade, pode ser o aspecto mais importante do seu trabalho. Talvez não seja tão importante para todos quanto mais. Se você trabalha em uma organização que tem muitos projetos em andamento, o seu provavelmente não é a prioridade número 1. Sempre que os recursos são retirados do seu projeto para ajudar em outro, basta retornar ao cronograma e revisar seu plano para completar o trabalho.Talvez seja necessário revisar a linha de base ou mesmo criar uma nova.

Acredite que essa disponibilidade é um conjunto de habilidades

Quando você está trabalhando no interior do projeto e tentando equilibrar a disponibilidade de recursos com o trabalho que deve ser concluído, a estratégia mais fácil é buscar a primeira não atribuída ou subatendida, recursos e atribuir essa pessoa a uma tarefa. O problema é que o recurso não alocado pode não ter as habilidades para fazer o trabalho. A posição de um funcionário no departamento de TI, por exemplo, não garante, nem mesmo implica, que ele possa construir um banco de dados ou arquitetar um sistema. Identifique as habilidades necessárias para completar o trabalho e identifique os conjuntos de habilidades dos recursos disponíveis. Você pode até mesmo precisar de habilidade níveis , como nível de entrada, nível médio e especialista.

Assine o mito dos recursos ilimitados

Se você não estiver calculando o esforço e a duração de cada tarefa, corre o risco de atribuir muito trabalho a um único recurso. Na maioria dos casos, os recursos não são dedicados a projetos em tempo integral. Muitos recursos funcionam em uma organização matriz ; Eles trabalham em projetos múltiplos, ou eles realizam trabalhos de projeto.

Se você não determinar por quanto tempo os recursos devem gastar no projeto e nivelar o trabalho em conformidade, você enfrenta uma surpresa desagradável quando o projeto está atrasado porque seus recursos não são 100% dedicados ou porque você os totalizou.

Confie em estimativas irrealistas

Como gerente de projeto, você confia em membros da equipe para fornecer estimativas precisas de custo e duração de seu trabalho. Afinal, você não pode ser um especialista em assuntos em todos os campos. No entanto, como você ainda é responsabilizado pelo cronograma e orçamento que você desenvolve, você deve entender como as estimativas foram desenvolvidas e verificar o método de estimativa apropriado.

Na seção Notas, documentar a base das estimativas e os pressupostos utilizados para desenvolver uma estimativa para ajudar a acompanhar as variáveis ​​associadas à estimativa.

Esqueça de se preparar para a Lei de Murphy

Um gerente de projeto tem uma atitude de can-do. Estar no negócio de resolver problemas e entregar resultados, no entanto, não significa que você possa se dar ao luxo de ser otimista às vezes em relação aos projetos. A entrega no horário e no orçamento depende em parte do estabelecimento da reserva de contingência tanto para o cronograma quanto para o orçamento. Você pode estabelecer reserva para tarefas individuais inerentemente arriscadas e definir uma reserva de projeto geral. Para projetos mais simples, uma reserva de 10 por cento é suficiente. Para tecnologia de ponta, você pode precisar de uma reserva de 50% ou mais.

Sucumbir para encontrar a loucura

O impedimento n. ° 1 para completar tarefas é, sem dúvida, o Encontro. Você pode se lembrar de dias de trabalho onde você passou de uma reunião para a próxima, apenas para chegar ao final do dia e perceber que você não conseguiu completar seu próprio trabalho. Você provavelmente não precisava atender a todos - ou que, pelo menos, tivessem sido executados com mais eficácia, poderiam ter concluído na metade do tempo.

Pare a loucura da reunião! Programe reuniões - até reuniões de status semanais - somente quando necessário. Experimente realizando reuniões de equipe a cada duas semanas ou realizando encontros individuais com membros individuais da equipe.

Se um tópico específico na agenda requer a participação de um participante, convide essa pessoa a participar apenas dessa parte da reunião e depois seja desculpada para voltar ao trabalho.

Esqueça que é apenas um modelo

Depois de saber como criar um cronograma efetivo usando o Projeto, não confunda o cronograma para a realidade. O cronograma é simplesmente um modelo da realidade, dada a informação disponível no momento. Informação, premissas, estimativas e recursos, todas as mudanças, riscos e problemas estão sempre presentes e, claro, o escopo do projeto muda. Portanto, assim que você baseline o projeto, provavelmente está desatualizado.

Faça o seu melhor, é claro, para atualizar o modelo com as informações mais recentes, mas lembre-se de que simplesmente agendar um evento não garante que isso ocorra.

Baseando-se em milagres

Se você não consegue descobrir como cumprir um prazo, dado os recursos e as informações que você entrar no Projeto, é improvável que você atenda esse prazo. Na verdade, o Projeto pode ajudá-lo a comunicar os problemas inerentes a uma data de entrega agressiva. Você pode mostrar às partes interessadas o cronograma e pedir-lhes para ajudá-lo a determinar como acelerar a conclusão das tarefas. Em alguns casos, as partes interessadas podem fornecer informações relevantes que o ajudam a terminar mais cedo; Em outros casos, no entanto, eles querem que o projeto seja feito por uma data específica, mas não existe uma maneira razoável de cumprir a data de vencimento.

Quando você enfrenta um prazo não realista, conheça o melhor que puder. Se o prazo é simplesmente impossível, reconheça-o. Você pode usar o Projeto para buscar abordagens alternativas para alcançar os resultados do projeto - embora você não possa usá-lo para comprimir o tempo.