Ajustar Contas físicas e valores de inventário no QuickBooks 2014 - dummies

O encolhimento de inventário, a deterioração e (infelizmente) o roubo combinam para reduzir o inventário que você possui fisicamente. Para registrar essas reduções de inventário no QuickBooks, você periodicamente conta seu inventário e atualiza seus registros do QuickBooks com os resultados das suas contagens físicas.

Você presumivelmente sabe o que funciona melhor no seu negócio. No entanto, para registrar suas informações de contagem física em QuickBooks, você usa uma ferramenta especial. Especificamente, você usa o comando Ajustar Quantidade / Valor na mão.

Este comando está disponível em você em dois lugares. Se você exibir a lista Item, clique no botão Atividades (que aparece na parte inferior da janela da Lista de itens) e escolha o comando Ajustar Quantidade / Valor na mão. Você também pode escolher os Fornecedores → Atividades de inventário → Ajustar quantidade / Valor na mão. Escolher qualquer comando exibe a janela Ajustar Quantidade / Valor na mão.

Para usar a janela Ajustar quantidade / Valor na mão, siga estas etapas:

1. Use a lista suspensa Tipo de ajuste para indicar o que você está ajustando.

   Você pode ajustar a quantidade ou o valor da quantidade e do valor dos itens que você está mantendo no inventário. Basta selecionar a entrada apropriada na lista suspensa Tipo de Ajuste: Quantidade, Valor Total ou Quantidade e Valor Total.

2. Use a caixa de Data de Ajuste para registrar a data da sua contagem física.

   Em outras palavras, você deseja ajustar suas quantidades a partir do dia que você levou ou completou a contagem de inventário físico.

3. Use a lista suspensa Conta de Ajuste para identificar a conta de despesas que deseja usar para rastrear suas despesas de encolhimento de estoque.

4. (Opcional) Forneça um número de referência (se você usar números) para identificar e fazer referência cruzada da transação de forma exclusiva e significativa.

5. (Opcional) Identificar o Cliente: Trabalho e classe.

   Se for apropriado (em muitos casos, não será), use a lista suspensa Job: Job para identificar o cliente e o trabalho associado a esse encolhimento de inventário. De forma semelhante, se for o caso, use a caixa Class para identificar a classe que você deseja usar para rastrear esse encolhimento de inventário.

6. Forneça as quantidades de inventário corretas.

   As colunas Item, Descrição e Qty on Hand da janela Adjust Quantity / Value on Hand identificam os itens de inventário que você está mantendo e a quantidade atual conta.Use a coluna Nova Quantidade para fornecer a quantidade de contagem física correta do item. Depois de inserir a nova quantidade, o QuickBooks calcula a diferença de quantidade e mostra esse valor na coluna Qty Difference.

   Você pode realmente inserir um valor na coluna Nova Quantidade ou na coluna Qty Difference. O QuickBooks calcula a outra quantidade usando as informações da quantidade atual que você fornece. Por exemplo, se você inserir a nova quantidade, o QuickBooks calcula a diferença de quantidade, subtraindo a quantidade nova da quantidade atual. Se você inserir a diferença de quantidade, o QuickBooks calcula a nova quantidade ajustando a quantidade atual para a diferença de quantidade.

7. Ajuste o valor.

   Se você selecionou o valor total ou a quantidade e o valor total da lista suspensa Tipo de ajuste na etapa 1, o QuickBooks exibe uma versão expandida da janela Ajustar quantidade / Valor na mão.

   

   Esta janela permite que você insira a quantidade de contagem física correta e o valor atualizado para o item de inventário. Você insere a quantidade de contagem física, obviamente, na coluna Nova Quantidade. Você insere o novo valor atualizado na coluna Novo Valor. Você provavelmente usa esta versão da janela Ajustar Quantidade / Valor na mão somente se você estiver usando um método de avaliação de inventário de baixo custo ou mercado.

   Por exemplo, tanto as normas contábeis financeiras como as regras contábeis tributárias permitem que você marque o seu inventário para o menor custo original ou seu valor justo de mercado. Se você estiver fazendo isso, insira o novo valor de estoque na coluna Novo Valor.

   Essencialmente, o uso do método de avaliação de inventário de baixo custo ou mercado significa que você faz o que diz. Você mantém seu inventário avaliado em seu custo original ou, se seu valor for inferior ao seu custo original, no seu novo valor. Obviamente, avaliar o valor do seu inventário é um pouco complicado. Mas se você tiver dúvidas, pode pedir ajuda ao seu CPA.

   Uma coisa a ter em mente, no entanto, é que você não pode mudar seus métodos contábeis sem a permissão do Internal Revenue Service. E mudar o seu método de avaliação de inventário de custo, digamos, para baixo custo ou mercado é uma mudança no método contábil.

8. Forneça uma descrição do memorando.

   Se você deseja descrever melhor a quantidade ou o ajuste de valor, use a caixa Memo para este propósito. Por exemplo, você pode querer referenciar as planilhas de contagem física, as pessoas que realizam a contagem física ou a documentação que explica o ajuste de avaliação.

9. Salve o ajuste.

   Depois de usar a janela Ajustar Quantidade / Valor na mão para descrever as mudanças de quantidade ou alterações de valor em seu inventário, clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo para salvar a transação de ajuste.

   Como você provavelmente conhece neste momento da sua vida, Save & Close salva a transação e fecha a janela. Save & New guarda a transação, mas deixa a janela aberta no caso de você querer fazer alterações adicionais.