Considerando o Layout e Design do Seu Modelo Financeiro Excel - dummies

O problema que precisa ser resolvido e a saída exigida geralmente influenciam o layout eo design do modelo financeiro. Então, não é uma má idéia passar algum tempo pensando sobre o layout antes de começar. Não só o layout e a estrutura do modelo se relacionam com a lógica e a funcionalidade, mas também podem influenciar a aparência da interface do modelo e a forma como os usuários navegam pelo modelo.

Quando você está construindo um modelo pela primeira vez, você pode ter problemas para saber por onde começar. Os elementos-chave de um modelo financeiro são

Entradas ou dados de origem
Documentação de premissas
Cálculos
Saídas

Ao iniciar a construção do modelo, comece por colocar cada um desses elementos em quatro abas separadas e pense sobre o que irá em cada seção. Separe separadamente cada um desses elementos. Embora cada modelo contenha esses elementos, nem todos os modelos financeiros estão estruturados da mesma forma. A menos que um modelo seja muito pequeno, deve haver uma guia dedicada para cada componente principal do modelo.

Estruturando seu modelo financeiro: o que é onde

Ao projetar o layout de um modelo, os modeladores mais experientes seguem estas regras:

Separar entradas, cálculos e resultados, sempre que possível. Rotule claramente quais seções do modelo contêm entradas, cálculos e resultados. Você pode colocá-los em folhas de trabalho separadas ou lugares separados em uma planilha, mas certifique-se de que o usuário sabe exatamente o que cada seção é para. A codificação de cores pode ajudar a garantir que cada seção esteja claramente definida.
Use cada coluna para o mesmo propósito. Isto é particularmente importante ao fazer modelos envolvendo séries temporais. Por exemplo, em um modelo de séries temporais, sabendo que os rótulos estão na coluna B, dados da unidade na coluna C, valores constantes na coluna D e cálculos na coluna E, é muito mais fácil ao editar uma fórmula manualmente.
Use uma fórmula por linha ou coluna. Isso constitui a base do princípio da melhor prática segundo o qual as fórmulas são mantidas consistentes usando referência absoluta, relativa e mixada. Mantenha as fórmulas consistentes quando em um bloco de dados e nunca mude uma fórmula a meio caminho.
Consulte o lado esquerdo e acima. O modelo deve ler logicamente, como um livro, o que significa que ele deve ser lido da esquerda para a direita e de cima para baixo. Cálculos, entradas e saídas devem fluir logicamente para evitar referências circulares. Esteja ciente de que há momentos em que o fluxo de dados de esquerda para direita ou de cima para baixo pode entrar em conflito com facilidade de uso e apresentação, então use o senso comum ao projetar o layout.Ao seguir esta prática, você pode evitar que os cálculos se liguem por toda a folha, o que torna mais difícil verificar e atualizar. O Excel também calculará mais rapidamente se você criar fórmulas dessa maneira porque calcula da esquerda para a direita e de cima para baixo, portanto, não só torna seu modelo mais fácil de seguir, ele irá calcular de forma mais eficiente.
Use múltiplas planilhas. Evite a tentação de colocar tudo em uma folha. Especialmente quando blocos de cálculos são iguais, use folhas separadas para aqueles que devem ser repetidos para evitar a necessidade de rolar pela tela.
Incluir folhas de documentação. Uma folha de documentação onde os pressupostos e os dados de origem são claramente definidos é uma parte crítica de qualquer modelo financeiro. Uma folha de rosto não deve ser confundida com uma folha de suposições. Um modelo nunca pode ter muita documentação!

Definindo entradas, cálculos e blocos de saída para o seu modelo financeiro

Normalmente, os modeladores trabalham de volta para a frente ao construir seus modelos. A saída, ou a parte que eles querem que o visualizador ou o usuário vejam, está na frente, os cálculos estão no meio e os dados e os pressupostos da fonte estão na parte de trás. Como o resumo executivo, um documento de bordo ou outro relatório, as primeiras páginas devem conter o que os espectadores casuais precisam ver de relance. Se eles precisam de mais informações, eles podem cavar mais fundo no modelo.

Aqui estão algumas orientações sobre o que pode ser incluído em cada guia no seu modelo:

Folha de rosto: Embora nem sempre inclua, a folha de rosto contém muitos detalhes sobre o modelo. Claro, a folha de rosto não é muito útil, a menos que você a mantenha atualizada. Se você decidir incluir uma folha de rosto, você pode adicionar detalhes como o seguinte:
- Um registro de mudanças e atualizações para o modelo com data, autor, detalhes de mudança e seu impacto na saída do modelo, o que pode ajuda com o controle de versão
- O objetivo do modelo e a forma como se destina a ser usado para a frente
- Quem originalmente escreveu o modelo e quem contatou perguntas
- Índice
- Instruções sobre como usar o modelo
- Descargo de responsabilidade quanto às limitações do modelo, responsabilidade legal e ressalvas
- As suposições globais ou principais integrantes ao uso do modelo
  As folhas de capa e as páginas de instruções raramente são usadas. Se você decidir não incluir uma folha de rosto, verifique se o modelo contém instruções explícitas sobre operação, finalidade, premissas, dados de origem e isenções.
Folha de entrada: Este é o único local onde os dados codificados devem ser inseridos. Pode haver uma ou mais folhas de entrada se houver grandes quantidades de dados, mas os dados de entrada devem ser apresentados em blocos lógicos.
Exemplos de saída, resumo e cenário: Estes apresentam os resultados finais. Eles também podem conter caixas suspensas de cenário ou campos de entrada de usuário que permitem que os usuários do modelo gerem suas próprias saídas. Esta seção também pode conter um painel de controle.
Folhas de cálculo ou de funcionamento: Divida as folhas de cálculo de forma lógica e, em cada folha, configure-as de forma consistente.Se os cálculos forem longos e confusos, faz sentido dividi-los em seções lógicas. Por exemplo, eles podem ser divididos por tipo de serviço, clientes, tabelas financeiras, localização geográfica ou segmentos de negócios. Se as folhas de cálculos estiverem divididas, assegure-se de que o layout ea formatação sejam tão consistentes quanto possível em todas as folhas.
Folha de verificação de erros: Esta folha contém links para todas as verificações de erro no modelo. As verificações de erro devem ser realizadas na seção de cálculo, mas um resumo de todas as verificações de erro em um local significa que, uma vez que o modelo está em uso, os modeladores podem verificar rapidamente se alguma das verificações de erro foi ativada.