Os perigos de usar o Excel para modelos financeiros - dummies

Modeladores financeiros, como qualquer um que trabalhasse extensivamente com o Excel, estão muito conscientes dos riscos inerentes envolvidos. De acordo com um estudo de Ray Panko, que é uma autoridade líder em práticas de planilhas, cerca de 90 por cento das planilhas contêm erros.

Alguns gerentes tratam os modelos como se fossem capazes de produzir a resposta a todas as suas decisões comerciais e resolverem todos os problemas comerciais. É assustador ver a fé cega que muitos gerentes têm em seus modelos financeiros.

A modelagem financeira é muito importante para as empresas de hoje. A dependência de modelos financeiros baseados em Excel está tão arraigada dentro da cultura de muitas organizações, e a prática de entregar "modelos legados" para funcionários subordinados que não entendem como os modelos funcionam é uma prática generalizada. Os modelos que foram usados ​​repetidas vezes por muitos anos são transmitidos e reutilizados. Como um consultor, eu vi isso uma e outra vez - o usuário não entende como o modelo funciona, mas ele está "bastante confiante" e está dando-lhe os resultados corretos.

De acordo com a PwC e a KPMG, mais de 90% das planilhas corporativas contêm erros materiais. Considerando a importância das planilhas nos negócios, esse risco não é um a ser levado levemente. O European Spreadsheet Risk Group (EuSpRIG) foi criado em 1999 apenas com o objetivo de abordar questões de integridade da planilha. Eles pesquisam e relatam histórias de horror de planilha, que contêm os últimos erros relacionados à planilha relatados na mídia e como eles poderiam ter sido evitados. As conseqüências desastrosas do uso descontrolado de planilhas são sempre perturbadoras e fazem uma leitura um pouco horrível.

É sempre um pouco aterrorizante quando as pessoas dizem que vão continuar com um projeto multimilionário "por causa dos resultados do modelo financeiro. "É muito fácil obter uma fórmula errada, ou os pressupostos de entrada são apenas alguns pontos base, todos os quais podem ter um impacto relevante na saída. Ajustar os pressupostos de entrada em apenas alguns dólares de qualquer forma pode ter um enorme impacto no fluxo de caixa, na rentabilidade e na viabilidade de um projeto!

Ambos os erros de fórmula e lógica são muito fáceis de criar e prevalecer em modelos financeiros corporativos. Como um modelador financeiro, você deve estar vigilante procurando erros à medida que você constrói o modelo.

Embora os principais perigos do uso do Excel se relacionem com sua susceptibilidade a erros, as questões relacionadas de capacidade e falta de disciplina também justificam uma menção.

Capacidade

Antes do Excel 2007, o número máximo de linhas que o Excel poderia processar era de 65 000. Isso pode parecer muito, especialmente se você está apenas começando com o Excel, mas é em lugar nenhum perto de o suficiente. O usuário médio do Excel normalmente ficaria sem linhas e precisaria recorrer ao uso do Microsoft Access ou manter dados em várias pastas de trabalho para armazenar os dados. Meu, como as coisas mudaram!

A partir do Excel 2007 em diante, o número de linhas foi aumentado para mais de um milhão, o que parecia ser uma grande melhoria na época. Nesta época de grandes dados, porém, ainda é bastante fácil ficar sem linhas, especialmente quando você começa a executar algumas fórmulas abaixo da coluna. Realisticamente, mais de meio milhão de linhas se tornam muito lentas usando o Excel comum.

A falta de capacidade do Excel ainda pode ser considerada como um perigo porque, apesar de todas as novas capacidades do Modern Excel, muitas delas ainda estão sendo desenvolvidas e poucas pessoas estão a usá-las para a sua capacidade total ainda. Para lidar com as limitações de tamanho do Excel ao trabalhar com grandes quantidades de dados, as pessoas ainda estão cortando os dados em vários pedaços, importando e exportando do Access ou outros bancos de dados para evitar ter que armazenar dados e excluir dados arquivados, todos os quais são práticas perigosas porque são propensas a erros e são incrivelmente demoradas.

Falta de disciplina

O Excel é uma ferramenta altamente flexível. Você pode praticamente fazer qualquer coisa no Excel, mas isso não significa que você deveria! Uma das razões pelas quais eu amo tanto é a falta de limites ou restrições. A maioria dos softwares força você a usá-lo de uma certa maneira, mas o Excel permite que você digite qualquer coisa em qualquer célula.

Agora, tão maravilhoso quanto seja sem fronteiras, também é incrivelmente perigoso e um pouco alarmante. Você sabe o quanto o dano pode ser feito com um modelo financeiro incorreto, e o fato de que não há cheques e contrapesos - exceto o que você como modelador colocou nele - é uma perspectiva aterrorizante.

Muitas das melhores práticas de modelagem financeira foram criadas com a finalidade de enfrentar essa falta de disciplina em modelos financeiros. As verificações de erros, a formatação e as regras sobre layout, design e estrutura do modelo são projetadas para colocar alguns limites em torno de um modelo que, sem eles, se torna uma ferramenta perigosa nas mãos erradas.