Não torne seu modelo de dados do Excel em um banco de dados - manequins

Você pode ter lido que as medidas usadas em um painel do Excel absolutamente devem suportar o propósito inicial desse painel de controle. O mesmo conceito se aplica ao modelo de dados de back-end. Você só deve importar dados necessários para cumprir a finalidade do painel ou do relatório.

Com o objetivo de ter o máximo de dados possível na ponta dos dedos, muitos usuários do Excel trazem para suas planilhas todos os dados que podem colocar em mãos. Você pode localizar essas pessoas pelos arquivos de 40 megabytes enviados por e-mail. Você viu essas planilhas - duas guias que contêm alguns relatórios ou interface do painel e, em seguida, seis guias ocultas que contêm milhares de linhas de dados (a maioria não é usada). Essencialmente, eles criam um banco de dados em sua planilha.

O que há de errado com a utilização de tantos dados quanto possível? Bem, aqui estão alguns problemas:

• A agregação de dados no Excel aumenta o número de fórmulas. Se você estiver trazendo todos os dados brutos, você deve agregar esses dados no Excel. Isso inevitavelmente faz com que você exponencialmente aumente o número de fórmulas que você tem para empregar e manter.

  Lembre-se de que seu modelo de dados é um veículo para apresentar análises, não processando dados brutos. Os dados que funcionam melhor nos mecanismos de relatórios são o que já foi agregado e resumido em exibições úteis que podem ser navegadas e alimentadas aos componentes do painel. Importar dados que já foram agregados, tanto quanto possível, é muito melhor.

  Por exemplo, se você precisa informar sobre Receita por Região e Mês, não há necessidade de importar transações de vendas em seu modelo de dados. Em vez disso, use uma tabela agregada consistindo em Região, Mês e Soma de Receita.

• Seu modelo de dados será distribuído com o painel de controle. Por outras palavras, porque o seu painel de controle é alimentado pelo seu modelo de dados, você precisa manter o modelo nos bastidores (provavelmente em guias ocultas) ao distribuir o painel de controle. Além do fato de que ele faz com que o tamanho do arquivo seja difícil, incluindo muitos dados em seu modelo de dados podem realmente degradar o desempenho do seu painel de controle. Por quê?

  Quando você abre um arquivo do Excel, todo o arquivo é carregado na memória para garantir o processamento rápido de dados e acesso. A desvantagem desse comportamento é que o Excel exige uma grande quantidade de RAM para processar até mesmo a menor mudança em sua planilha. Você pode ter percebido que, quando você tenta executar uma ação em um conjunto de dados grande e intensivo em fórmulas, o Excel está lento para responder, fornecendo um indicador de cálculo na barra de status.Quanto maior o seu conjunto de dados, menos eficiente é o trituração de dados no Excel.

• conjuntos de dados grandes podem causar dificuldade em escalabilidade. Imagine que você está trabalhando em uma empresa pequena e você está usando transações mensais em seu modelo de dados. Cada mês possui 80 000 linhas de dados. Com o passar do tempo, você constrói um processo robusto completo com todas as fórmulas, tabelas dinâmicas e macros que você precisa para analisar os dados armazenados em sua aba ordenada.

  Agora, o que acontece depois de um ano? Você inicia uma nova guia? Como você analisa dois conjuntos de dados em duas guias diferentes como uma entidade? Suas fórmulas ainda são boas? Você precisa escrever novas macros?

Estes são todos os problemas que podem ser evitados ao importar apenas dados agregados e resumidos que são úteis para o objetivo principal das suas necessidades de relatório.