Vídeo: Passo 1: Conheça o QuickBooks Online 2025
As empresas que encomendam muitas coisas dos vendedores geralmente usam ordens de compra para acompanhar os itens por encomenda. Os pedidos de compra no QuickBooks Online (QBO) não afetam nenhuma das suas contas; Em vez disso, eles simplesmente o ajudam a acompanhar o que você pede. E, quando o pedido chegar, você pode comparar os produtos que entram na porta com os listados no pedido para garantir que eles combinem.
Se você planeja usar ordens de compra, seu processo de pedidos geralmente acontece da seguinte maneira:
-
Você faz um pedido com um fornecedor e você insere uma ordem de compra na QBO que corresponde à ordem que você colocou.
-
Você recebe os itens encomendados, geralmente junto com uma conta para os itens; você então combina os itens que você recebe com o pedido e insira uma conta para os itens. Observe que às vezes você recebe a conta sem os itens ou os itens sem a conta.
-
Você paga a conta do vendedor.
Você insere uma ordem de compra usando a janela de transação da Ordem de Compra; Você pode abrir esta janela na página Transações de Despesas ou no menu Criar (o sinal de mais). Um pedido de compra típico se parece com o mostrado aqui, e você notará que a janela se parece muito com a janela de seleção.
Ao preencher a janela de transação da ordem de compra, a QBO atribui um status de Abrir ao pedido de compra; o status aparece logo abaixo do nome do fornecedor no canto superior esquerdo da janela de transação.
Quando você recebe a mercadoria, a conta do vendedor, ou ambos, você grava uma conta, um cheque, uma transação de despesas ou uma taxa de cartão de crédito, mostrando o que pagou (ou o que você deve) ao vendedor.
Quando você seleciona um fornecedor que possui pedidos de compra abertos em qualquer desses tipos de transações, um painel aparece no lado direito da janela, mostrando as ordens de compra disponíveis. Você adiciona uma ordem de compra à transação da mesma forma que você adicionou uma conta a uma transação de verificação: clicando no botão Adicionar. Aqui, uma transação de verificação foi aberta e um fornecedor que possui ordens de compra abertas está selecionado.
Quando você clica em Adicionar para adicionar a ordem de compra à transação, a QBO adiciona as linhas de ordem de compra à primeira linha disponível na seção Detalhes do item da transação de verificação. QBO também indica, abaixo do nome do fornecedor, que a transação Check tem uma transação vinculada.
Se você salvar a transação Verificar e, em seguida, reabrir o pedido, a QBO mudou o status das ordens de compra de aberto para fechado para que você não adicione acidentalmente o pedido a outra transação.
Se você adicionar o pedido de compra incorreto a uma transação, você pode remover a linha do pedido de compra na seção Detalhes do item, clicando no ícone da lixeira na borda direita da linha.
O QBO não pode adicionar apenas parte de um pedido de compra a uma transação. Então, se você receber apenas uma parte de uma ordem de compra, adicione o pedido para sua transação e, em seguida, registre um pagamento pela parte do pedido de compra que você recebeu ao excluir linhas do cheque para itens que não recebeu. Para continuar rastreando a parte pendente do pedido, você pode fechar manualmente o pedido de compra original e criar um novo pedido que contenha os demais itens pendentes; quando você cria o segundo pedido de compra - essencialmente uma ordem posterior - tente atribuir um número que o ajude a rastreá-lo em relação ao pedido de compra original.
Você pode usar seus próprios números de ordem de compra personalizados se você escolher Gear → Configurações da Empresa → Despesas. Em seguida, clique no lápis ao lado de Ordens de compra para editar as configurações do pedido de compra, selecione a caixa de seleção Números de transação personalizados e, em seguida, clique em Salvar.
Quando você precisa identificar ordens de compra abertas, use o relatório Abrir lista de compras.
