Como faturar um cliente no QuickBooks 2014 - manequins

Para facultar um cliente no QuickBooks, você usa a janela Criar faturas para identificar o cliente e especificar o valor que o cliente deve.

1Para exibir a janela Criar faturas, escolha o comando Clientes → Criar faturas.

Quando você faz, o QuickBooks exibe uma janela Criar faturas. Note, no entanto, que a janela Criar faturas que você vê pode não se parecer exatamente com a mostrada. Você pode usar mais de um tipo de formulário de fatura. Você também pode escolher personalizar um formulário de fatura para que ele corresponda perfeitamente aos requisitos da sua empresa.

2Identifique o cliente e, se for caso disso, o trabalho.

Para fazer isso, selecione o cliente ou cliente e combinação de trabalho da lista suspensa Cliente: Trabalho. Não se preocupe com este? Trabalho? negócios se você não estiver familiarizado com isso.

Você deve identificar o cliente específico que você está facturando selecionando esse cliente do Cliente: lista de trabalhos. Se o cliente for um novo cliente que ainda não tenha faturado ou descrito na Lista de Clientes, insira um breve nome para o cliente - como uma abreviatura do nome comercial do cliente - na lista Cliente: Trabalho.

O QuickBooks indica que o cliente ainda não existe na Lista de Clientes e pergunta se deseja adicionar o cliente; indicar que você faz. Quando solicitado, forneça a informação do cliente solicitada pelo QuickBooks.

Você também pode classificar uma fatura conforme se encaixa em uma categoria específica, usando a lista suspensa Classe. Não se preocupe neste ponto com o uso do rastreamento de classe.

3 Confirme ou forneça novas informações de cabeçalho de fatura.

Depois de identificar o cliente, o QuickBooks preenche os campos Data, Fatura, Bill To e, possivelmente, os campos Enviar para. Você provavelmente não precisa alterar nenhuma dessas informações. Você deve revisar as informações mostradas nessas caixas para se certificar de que está correto.

Por exemplo, normalmente você não faturaria alguém a menos que você já enviou o produto ou tenha fornecido o serviço. Portanto, você provavelmente deve confirmar que a data da fatura segue a data de envio do produto ou a data de fornecimento de serviço. Você também pode querer confirmar, por exemplo, que o endereço Ship To está correto.

4Provide ou confirme as informações do campo da fatura.

As faturas incluem informações de campo que registram itens como números de ordem de compra, condições de pagamento, data de envio e método de envio. Você deve se certificar de que tudo o que QuickBooks mostra nessas caixas de texto está correto.

Se um cliente forneceu-lhe um número de pedido de compra, por exemplo, insira esse número de ordem de compra na caixa Número P. O. Confirme se os termos de pagamento mostrados na caixa de termos estão corretos.Confirme se a data mostrada no campo Navio está correta.

Nem todos esses campos precisam ser preenchidos para cada fatura, mas você deseja fornecer qualquer informação que facilite o pagamento de uma fatura por parte do cliente, imprima uma fatura aos registros de compras e descubra como e quando um item está sendo enviado.

5Descreva os itens vendidos.

Como a área de colunas da sua fatura parece realmente depende se você está vendendo produtos ou serviços. A figura mostra a área das colunas para os produtos. A área de colunas para um serviço parece mais simples porque você não fornece muita informação ao descrever itens do serviço.

Na área das colunas, você deseja descrever cada item - cada produto ou serviço - para o qual uma nota fiscal. Para fazer isso, use uma única linha para cada item. O primeiro item que você deseja faturar, então, vai na linha 1 da área de colunas.

Para cada item, você insere a quantidade solicitada, o código do item e um preço ou taxa. QuickBooks recupera uma descrição de item da sua lista de itens e coloca esses dados na coluna Descrição. QuickBooks também calcula o valor faturado para o item multiplicando a quantidade pelo preço ou taxa.

Você, no entanto, pode editar os campos Descrição e Quantidade. Se você editar o campo Montante, o QuickBooks recalcula o campo Preço Cada, dividindo o valor pela quantidade.

Para inserir itens adicionais na fatura, insira linhas adicionais. Cada item que deseja faturar - cada item que deve aparecer como uma cobrança separada na fatura - aparece como uma linha na área de colunas. Se você quiser faturar um cliente para algum produto, uma linha na área de colunas da fatura é usada para esse produto.

Se você deseja cobrar um frete por um cliente, uma linha da área de fatura descreve essa carga de frete. Se você quiser faturar um cliente para o imposto de vendas, novamente, uma linha ou linha da área de colunas mostra que a taxa de imposto de vendas é cobrada.

6Use a caixa de mensagem do cliente na parte inferior da janela Criar faturas para fornecer uma mensagem do cliente que aparece na parte inferior da fatura.

Se você criou um modelo de formulário de fatura personalizado que inclui outras informações de rodapé, essas caixas de rodapé também aparecem na parte inferior da janela Criar faturas. Você pode usá-los para coletar e transferir informações adicionais do rodapé.

7Clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo para salvar sua fatura.

Clique no botão Salvar e Fechar se desejar salvar a fatura e fechar a janela Criar faturas. Clique em Usar o botão Salvar e Novo, se desejar salvar a fatura e, em seguida, insira outra fatura na versão em branco da janela Criar faturas.

Clique na guia Enviar / Enviar e, em seguida, no botão FedEx ou UPS para iniciar a janela QuickBooks Shipping Manager, que permite que você automatize algumas das etapas nos pacotes de envio usando Federal Express ou United Parcel Service (UPS). Na primeira vez que você inicia o Gerenciador de Envio, você precisará fazer um pouco de trabalho de configuração.

Para inserir as faturas que você criou, clique nos botões Anterior e Próximo.Ou clique no botão Localizar e use a caixa de diálogo Localizar faturas para descrever a fatura que deseja localizar.