Como preparar uma fatura no QuickBooks Online - dummies

Você insere faturas na QBO para informar aos clientes que lhe devem dinheiro por bens que você vendeu ou serviços que você realizou para eles. Na QBO, você pode preparar faturas e enviá-las usando email ou usando o Serviço Postal U. S.

Quando você prepara uma nota fiscal, você inclui informações sobre o que você está vendendo ao cliente, incluindo itens na fatura. Você cria itens para serviços e produtos usando a lista de Produtos e Serviços. Para inserir uma fatura, siga estas etapas:

1. Escolha Transações → Vendas para exibir a página Transações de vendas.

2. Clique no botão Nova Transação e, na lista que aparece, clique em Fatura.

   QBO exibe a janela de fatura mostrada aqui.

   

   O cabeçalho e a parte Detalhes da janela da Fatura.

3. Escolha um cliente.

   A QBO exibe o endereço de correspondência do cliente, termos de pagamento, data da fatura, data de vencimento e opção Enviar mais tarde. A figura também mostra um campo de Crew # que aparece porque a nota fiscal foi personalizada.

   Se um painel aparecer no lado direito, ele exibe as transações que você pode querer vincular à fatura que você está criando.

4. Verifique novamente a data da fatura, data de vencimento e os termos, e faça uma seleção apropriada na caixa de seleção Enviar mais tarde.

   Se você deseja enviar faturas via e-mail, você pode configurar suas preferências em Configurações da Empresa; clique no ícone Gear ao lado do nome da sua empresa e escolha Configurações da empresa.

5. Preencha os produtos e serviços que o cliente está comprando:

   1. Clique na coluna Produto / Serviço e selecione um item apropriado para a fatura que você está criando.

      Você pode digitar caracteres na coluna Produto / Serviço e QBO irá ajudá-lo a encontrar o item.

   2. Opcionalmente, edite a coluna Descrição para o item selecionado.

   3. Use as colunas Quantidade, Taxa e Quantidade para fornecer a quantidade do item selecionado que você está vendendo, a taxa que você está cobrando por cada item e o valor que o cliente deve pagar. Quando você fornece dois valores de quantidade, taxa e quantidade, o QuickBooks calcula o terceiro valor.

   4. Se apropriado, marque a caixa fiscal.

   5. Repita as etapas a a d para adicionar mais itens à fatura.

6. Você pode rolar para baixo na janela da Fatura, como mostrado aqui, e selecione uma taxa de imposto sobre vendas e, se apropriado, um valor ou porcentagem de desconto.

   

   Use a parte inferior da janela da Fatura para lidar com imposto sobre vendas, informações de desconto, mensagens e anexos.

   Você vê a opção de Taxa de Imposto de Vendas somente nas faturas se você ativou o recurso de Imposto de Vendas escolhendo Imposto de Vendas → Configurar Taxas de Imposto sobre Vendas.

   Você também pode aplicar um desconto à fatura se você ativou a preferência da empresa para exibir a caixa Desconto; digite uma mensagem para o cliente; digite informações na caixa Memo de declaração, que QBO transfere diretamente para qualquer declaração que você crie no futuro; e anexar um documento eletrônico à nota fiscal.

   Se na caixa de diálogo Configurações da empresa, você ativar a preferência para exibir a caixa de depósito na parte inferior da fatura, você pode usá-la para reduzir o valor da fatura pelo valor do depósito pago pelo cliente.

   Você pode controlar se o desconto é um desconto pré-imposto ou após impostos clicando na opção que aparece à esquerda das caixas Taxa de imposto de desconto e de vendas. Ao clicar no interruptor, troca a posição das duas caixas; Quando a caixa de desconto aparece no topo, o desconto é pré-imposto.

7. Para anexar um documento eletrônico à fatura, clique na caixa Anexos e navegue até o documento ou arraste e solte a cópia eletrônica na caixa Anexos.

8. Na parte inferior da janela, você pode

   • Cancelar a fatura ou limpar a janela e começar de novo.

   • Clique em Imprimir ou Visualizar para imprimir ou visualizar a fatura.

   • Clique em Fazer Recorrer para configurar a fatura como uma fatura recorrente que você pretende enviar no cronograma que você especificou.

   • Clique em Personalizar para personalizar o formulário de fatura.

   • Clique em Salvar para atribuir um número de fatura e salve a fatura no QBO.

   • Clique em Salvar e Enviar para atribuir um número de fatura, salvar a fatura e enviar uma cópia por e-mail para o cliente.

   Aparece uma janela na qual você pode escrever uma mensagem de e-mail e ver uma visualização da fatura. Depois de enviar sua fatura, as informações de tempo de e-mail e data-selo aparecerão no cabeçalho.

   Você pode clicar na seta ao lado de Salvar e Enviar e, em seguida, selecione Salvar e Novo para salvar a fatura e começar uma nova, ou escolha Salvar e Fechar para salvar a fatura e fechar a janela da Fatura. A opção escolhida aparecerá na próxima vez que você exibir a janela da Fatura. Na verdade, em qualquer janela de transação, a escolha que você faz aparece na próxima vez que você abrir a janela.