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No QuickBooks 2012, você tem a opção de trabalhar com ou sem uma conta a pagar. Se você quiser, você pode registrar despesas quando você escreve cheques. Isso significa que, para ter uma lista completa de todas as suas despesas, você deve ter cheques registrados que pagam todas as suas despesas. Esta abordagem funciona bem.
O QuickBooks também oferece suporte para uma abordagem mais precisa das despesas de gravação. Ao responder algumas perguntas durante o processo de configuração do QuickBooks, você pode configurar uma conta de contas a pagar, que é apenas uma conta que rastreia os montantes que você deve aos seus fornecedores e outros fornecedores.
Como gravar uma conta
Quando você usa uma conta de contas a pagar, você insere as contas que você recebe dos fornecedores quando as recebe.
A tabela a seguir mostra a forma como esta transação é registrada. A Entrada de Diário 5 impede automaticamente a despesa de material de escritório por US $ 1 000 e contas a pagar de créditos por US $ 1 000. Esta é a entrada do diário que seria registrada pela QuickBooks se você comprou US $ 1 000 de material de escritório e então insira essa conta no sistema QuickBooks.
| Conta | Debit | Crédito |
|---|---|---|
| Suprimentos de escritório | 1 000 | |
| Contas a pagar | 1, 000 |
Como pagar uma conta
Quando você mais tarde paga essa conta, o QuickBooks registra a Entrada do Diário 6. Na Entrada do Diário 6, o QuickBooks depõe contas a pagar por US $ 1 000 e créditos em dinheiro por US $ 1 000. O efeito líquido sobre contas a pagar combinando tanto a compra quanto o pagamento é zero.
Isso faz sentido, certo? A abordagem mostrada nas Entradas do Diário 5 e 6 conta o valor que você deve a algum fornecedor ou fornecedor como um passivo, contas a pagar, somente enquanto você deve o dinheiro.
| Conta | Debit | Crédito |
|---|---|---|
| Contas a pagar | 1 000 | |
| Em dinheiro | 1 000 |
Quando você Grave a Entrada do Diário 6 no QuickBooks, você deve fornecer o nome da conta que é debitada. O QuickBooks, obviamente, sabe qual conta para crédito - a conta de contas a pagar. No entanto, o QuickBooks também precisa saber a despesa ou a conta do ativo para debitar.
O QuickBooks precisa saber qual conta de caixa creditar quando você paga um valor a pagar pela contabilidade. Você identifica isso quando você escreve o cheque para pagar a conta.
Algumas outras dicas de contas a pagar
Aqui estão alguns pontos adicionais sobre as Entradas de Diário 5 e 6:
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O método de contas a pagar é mais preciso. O método das contas a pagar, que é o que as Entradas de Diário 5 e 6 mostram, é a melhor maneira de registrar suas contas.O método das contas a pagar significa que você registra as despesas quando as despesas realmente ocorrem.
Como você já descobriu, o método das contas a pagar é realmente a imagem espelhada da abordagem das contas a receber. O grande benefício do método de contas a pagar, como você pode intuir, é que ele acompanha os montantes que você deve fornecedores e fornecedores e reconhece as despesas à medida que ocorrem ao invés de quando você paga (o que pode ser algum tempo depois).
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Nem todo débito é para uma despesa. A Entrada de Diário 5 mostra o débito indo para uma conta de despesas de suprimentos de escritório. Muitas das contas a pagar que você registra são montantes devidos por despesas.
No entanto, nem todas as transações de contas a pagar decorrem de incorrer em alguma despesa. Você também pode precisar registrar a compra de um ativo - como um equipamento. Nesse caso, o débito não é para uma conta de despesa, mas para uma conta de ativos. Além dessa pequena alteração, a transação funciona da mesma maneira.
Você pode adivinhar como uma despesa ou compra de ativos fixos é gravada se você não usar uma conta de contas a pagar? No caso em que você pagou US $ 1 000 para suprimentos de escritório, o QuickBooks debita a despesa de material de escritório por US $ 1 000 e os créditos em dinheiro por US $ 1 000 quando você escreve um cheque de US $ 1 000. Como parte da escrita do cheque, você identifica a conta de despesas para debitar.
Se você estiver comprando um equipamento de US $ 1 000, a entrada do diário parece e funciona da mesma forma. Quando você gravar a compra, o QuickBooks anula a conta do ativo por US $ 1 000 e créditos em dinheiro por US $ 1 000. Novamente, esta transação é registrada quando você escreve o cheque para pagar o ativo.
