Outlook 2003: Business Contact Manager - dummies

Business Contact Manager (BCM) versão 2. 0 é um complemento gratuito para o Outlook 2003 nas edições Office Professional e Small Business. É uma ótima ferramenta se você entender como usá-la para seu benefício e superar suas duas principais limitações:

• Versões antigas do BCM funcionam como unidades autônomas que não permitem o compartilhamento entre vários usuários. Atualizando seu BCM para a Versão 2. 0 permite o compartilhamento de banco de dados entre vários usuários. Se você estiver usando uma versão mais antiga, fique online, escolha Ajuda na barra de ferramentas do Outlook, escolha Verificar atualizações e siga as instruções para atualizar seu sistema.

Para usar os recursos de compartilhamento do BCM, seu programa do Outlook deve ser instalado em um computador com o Windows XP Professional; O BCM não compartilha no Windows XP Home Edition.
• A Lista de itens de produtos e serviços tem um formato fixo com apenas três campos disponíveis para importar dados de seu sistema de vendas e contabilidade. Você precisa ajustar os campos do seu sistema de negócios para caber nos três campos de importação: Nome do item, Descrição e Preço da unidade, o que limita a maneira de citar serviços e produtos. Citando o mesmo produto como uma unidade, uma caixa ou um recipiente significa que você tem que abrir uma linha por embalagem. Você não pode importar suas quantidades de estoque atuais porque o BCM não importa campos de quantidade.

Para ter o mesmo item na embalagem diferente na mesma linha, você deve definir o significado da sua quantidade de unidade, seja 1 garrafa de shampoo ou uma caixa contendo 12 frascos de shampoo. Adaptar cada Nome do item, descrição e preço unitário para um serviço, um projeto ou produto é o desafio de usar o BCM em qualquer negócio.

Diga, por exemplo, que a Daisy trabalha em uma empresa de manutenção de software e computador e recebe um pedido de orçamento para instalar e compartilhar o novo BCM 2. 0 em cinco estações de trabalho. Ela escreve uma proposta detalhada, incluindo requisitos mínimos como o Windows XP Professional na estação de trabalho que irá compartilhar o banco de dados e estima o número de horas para o serviço. Ela cria um novo item para registrar esta proposta:

Citação do serviço para o software de instalação

Nome do item: Instalação do software

Descrição: BCM 2. 0 compartilhado em 5 estações de trabalho

Quantidade: 1 serviço

Preço : 120. 00

Daisy usa o campo Nome do item para especificar o serviço eo campo Descrição para listar o que era necessário. Ela também vincula a proposta como um arquivo nos Itens do Histórico de Oportunidades. Adaptando seu serviço à Lista de itens de produtos e serviços, você pode aplicar a idéia da Daisy em qualquer tipo de negócio.

Além disso, diga que a Mark trabalha em um escritório legal e um novo cliente solicita uma cotação para lidar com os assuntos legais da empresa. Ele escreve uma proposta explicando o que seus serviços de escritório cobrem e o envia como US $ 250 por hora, estimando dez horas por mês de serviço. Ele estima a proposta em 120 horas por ano e configura-a da seguinte forma:

Citação de serviço para os serviços jurídicos da Mark

Nome do item: Suporte legal

Descrição: Contrato de suporte legal de negócios 10h / mês

Quantidade: 120

Total: $ 30, 000

Da mesma forma, uma clínica de cosmetologia pode criar uma lista de itens de produtos e serviços para aplicações de cuidados com a pele de Botox e cuidados com a pele a laser serviços da mesma forma que um escritório legal ou um serviço de informática.

Se você está em uma loja ou indústria pequena, você pode ajustar sua lista de produtos para se ajustar aos campos disponíveis da BCM usando os exemplos anteriores.