Arrumando suas mensagens com o Lotus Notes 6 - manequins

Antes de enviar uma mensagem de e-mail no Lotus Notes 6, você pode definir Opções de entrega, Opções de segurança e Selos de humor. Use essas dicas de notas para informar o destinatário sobre o quão quente é sua mensagem ou qual é o seu humor; ou solicitar confirmação de entrega, definir o tempo de entrega e muito mais.

Depois de terminar de compor o corpo da sua mensagem, clique no botão Opções de entrega na barra de ação, o que leva, inevitavelmente, à caixa de diálogo Opções de entrega como mostrado na Figura 1. Nesta caixa de diálogo, você tem vários escolhas para entrega e segurança e diversão.

(Você pode notar nas suas viagens e na caixa de diálogo que há uma guia Avançada - a boa notícia é que você provavelmente não terá que mexer com isso.)

Figura 1: Defina opções de entrega aqui.

Configurando uma mensagem Nível de importância

Na seção Opções de entrega, você pode marcar o nível de importância da sua mensagem: Baixo, Normal ou Alto. Você pode definir as Notas para marcar as mensagens que você marca como Alta Importância; Essas mensagens aparecem com um ícone de envelope vermelho na Caixa de entrada do destinatário. Use esse recurso para alertar seu destinatário para uma mensagem especialmente importante, urgente ou crítica em tempo crítico.

Adicionando um selo de humor a uma mensagem

Usar a lista Selo de humor é uma maneira de entrar em contato com sua criança interna (eletrônica). Um Selo de humor é apenas uma imagem que aparece no topo do corpo da sua mensagem para que seu leitor saiba como estava sentindo quando enviou a mensagem. As mensagens com carimbo de humor também são marcadas como tal na Caixa de entrada do destinatário.

Você tem vários selos de humor para escolher, incluindo Private, Flame e Joke. Por diversão, experimente cada um para ver o que eles parecem. A seleção Joke é útil se você deseja enviar uma mensagem que é apenas um pouco sarcástica, e você precisa ter certeza de que seu leitor percebe que sim, você estava apenas brincando!

Para escolher um selo, clique na seta para baixo ao lado da lista suspensa Selo de humor. Percorra a lista para fazer sua escolha. Para visualizar um Selo de humor, clique no seu nome na lista suspensa, e seu ícone aparece sob essa lista. Clique no botão OK e o Selo de humor aparece na sua nova mensagem. Se você não quiser qualquer Selo de humor na sua mensagem de saída, basta deixar o conjunto normal padrão.

Solicitando uma mensagem Relatório de entrega

Faça escolhas na lista de opções Relatório de entrega para especificar quando e se você será notificado sobre o status de entrega de suas mensagens. Suas quatro opções em relação a um relatório de entrega são somente em falha, Confirmar entrega, Traçar caminho inteiro e Nenhuma.

• Somente em Falha: Nenhuma notícia é uma boa notícia. Em outras palavras, o Notes informa-o apenas no caso de sua mensagem não poder ser entregue por algum motivo.
• Confirmar entrega: Esta é a escolha para você se você for um pouco menos otimista. Nesse caso, o Notes informa exatamente quando e onde sua mensagem foi entregue.
• Trace Caminho inteiro: Esta opção diz onde (e em que horas) sua mensagem parou no caminho para o destinatário. (Pode parecer interessante, mas você provavelmente não se importa.)
• Nenhum: Escolha isso e você lança cautela ao vento, sem se preocupar em saber se sua mensagem é entregue ou não. (Este é o padrão, por sinal.)

Se você escolher uma opção de Relatório de entrega diferente de Nenhum, você receberá um Relatório de Confirmação de Entrega (apenas uma mensagem de e-mail da sua rede para você) assim que a mensagem que você enviou chega. Quando isso dependerá inteiramente da rede. Se o seu destinatário estiver longe - em uma empresa diferente, por exemplo - pode levar algumas horas ou mesmo um dia inteiro para que a mensagem seja entregue.

Definir a prioridade de entrega para uma mensagem

Outra opção na caixa de diálogo Opções de entrega - Prioridade de entrega - refere-se à rapidez com que deseja que o Notes entregue sua mensagem:

• Baixa: Selecione isso para enviar a mensagem mensagem tarde da noite quando a rede não está tão ocupada.
• Normal: Escolha isso para enviar a mensagem o mais rápido possível com base nos cronogramas de entrega de correio que seu administrador criou. (Este é o padrão.)
• Alto: Escolhendo isso envia sua mensagem agora mesmo - espere, venha!

Se você estiver incluindo um grande anexo em uma mensagem, considere marcá-la como baixa prioridade. A mensagem não será entregue até que você esteja em casa adormecido, mas pode custar a sua empresa menos dinheiro para enviá-lo tarde da noite. Talvez essa seja uma maneira de ganhar esse Prêmio do Empregado do Mês!

Assinar uma mensagem

Você assina mensagens pelo mesmo motivo que você assina cheques ou documentos oficiais: para mostrar que eles são realmente de você. Você não precisa assinar um memorando do meet-me-for-coffee, mas quando você envia uma mensagem com informações cruciais ou sensíveis, você pode querer que a Notes 6 prove que a mensagem realmente veio de você.

Agora, obviamente, você não pode riscar sua assinatura na tela na parte inferior de um memorando. (Bem, na verdade, você pode, mas seu chefe não seria susceptível de apreciá-lo.) Você assina uma mensagem selecionando a caixa de seleção Sinal na seção Opções de segurança da caixa de diálogo Opções de entrega.

A assinatura que você usa no Notes 6 é ainda mais difícil de forjar do que o seu próprio John Hancock porque é um código de computador numérico especial adicionado à mensagem quando você o envia e verifica pelo computador do destinatário quando a mensagem é aberta. O memorando não possui uma assinatura real, mas este tipo de mensagem aparece na parte inferior da tela:

Assinado por Alan Dunkel / Primus em 07-1-02 8: 30: 46 AM, de acordo com Primus.

Criptografando uma mensagem

Com certeza, o mundo está rastejando com pessoas ocupadas, bandidos e espiões.Se você usa um modem, você está enviando suas mensagens por linhas telefônicas, onde uma pessoa até nada pode ser capaz de de alguma forma interceptá-las e lê-las. (Na verdade, é realmente improvável que isso aconteça, mas oi, você nunca sabe). Isso não é um grande problema para suas mensagens informais, mas se você enviar uma mensagem que inclua informações como informações corporativas confidenciais, avaliações de desempenho dos funcionários, ou apenas realmente, boa fofoca que você não quer que mais alguém leia, você pode criptografar.

Quando você usa a opção de segurança de criptografia do Notes, você está 100 por cento certo de que somente o destinatário pretendido poderá lê-lo.

Para criptografar uma mensagem, marque a caixa de seleção Criptografar na seção Opções de segurança da caixa de diálogo Opções de entrega. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo quando terminar.

Quando você envia uma mensagem criptografada, o Notes faz o avanço para você - nos bastidores. Quando os destinatários abrem a mensagem, eles vêem o conteúdo exatamente como você escreveu. Em outras palavras, o leitor de uma mensagem criptografada não precisa fazer nada de especial para descriptografar uma mensagem criptografada. Somente os destinatários pretendidos com os IDs de usuário apropriados podem ler a parte criptografada da mensagem. O único que verá a versão atual confusa é o pobre espião que intercepta a mensagem em trânsito.

Se você estiver enviando e-mail para uma pessoa que usa um programa de e-mail diferente, ou se você está enviando sua mensagem através da Internet, verifique primeiro com o administrador do Notes da sua empresa para ver se você será capaz para criptografar.

Solicitando um recibo de retorno para uma mensagem

Se você usar a caixa de diálogo Opções de entrega para solicitar um recibo de retorno para uma mensagem, sua rede notifica-o automaticamente quando seu destinatário lê sua mensagem. Isso é diferente de solicitar um Relatório de Confirmação de Entrega, que apenas informa quando a mensagem chegou no banco de dados de correio do destinatário. Normalmente, você solicita um relatório de recibo (apenas ative a caixa de seleção Recebimento de retorno) para evitar a desculpa "Eu nunca vi sua mensagem" e solicite um Relatório de Confirmação de Entrega para eliminar o "Eu nunca recebi sua mensagem; a rede deve ter perdido "desculpe.

Se você está enviando uma mensagem para alguém que não usa o Notes ou se a sua mensagem está passando pela Internet, talvez você não consiga obter relatórios de recebimento deles.

Impedindo a cópia de uma mensagem

Outra opção de segurança do Notes à sua disposição é evitar a cópia. Quando você seleciona a caixa de seleção Impedir cópia, você pode ter certeza de que a pessoa que receber sua mensagem não poderá enviá-la para outra pessoa. Na verdade, eles nem serão capazes de copiar (Editar -> Copiar) seu memorando para a área de transferência, no caso de terem uma pequena pastagem ilícita (Editar -> Colar). Escolher a opção Impedir cópia garante que o que você envia para uma pessoa não recebe spam em toda a sua empresa.

Quando terminar de selecionar as opções de entrega, clique em OK para voltar ao seu documento. Na maioria dos casos, depois de se decidir sobre essas opções, clique no botão Enviar e Arquivo.

Se sua cabeça está girando de todas essas opções de entrega, não deixe que isso diminua. Você precisa usá-los apenas em circunstâncias especiais. Na verdade, para a maioria das mensagens, você explodirá pelas opções de entrega sem abrir a caixa de diálogo Opções de entrega e sem um segundo pensamento. Que alivio!

Se você achar que está sempre visitando a caixa de diálogo Opções de entrega para assinar e criptografar suas mensagens, você pode selecionar a caixa de seleção Salvar estas opções de segurança como padrão. Dessa forma, todas as novas mensagens que você crie terão as mesmas configurações de segurança. Claro, você sempre pode mudar de opinião ao retornar à caixa de diálogo Opções de entrega para alterar uma configuração padrão ou para alterar suas configurações de segurança padrão.