10 Ofícios de teclado do Office 2016 - dummies

Um tema comum do Office 2016 é que todos os programas se parecem e funcionam. Depois de aprender a usar o Word, você achará que não é muito mais difícil aprender o Excel ou o PowerPoint porque as guias do Ribbon funcionam de maneiras semelhantes.

Ainda melhor, os mesmos comandos de teclas funcionam de forma semelhante em todos os programas do Office 2016. Ao memorizar atalhos de teclas, você poderá trabalhar de forma mais rápida e eficiente com o Office 2016, independentemente do programa específico que você esteja usando no momento.

Protegendo-se com Desfazer (Ctrl + Z) e Refazer (Ctrl + Y)

Muitas pessoas estão aterrorizadas de cometer um erro, então acabam sem tentar nada novo que possa poupar tempo e tornam suas vidas mais fáceis. Felizmente, o Office 2016 permite que você experimente livremente com diferentes comandos porque, se você fizer alguma coisa, como excluir ou modificar texto ou adicionar uma imagem ou página, você pode inverter imediatamente o que você acabou de usar usando o comando Desfazer (Ctrl + Z) imediatamente.

Com o comando Desfazer protegendo você, você pode tentar comandos diferentes para ver o que eles fazem. Se as coisas não funcionam do jeito que você pensou, pressione Ctrl + Z e desfaça suas últimas mudanças.

Se você terminar de desfazer uma alteração e, de repente, percebe que não queria desfazer essa alteração depois de tudo, você pode refazer um comando que você reverteu anteriormente. Para refazer um comando que você desistiu, escolha o comando Redo (Ctrl + Y).

Cortar (Ctrl + X), Copiar (Ctrl + C) e Colar (Ctrl + V)

Editar qualquer arquivo geralmente significa mover ou copiar dados de um lugar para outro. Compreensivelmente, três dos comandos mais comuns são os comandos Cortar, Copiar e Colar.

Para usar o comando Cortar ou Copiar, selecione um item (texto ou imagem) e escolha o ícone Cortar ou Copiar na guia Início (ou pressione Ctrl + X para cortar ou Ctrl + C para copiar).

Ambos os comandos Cortar e Copiar são usados ​​com mais freqüência com o comando Colar. No entanto, o comando Cortar, sem o comando Paste, é essencialmente equivalente a excluir texto ou objetos selecionados.

Cada vez que você escolhe o comando Cortar ou Copiar, o Office 2016 armazena automaticamente os dados selecionados (texto ou imagens) na área de transferência do Office, que pode conter até 24 itens. Depois de cortar ou copiar itens para a área de transferência do Office, você sempre pode recuperá-los.

Se você desligar o computador ou sair do Office 2016, todos os itens na área de transferência do Office estão perdidos.

Salvando um arquivo (Ctrl + S)

Nunca confie em que seu computador, sistema operacional ou Office 2016 funcionem quando você precisar. É por isso que você deve salvar seu arquivo periodicamente enquanto estiver trabalhando: se você não fizer isso, e o poder sai de repente, você perderá todas as mudanças que você fez no seu arquivo desde a última vez que você o salvou.Se a última vez que você salvou um arquivo foi há 20 minutos, você perderá todas as mudanças que você fez nos últimos 20 minutos.

É uma boa idéia salvar seu arquivo periodicamente, como depois de fazer muitas alterações em um arquivo. Para salvar um arquivo, pressione Ctrl + S ou clique no ícone Salvar na barra de ferramentas Acesso rápido.

A primeira vez que você salva um arquivo, o Office 2016 solicita um nome descritivo. Depois de salvar um arquivo pelo menos uma vez, você pode escolher o comando Salvar e o Office 2016 salvará seu arquivo sem incomodá-lo com uma caixa de diálogo.

Imprimir um arquivo (Ctrl + P)

Apesar de todas as promessas de um escritório sem papel, mais pessoas estão imprimindo e usando papel do que nunca. Como resultado, um dos comandos mais comuns que você usará é o comando Imprimir.

Para escolher o comando Imprimir, pressione Ctrl + P. Isso imprime imediatamente uma cópia de todo o documento. Se você deseja escolher as páginas a serem impressas ou a quantidade de cópias a imprimir, clique na guia Arquivo e escolha Imprimir em vez disso.

Verificar a ortografia (F7)

Antes de permitir que alguém veja seu arquivo, execute primeiro uma verificação ortográfica. Basta pressionar F7 e o Office 2016 verifica diligentemente a ortografia do seu texto. Quando o verificador ortográfico encontra uma palavra suspeita, ele exibe uma caixa de diálogo que permite escolher uma ortografia correta, ignorar a palavra atualmente destacada ou armazenar a palavra destacada no dicionário do Office 2016, de modo que não irá marcar essa palavra como incorreta novamente.

Os verificadores ortográficos são úteis e úteis, mas podem ser enganados facilmente. Você pode soletrar uma palavra corretamente (como seu) , mas use essa palavra incorretamente, como Você amassa dois se movem sobre eles. A verificação ortográfica nem sempre reconhece erros gramaticais, então você ainda precisa revisar seu arquivo manualmente apenas para garantir que você não tenha palavras incorretas ou incorretas no seu arquivo.

Se você não quiser que o Office 2016 verifique seu arquivo inteiro, basta destacar o texto que deseja verificar ortográfica e, em seguida, pressione F7.

Abrir um arquivo (Ctrl + O)

Geralmente, você passará mais tempo trabalhando com arquivos existentes do que criar novos. Em vez de forçar você a clicar na guia Arquivo cada vez e encontrar o comando Abrir, basta pressionar Ctrl + O em vez disso. Isso exibe imediatamente uma janela Abrir para que você possa escolher um arquivo para abrir.

Criando um novo arquivo (Ctrl + N)

Normalmente, se você quiser criar um novo arquivo no Office 2016, você deve clicar na guia Arquivo e clicar em Novo. Então você tem que decidir se deseja criar um documento em branco ou usar um modelo.

Aqui está uma maneira rápida de criar um documento em branco: basta pressionar Ctrl + N. O Office 2016 cria imediatamente um arquivo em branco sem fazer você percorrer qualquer janela.

Pressionar Ctrl + N no Outlook 2016 cria um item diferente, como criar uma nova mensagem de e-mail ou tarefa, dependendo do que você está fazendo com o Outlook no momento.

Encontrar texto (Ctrl + F)

O comando Encontrar permite-lhe procurar uma palavra ou frase enterrada em algum lugar dentro do seu arquivo. Para usar o comando Localizar, basta pressionar Ctrl + F. Isso abre uma caixa de diálogo que permite digitar o texto que deseja encontrar.

Encontrando e substituindo texto (Ctrl + H)

Às vezes você pode precisar encontrar e substituir texto com outra coisa, como substituir o nome do seu primo por seu próprio nome (especialmente útil para mudar um testamento em uma herança rica). Para encontrar e substituir texto, pressione Ctrl + H. Quando uma caixa de diálogo aparecer, digite o texto que deseja encontrar e o texto que deseja substituí-lo.

Ao substituir o texto, você pode usar o comando Substituir ou Substituir todo. O comando Substituir permite que você analise cada palavra antes de substituí-la para se certificar de que é o que você quer realmente fazer. O comando Replace All substitui o texto sem ter a chance de ver se está correto. Ao usar o comando Substituir Tudo, esteja ciente de que o Office 2016 pode substituir as palavras incorretamente. Por exemplo, além de substituir Bob com Frank, Office 2016 também pode substituir todas as ocorrências de Bobcat com Frankcat, , o que provavelmente é algo que você não quer fazer.

Fechar uma janela (Ctrl + W) ou programa (Alt + F4)

Para fechar uma janela, você pode clicar na caixa Fechar da janela ou clicar na guia Arquivo e, em seguida, clicar em Fechar. Para uma alternativa mais rápida, basta pressionar Ctrl + W para fechar a janela atual imediatamente.

Se você não salvou o conteúdo da janela atual, o Office 2016 exibe uma caixa de diálogo perguntando se deseja salvar seus dados antes de fechar a janela.

Caso deseje desligar completamente o programa em execução, pressione Alt + F4. Se você tiver algum arquivo aberto e não salvo, o Office 2016 primeiro perguntará se deseja salvá-los antes de fechar os arquivos e desligar o programa.