Acesso 2013 All-In-One For Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

O Access 2013 torna o gerenciamento de seus dados fácil, combinando uma interface visual com o poder de um banco de dados relacional. Descubra como organizar dados em tabelas, formulários de design e relatórios para edição e apresentação de informações e criar consultas para selecionar e combinar informações. Os próximos passos são a escrita de macros e scripts Visual Basic for Applications (VBA) para tornar seu banco de dados inteligente e usar o SharePoint para publicar dados na web.

Projetando um banco de dados Relacional no Access 2013

Quando você usa um programa de banco de dados como o Access 2013, você não pode simplesmente começar a inserir dados. Em vez disso, você precisa criar um projeto de banco de dados relacional, dividindo suas informações em uma ou mais tabelas, cada uma composta de campos (que são como as colunas em uma planilha). As tabelas são conectadas por associações relacionais, em que um campo em uma tabela corresponde (se relaciona) a um campo em outro. Aqui está a ideia geral:

1. Identifique seus dados.

   Faça uma lista dos possíveis campos (informações), incluindo texto, numérico, data, verdadeiro / falso e outros tipos de dados.

2. Elimine campos redundantes.

   Não armazene a mesma informação em mais de um lugar. Se você pode calcular um campo de outro, armazene apenas um. (Armazene a data de nascimento ou idade, mas não ambas, por exemplo.)

3. Organize os campos em tabelas.

   Agrupe seus campos de acordo com o que eles descrevem para que cada grupo se torne uma tabela. Um banco de dados de entrada de pedidos para uma loja pode ter uma tabela para clientes, uma para produtos e outra para pedidos.

4. Adicionar tabelas para códigos e abreviaturas.

   Planeje incluir uma tabela de nomes de estados e códigos de duas letras e uma tabela de qualquer outro código ou abreviatura que você planeja usar no banco de dados. Você usará essas tabelas para criar menus suspensos de valores que você pode escolher ao inserir registros.

5. Escolha uma chave primária para cada tabela.

   A chave primária é o campo que identifica exclusivamente cada registro na tabela. Você pode informar ao Access para atribuir um número de identificação exclusivo a cada registro usando um campo AutoNumeração.

6. Vincule as tabelas.

   Veja quais tabelas contêm campos que combinam campos em outras tabelas. Em um banco de dados de entrada de pedidos, a tabela Pedidos deve conter um campo que identifique o cliente que colocou a ordem - um campo para coincidir com o campo da chave primária na tabela Clientes. A maioria dos relacionamentos é one-to-many , em que um registro em uma tabela pode combinar mais de um (ou nenhum) registro em outra tabela.

Dicas para escolher tipos de campo no Access 2013

Quando você cria um banco de dados no Access 2013, você decide qual o tipo de cada campo. O acesso fornece 12 tipos de campo para você escolher entre. Escolha o tipo de campo que melhor descreve os dados que deseja armazenar no campo e que funciona para o tipo de análise que você precisa para usar o campo. Aqui estão dicas sobre quando usar o tipo de campo.

Tipo de campo	O que contém
Texto curto	Texto com até 255 caracteres (incluindo espaços e pontuação). Use um campo de texto, não um campo Número, para códigos até se eles se parecerem com números, como números de telefone, códigos postais e outros códigos postais. Texto longo
Texto até 65, 536 caracteres. Um campo de texto longo pode conter	Rich Text (texto formatado) e você pode configurá-lo para Anexar Somente para que ele pode acumular notas de texto sem permitir que o usuário exclua o que já existe. Número
Somente números. Você pode usar + ou - antes do número, como	bem como um ponto decimal. Se você planeja fazer matemática com um campo, use um campo Número ou Moeda. Moeda
Números com um sinal de moeda na frente deles ($, & yen;, e	em). AutoNumeração
Números exclusivos para cada registro e atribuídos pelo Access ao adicionar registros	, começando em 1. Use um campo AutoNumeração como o campo chave primária para a maioria das tabelas. Data / Hora
Datas, horários ou ambos.	Hyperlink
Seqüência de texto formatada como hiperlink. (Se você clicar no link,	leva você para a página.) Este tipo de campo é especialmente útil se informações relacionadas estiverem disponíveis na web. Sim / Não
Sim ou não (uma condição específica é, ou não, em efeito	) - ou outros conjuntos de duas palavras, como True / False, On / Off, e Masculino / Feminino. Use um campo Sim / Não se desejar exibir o campo como caixa de seleção em formulários. Anexo
Armazena um ou mais arquivos inteiros - imagens, som, documentos do Word	, mesmo de vídeo - em um campo de Anexos. Calculado
Dados criados com uma fórmula. Use um campo Calculado quando um valor calculado	será usado em muitos relatórios de consultas, formulários e . Handy Access 2013 Keyboard Shortcuts

Algumas pessoas preferem usar o teclado do que o mouse e o Access 2013 tem muitos atalhos de teclado para essas pessoas. Os seguintes atalhos de teclado são especialmente úteis no Access 2013. Alguns toques de teclado funcionam em qualquer lugar no Access 2013; outros trabalham apenas em pontos de vista específicos, como observado.

Combinação de teclas

Ação	F1
Exibe a janela de Ajuda	Ctrl + F1
Esconde ou exibe a Faixa de opções	F5
Vai para a gravação com o número de registro que você digite	F6
Move o foco para outra área da janela	F7
Verifica a ortografia no objeto selecionado	F11
Oculta ou exibe o painel de navegação	Del > Exclui o objeto selecionado
Alt + Enter	Na exibição Design, exibe as propriedades do objeto
selecionado	Ctrl + C Copia o texto ou os objetos selecionados para a área de transferência
Ctrl + F	Localiza texto (com a opção para substituí-lo) na tabela aberta,
consulta ou formulário	Ctrl + N Inicia um novo banco de dados
Ctrl + O	Abre um banco de dados
Ctrl + P	Imprime o objeto selecionado
Ctrl + S	Salva o objeto selecionado
Ctrl + V	Cola o conteúdo da área de transferência na janela ativa
Ctrl + X	Exclui o texto ou o objeto selecionado e o salva na
área de transferência	Ctrl + Z Desfaz a última ação que pode ser desfeita (o nosso I-time
favorito!)	Ctrl +; Tipos da data de hoje
Ctrl + "	Duplica a entrada do mesmo campo na gravação anterior
	Esc Cancela o que você está digitando.
Segredos do Access 2013 Database Design	Aqui estão os Cinco Mandamentos do design do banco de dados, seja você usar o Access 2013 ou outro programa de banco de dados. Um banco de dados bem projetado torna a manutenção de seus dados mais fácil.

Guarde informações onde ele pertence, não onde ele aparece.

Onde você armazena informações não tem nada a ver com onde aparece. Em uma planilha, você digita a informação onde deseja que ela apareça quando você imprime a planilha, mas os bancos de dados funcionam de forma diferente. Em um banco de dados, você armazena informações em tabelas com base na estrutura da informação. Uma informação pode aparecer em muitos relatórios, mas você o armazena em apenas um campo em uma tabela.

• armazene informações como realmente existe, não como você deseja que ele apareça em um relatório específico. Esta regra é um corolário da primeira regra. Se você deseja que os títulos dos livros apareçam em letras maiúsculas (maiúsculas) em suas ordens de compra, o Access pode capitalizar os títulos para você. Armazene os títulos dos livros com a capitalização correta, de modo que você não esteja preso a tê-los em todos os limites em cada relatório. O acesso possui muitas funções internas que podem ajustar a forma como o texto, os números e as datas são formatados.

• Evite o lixo, o lixo (GIGO). Se você não se preocupar em criar um design bom e sensível para o seu banco de dados - e se você não tiver o cuidado de inserir dados corretos e limpos - seu banco de dados acabará cheio de lixo. Um banco de dados bem projetado é mais fácil de manter do que um design mal projetado porque cada informação é armazenada apenas uma vez, em um campo claramente nomeado em uma tabela claramente nomeada, com as regras de validação adequadas no lugar. Sim, parece muito trabalho, mas limpar um banco de dados de 10 000 registros incorretos é (perdoar a subavaliação) ainda mais trabalho.

• Separa os teus dados dos teus programas. Se você criar um banco de dados a ser compartilhado ou distribuído para outras pessoas, armazene todas as tabelas em um banco de dados (a parte traseira) e todos os outros objetos em outro banco de dados (a frente). Então você pode vincular esses dois bancos de dados para fazer tudo funcionar. Separar as tabelas de tudo o resto simplifica todo o rigor de atualizar consultas, formulários, relatórios e outras coisas mais tarde, sem perturbar os dados nas tabelas.

• Faça uma cópia de segurança cedo e frequentemente. Ok, essa dica não é sobre o design, mas é muito importante omitir: Faça um backup de seu banco de dados todos os dias. Com sorte, seu escritório já possui um sistema de backups regulares (provavelmente noturnos) que inclui seu banco de dados. Caso contrário, faça uma cópia de backup do banco de dados em intervalos regulares e, certamente, faça uma cópia de backup antes de fazer alterações importantes. Mantenha vários backups, não apenas o mais recente, no caso de demorar um pouco para descobrir um problema.

• Como encontrar a ferramenta Right Access 2013 para manter o lixo Se os dados que entram em seu banco de dados através de tabelas e formulários são lixo, qualquer saída ou análise que você faça com consultas e relatórios também lhe dará lixo.Felizmente, o Access oferece muitas ferramentas para ajudá-lo a garantir que os dados que se encaixam em cada campo são os dados que devem ser exibidos nesse campo. Você pode encontrar muitas das ferramentas que mantêm o lixo na visão Design de tabela:

Tipo de dados:

Use o tipo de dados correto para evitar que dados do tipo errado sejam inseridos.

• Tamanho do campo: Esta propriedade limita o número de caracteres. Se você sabe que um campo nunca deve exceder quatro caracteres, por exemplo, defina Campo Tamanho para 4.

• Formato: Essa propriedade faz com que os dados se vejam direito. Você pode alterar o texto para todas as maiúsculas ou todas as minúsculas, por exemplo.

• Máscara de entrada: Uma máscara de entrada

• limita as informações permitidas em um campo, especificando quais caracteres você pode inserir. Use uma máscara de entrada quando você conhece o formulário que os dados devem tomar - se um número de ordem tiver duas letras seguidas por quatro dígitos, por exemplo. Números de telefone e códigos postais são outros exemplos de campos em que as máscaras de entrada são úteis. As máscaras de entrada funcionam com a propriedade do campo Formatar. Valor padrão: Esta propriedade define um valor que aparece por padrão se nenhum outro valor for inserido. O valor padrão aparece no campo até que outro valor seja inserido.

• Campo ou gravação Regra de validação:

• Os dados devem passar esta regra antes de ser inserida. Esta propriedade funciona com a regra de propriedade de texto de validação. Obrigatório: Esta propriedade especifica que o campo deve ter um valor para você salvar a gravação. Quando nenhum valor é inserido, o Access não cria um novo registro quando a tecla Tab ou Enter é pressionada e o botão Novo registro está acinzentado.

• Permitir comprimento zero: Esta propriedade especifica se uma entrada de comprimento zero como "" (aspas sem um espaço entre elas) é permitida (somente para campos de texto, texto longo e hiperlink). Um campo de comprimento zero permite distinguir entre informações que não existem e um valor nulo (em branco) desconhecido ou não inserido. Quando esta opção é definida, ela permite uma string de comprimento zero em um campo obrigatório. Você pode usar uma máscara de entrada para criar um campo de comprimento zero diferente de um valor nulo quando ambos são permitidos.

• Indexado: Quando você escolhe indexar um campo, você pode especificar que não são permitidos valores duplicados no campo. Esta propriedade também está acessível a partir da exibição de folha de dados; É uma caixa de seleção na guia Datasheet da Faixa de opções.

• Campos de pesquisa: Esta propriedade permite ao usuário selecionar um valor para um campo que está armazenado em outro campo, eliminando assim muitos erros ortográficos e padronizando as opções para o campo. Use o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa.

• Usando o Visual Basic para aplicativos de forma eficiente no Access 2013 Quando você automatiza um aplicativo de banco de dados do Access 2013 usando o Visual Basic for Applications (VBA), você pode se perder com uma página em branco para começar a escrever o código. Onde você começa? Aqui estão algumas orientações simples a seguir, que você terá que escrever código VBA como um profissional:

Obter ajuda.

Pressione F1 em qualquer momento para iniciar a ajuda do Microsoft Access, onde você pode ver exemplos de código VBA.

1. Use o Object Browser.

   O Object Browser permite explorar as propriedades e os métodos dos objetos no VBA. No Editor do Visual Basic, escolha Exibir, depois Navegador de objetos ou simplesmente pressione F2.

2. Obter mais ajuda.

   Certo, as ferramentas de ajuda incorporadas no VBA são maravilhosas, mas você também pode usar seu navegador favorito para pesquisar na Internet para obter ajuda sobre como escrever o código VBA. Você pode até encontrar exemplos que você pode roubar - ou emprestar - para o seu próprio projeto.

3. lide seus erros.

   Mesmo o programador mais perfeito não pode impedir que ocorram erros, mas ele ou ela pode impedir que eles tragam um programa para uma parada de moagem. Use o tratamento de erros interno do VBA com as instruções On Error Goto e Resume para interromper erros e alterar o fluxo do programa para que seus aplicativos não frustem as pessoas que os usam.

4. Use funções e procedimentos secundários.

   Utilize funções e procedimentos secundários para lidar com tarefas que serão realizadas por diferentes áreas do seu programa. Como regra geral, se você for copiando e colando o código de uma área de um programa para outro, você pode querer colocar esse código em seu próprio procedimento.

5. Converter macros para código VBA.

   O designer de macro no Access 2013 permite escolher entre listas de tarefas predefinidas para automatizar sua aplicação. Crie uma macro que faça o que quiser e, em seguida, converta essa macro para o código VBA para que você possa ver como ela iria olhar se você digitasse a partir do zero.

6. Compartilhar dados com outros programas no Access 2013

   O Access 2013 é um ótimo aplicativo de banco de dados por conta própria, mas também funciona bem com os outros, permitindo que você exiba e recupere dados de vários outros programas. Se um programa suportar o Visual Basic for Applications (VBA), você pode controlá-lo no Access. Aqui está uma breve lista de aplicativos que você pode assumir o controle e compartilhar dados com:

Microsoft Excel:

Muitos usuários do Excel acabam se envolvendo com o Access porque precisam de mais estrutura para armazenar seus dados. Algumas dessas pessoas não fazem o salto para o Access, no entanto, então existe um forte vínculo entre o Access e o Excel. Você pode usar uma planilha do Excel como uma tabela no Access ou assumir completamente o controle de uma aplicação do Excel da VBA.

• Microsoft SQL Server: O SQL Server é como o Access em esteróides - pelo menos da tabela e do ponto de vista da consulta. Você pode mover seus dados do Access para o SQL Server para melhorar a velocidade e o desempenho quando estiver usando grandes quantidades de dados. Depois que os dados estão no SQL Server, você pode criar seus formulários, relatórios, macros e módulos do Access para usar os dados do SQL Server.

• Microsoft Word: A maioria das pessoas que usam o Access também usou o Word. Se você está escrevendo uma carta ou fazendo uma lista de tarefas para fazer, a Word é onde você pode ser usado para girar. Você também pode usar o Word como uma ferramenta de relatório, onde você pode criar marcadores para colocar dados do Access e de outra pessoa - quem pode não estar familiarizado com o Access - pode editar as outras informações no documento do Word.

• Microsoft SharePoint: O SharePoint é a visão da Microsoft para compartilhar e colaborar com dados na web.Do Access 2013, você pode compartilhar dados com um servidor do SharePoint. Você pode até mesmo criar um aplicativo web personalizado que armazene as tabelas do Access, as consultas, os formulários (como visualizações) e as macros em um servidor do SharePoint 2013 e permite que você ou qualquer outra pessoa tenha acesso a esses formulários na web - tudo sem ter o Access 2013 instalado.

• Microsoft Outlook: O Outlook é mais do que apenas uma ferramenta de e-mail; É também um sistema de gerenciamento de contatos. Você pode compartilhar informações de contato, calendário e tarefa com seu aplicativo do Access para que você deva inseri-lo em um único lugar.