Adequadamente, estruturam dados em seus modelos de dados do Excel - manequins

Como o bloco de construção para seus relatórios do Excel, os dados em seus modelos de dados precisam ser estruturados adequadamente. Nem todos os conjuntos de dados são criados iguais. Embora alguns conjuntos de dados funcionem em um ambiente padrão do Excel, eles podem não funcionar para fins de modelagem de dados. Antes de construir seu modelo de dados, assegure-se de que seus dados de origem estejam adequadamente estruturados para fins de painel.

Com o risco de simplificação excessiva, conjuntos de dados tipicamente usados ​​no Excel vêm em três formas fundamentais:

• O relatório da planilha

• O arquivo de dados plano

• O conjunto de dados tabulares

A linha de soco é que apenas os arquivos de dados planos e os conjuntos de dados tabulares produzem modelos de dados efetivos.

Relatórios de planilhas para modelos de dados ineficazes

Relatórios de planilhas exibem dados altamente formatados e resumidos e geralmente são projetados como ferramentas de apresentação para usuários de gerenciamento ou executivos. Um relatório de planilha típico faz uso judicioso do espaço vazio para formatação, repete dados para fins estéticos e apresenta apenas análises de alto nível. A figura a seguir ilustra um relatório de planilha eletrônica.

Um relatório da planilha eletrônica.

Embora um relatório de planilha possa parecer bom, ele não faz para um modelo de dados efetivo. Por quê? O principal motivo é que esses relatórios não oferecem separação de dados, análises e apresentações. Você está essencialmente trancado em uma análise.

Embora você possa fazer gráficos do relatório mostrado, não seria prático aplicar qualquer análise além do que já existe. Por exemplo, como você calcularia e apresentaria a média de todas as vendas de bicicletas usando esse relatório específico? Como você calcularia uma lista dos dez melhores mercados de melhor desempenho?

Com esta configuração, você é forçado a processos muito manuais que são difíceis de manter mês após mês. Qualquer análise fora dos níveis de alto nível que já está no relatório é básica na melhor das hipóteses - mesmo com fórmulas extravagantes. Além disso, o que acontece quando você precisa mostrar as vendas de bicicletas por mês? Quando seu modelo de dados requer análise com dados que não estão no relatório da planilha, você é forçado a procurar outro conjunto de dados.

Os arquivos de dados planos se prestam bem aos modelos de dados

Outro tipo de formato de arquivo é um arquivo plano. Arquivos planos são repositórios de dados organizados por linha e coluna. Cada linha corresponde a um conjunto de elementos de dados ou a uma gravação . Cada coluna é um campo . Um campo corresponde a um elemento de dados exclusivo em um registro. A figura a seguir contém os mesmos dados que o relatório anterior, mas expressa em um formato de arquivo de dados plano.

Um arquivo de dados plano.

Observe que cada campo de dados possui uma coluna e cada coluna corresponde a um elemento de dados. Além disso, não há espaçamento extra, e cada linha (ou registro) corresponde a um conjunto de informações exclusivo. Mas o atributo-chave que torna este um arquivo plano é que nenhum campo exclusivo identifica um registro. Na verdade, você precisaria especificar quatro campos separados (Região, Mercado, Segmento de Negócios e um montante de vendas de um mês) antes que você pudesse identificar o registro.

Os arquivos planos se prestam bem à modelagem de dados no Excel porque eles podem ser detalhados o suficiente para armazenar os dados que você precisa e ainda ser propício para uma ampla gama de análises com fórmulas simples - SUM, MÉDIA, VLOOKUP e SUMIF, apenas para cite alguns.

Os conjuntos de dados tabulares são perfeitos para modelos de dados orientados por tabela dinâmica

Muitos modelos de dados efetivos são orientados principalmente por tabelas dinâmicas. As tabelas dinâmicas são as principais ferramentas de análise do Excel. Para aqueles de vocês que usaram tabelas dinâmicas, você sabe que eles oferecem uma excelente maneira de resumir e dar forma aos dados para uso por componentes de relatórios, como gráficos e tabelas.

Os conjuntos de dados tabulares são ideais para modelos de dados orientados por tabela dinâmica. A figura a seguir ilustra um conjunto de dados tabular. Observe que a principal diferença entre um conjunto de dados tabular e um arquivo de dados plano é que, em conjuntos de dados tabulares, os rótulos das colunas não duplicam como dados reais. Por exemplo, a coluna Período de vendas contém o identificador do mês. Essa diferença sutil na estrutura é o que faz os conjuntos de dados tabulares fontes de dados ótimas para tabelas dinâmicas. Essa estrutura garante que as funções principais da tabela dinâmica, como classificação e agrupamento, funcionem como deveriam.

Um conjunto de dados tabular.

Os atributos de um conjunto de dados tabulares são os seguintes:

• A primeira linha do conjunto de dados contém rótulos de campo que descrevem as informações em cada coluna.

• Os rótulos das colunas não fazem uso duplo como itens de dados que podem ser usados ​​como filtros ou critérios de consulta (como meses, datas, anos, regiões ou mercados).

• Não há linhas ou colunas em branco - cada coluna tem um título e um valor está em cada linha.

• Cada coluna representa uma categoria única de dados.

• Cada linha representa itens individuais em cada coluna.