Convertendo documentos do Office em arquivos PDF - dummies

O PDFMaker 5. 0 para o Windows torna ridiculamente fácil converter qualquer documento do Word, Excel ou PowerPoint que você crie ou edite com as edições do Office 2000 ou Office XP (2002) desses programas no últimas e melhores versões de documentos PDF - tudo o que você precisa fazer é clicar no botão Converter em Adobe PDF na barra de ferramentas PDFMaker 5. 0 (adicionada automaticamente quando você instala o Acrobat 5. 0 para Windows no seu computador). Mas antes de tocar nesse botão, espere esses mandamentos para fazer conversões de PDF perfeitas.

Verifique o uso consistente dos estilos de título

Clique no botão Mapa do documento na barra de ferramentas Padrão para exibir os cabeçalhos e sua relação hierárquica no painel Mapa de documentos no Word. Como o PDFMaker pode converter automaticamente todos os títulos de documentos do Word em marcadores no documento PDF resultante, você deve certificar-se de que todos os títulos do seu documento usam o estilo apropriado. Os usuários do Word 2002 podem exibir o painel de tarefas Estilos e formatação (escolha Exibir -> Painel de tarefas e, em seguida, clique em Estilos e formatação no menu pop-up Painel de tarefas) para verificar e, se necessário, reaplicar os estilos de título.

Verifique a paginação das planilhas do Excel

Escolha Exibir -> Visualização da quebra da página nos menus do Excel. Como o PDFMaker usa a paginação atual da planilha do Excel na construção das páginas no documento PDF resultante, você deseja verificar as quebras de página antes de fazer a conversão. A página errada de remédio quebra as colunas separadas e as linhas de dados que devem aparecer juntas em uma página, arrastando os marcadores de quebra de página no modo Verificação de página.

Verifique qual o tipo de documento PDF que você está criando

Você faz isso marcando o nome que aparece na caixa de combinação Configurações de conversão na guia Configurações do Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. Caixa de diálogo 0 (Acrobat -> Alterar configurações de conversão). Ao selecionar entre essas presets, tenha em mente o uso principal do documento PDF final: Selecione eBook para exibição on-line, Pressione para impressão profissional, Imprima para impressão interna e Tela para download e visualização rápidos na Web. Além disso, tenha em mente que você pode personalizar qualquer uma dessas predefinições selecionando-a na caixa de combinação Configurações de conversão e clicando no botão Editar configurações de conversão.

Confirme se todos os títulos e estilos de documentos do Word serão convertidos em marcadores

Verifique quais configurações são selecionadas na guia Marcadores do Acrobat 5. 0 Caixa de diálogo PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Alterar configurações de conversão) no Word.Clique na caixa de seleção Converter cabeçalhos de palavras para marcadores para converter todos os estilos de parágrafo de título usados ​​no documento em marcadores no arquivo PDF resultante. Clique na caixa de seleção Convert Word Styles to Bookmarks para converter todos os outros estilos de parágrafo usados ​​no documento para marcadores também. Para omitir certos níveis de títulos ou estilos específicos da conversão de favoritos, clique nas caixas de seleção individuais que aparecem na caixa de lista abaixo.

Verifique se os recursos do Word estão marcados para conversão no documento PDF

Verifique se as configurações de Características do Word estão selecionadas no separador Office do Acrobat 5. 0 Caixa de diálogo PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Alterar configurações de conversão) em Palavra. Para converter comentários de documentos em notas ocultas no documento PDF, selecione a caixa de seleção Comentários -> Notas. Para adicionar caixas de texto ao texto adjacente usando o recurso Artigos em PDF, selecione a caixa de seleção Caixas de texto -> Artigo. Para reter os números de página usados ​​no documento do Word, marque a caixa de seleção Números de página. Para converter todas as referências cruzadas e qualquer tabela de conteúdo gerada no documento do Word em links no documento PDF, selecione a caixa de seleção Cross References & TOC Links. Para converter todas as notas de rodapé e notas de fim adicionadas ao documento do Word em links no arquivo PDF resultante, selecione a caixa de seleção Marcação de rodapé e Nota de fim de ano.

Certifique-se de que você está criando um arquivo PDF marcado

Verifique se a caixa de seleção Embed Tags in PDF (Accessibility, Reflow) na guia Office do Acrobat 5. 0 PDFMaker 5. 0 caixa de diálogo (Acrobat -> Alterar configurações de conversão) tem uma marca de seleção nele.

Confirme como o documento PDF convertido está configurado para abrir no Acrobat

Verifique as opções de Abrir documento na guia Opções de exibição do Acrobat 5. 0 Caixa de diálogo PDFMaker 5. 0 (Acrobat -> Alterar configurações de conversão). Para abrir o documento PDF sem exibir a paleta Marcadores no painel de navegação, clique no botão de opção Somente página. Para exibir uma página diferente da primeira página após a abertura, insira o número da página no campo Número da Página. Para abrir a página em uma ampliação definida, clique na porcentagem (200, 400, 800 ou 1600) ou na visualização predefinida (Ajustar na janela, Ajustar largura ou Ajustar visível) no menu pop-up Abrir ampliação.