Criando entradas de horas faturáveis no QuickBooks Online - dummies

Seus funcionários podem trabalhar diretamente para você nas atividades necessárias para executar sua empresa (como preparar o cliente faturas ou entrada de informações contábeis no QuickBooks Online), e eles também podem realizar trabalhos diretamente relacionados aos seus clientes. No último caso, você pode querer acompanhar o tempo que os funcionários passam em projetos relacionados ao cliente e depois faturar seus clientes pelo tempo de seus funcionários.

Para acompanhar o tempo, você usa a janela da atividade do tempo ou a janela da folha de horas semanal; Independentemente da janela que você usa, QBO acompanha o tempo inserido e, quando você prepara uma fatura para um cliente para quem o tempo foi gravado, a QBO solicita que você adicione o horário à fatura.

Você aprenderá a inserir o tempo usando a janela da atividade do tempo e a janela Horas semanais, e você verá como o QBO solicita que você inclua o tempo faturável na fatura do cliente. Observe que uma entrada de tempo que você pode enviar de volta a um cliente é chamada, habilmente, tempo faturável.

Inserção de uma única atividade de tempo

Abra a janela de atividade de tempo usando o menu de assinatura Criar mais (+) na parte superior da QBO. Siga estes passos:

Clique no botão Criar sinal de + (+) para abrir o menu Criar.
Na coluna Empregados, clique em Única atividade de tempo.
QBO exibe a janela Time Activity.
Na lista Nome, selecione o empregado ou vendedor que realizou o trabalho.
Digite a data em que o trabalho foi realizado.
Na lista de clientes, selecione o cliente para quem o trabalho foi executado.
Na lista de serviços, selecione o serviço que foi executado.
Coloque um cheque na caixa Billable, que muda para a caixa Bill At e fornece uma taxa horária.
Se o trabalho realizado estiver sujeito a impostos, coloque um cheque na caixa Taxable.
Na caixa Hora, insira a quantidade de tempo gasto nesta atividade.
Você pode inserir horários de início e término, incluindo qualquer intervalo de tempo, marcando a caixa Enter Start e End Times; O QBO calcula o tempo gasto e o exibe abaixo da caixa Descrição.
Digite uma descrição do trabalho que aparecerá, por padrão, em uma fatura.
Você pode alterar a descrição depois de adicionar a entrada de tempo à fatura.
Clique em Salvar para salvar a entrada ou Salvar e Novo para entrar em outra atividade de tempo.
Se você clicar na seta ao lado de Salvar e Novo, você pode escolher Salvar e fechar.

A janela Tempo da atividade.

Usando uma folha de horas para registrar o tempo

Se você preferir inserir o tempo em um formato de grade que mostra os dias e as datas de uma semana, a Folha de horários semanal é para você.Para inserir o tempo usando esta janela, siga estas etapas:

Clique no botão Criar - o sinal de mais (+) - para abrir o menu Criar.
Na coluna Funcionários, clique em Horário semanal.
Selecione o nome da pessoa cujo tempo você está gravando.
Selecione a semana para a qual deseja gravar o tempo.
Na seção Detalhes, selecione um nome de cliente, um item de serviço e, se for o caso, forneça uma descrição.
Para faturar o tempo de volta a um cliente, selecione a caixa de seleção Billable e forneça uma taxa para cobrar a hora.
Preencha o tempo trabalhado no dia apropriado.
Clique em Salvar, Salvar e Novo, ou clique na seta ao lado de Salvar e Novo e selecione Salvar e Fechar.

A folha de horas semanal.

Adicionando uma despesa faturável a uma fatura

Você pode adicionar entradas de tempo faturável a uma fatura de várias maneiras. Por exemplo, se você visualizar a página de qualquer cliente, a QBO exibe uma lista de transações pendentes. Na coluna Ação de qualquer entrada de tempo faturável, a QBO exibe um botão Iniciar Invoice que você pode clicar para iniciar uma fatura para o cliente e incluir a despesa faturável na fatura. Para visualizar a página de um cliente, clique em Cliente na barra de navegação e depois clique no nome de um cliente.

Mas você não precisa ir à procura de entradas de horários faturáveis. O QBO solicita que você os adicione a qualquer fatura que você criou para um cliente para quem as entradas de hora faturável existem. Inicie uma fatura (no menu Criar - o sinal mais - clique em Fatura) e selecione um cliente. Se o cliente tiver entradas de hora faturável, elas aparecem no painel no lado direito da tela.

Clique no botão Adicionar em cada entrada de tempo faturável que você deseja adicionar à fatura. Ou, para adicionar todas as entradas, clique no botão Adicionar Tudo na parte superior do painel à direita. QBO insere as informações de cada entrada faturável em uma linha na fatura, preenchendo o serviço, descrição, quantidade, taxa e quantidade total. Você pode editar qualquer informação na linha conforme necessário. Preencha o restante da fatura como faria com qualquer outra fatura, adicionando outras linhas que não pertencessem a entradas de horário.

Não esqueça que você pode adicionar um subtotal para entradas de tempo, se você escolher.