Estabelecendo Regras no QuickBooks Online para Aceitar Transações - dummies

O QuickBooks Online tenta aprender seus hábitos à medida que você revisa as transações baixadas; Você pode ajudar o processo ao estabelecer regras para a QBO a seguir. Quando você configura regras, você agiliza o processo de revisão porque, efetivamente, você informa a QBO com antecedência sobre como tratar determinados tipos de transações.

Como as regras funcionam

Suponha, por exemplo, que você adquira gás para carros de uso comercial dos postos de gasolina da Shell e você sempre paga usando um cartão de crédito que você conectou a uma instituição financeira na QBO. Efetivamente, você deseja categorizar todas as transações nas estações da Shell para sua conta de despesas de combustível.

Você pode atribuir manualmente a categoria a uma dessas transações e esperar que a QBO "aprenda" a sua preferência, ou você pode configurar uma regra para o QBO seguir. Quando você estabelece uma regra, você especifica informações como as contas e os tipos de transações (dinheiro ou dinheiro) a que a regra deve ser aplicada.

Você pode criar uma regra que afete todas as contas ou uma regra que afete contas específicas.

Você então identifica os critérios que as transações individuais devem atender antes que a QBO atue nas transações. Por último, você estipula a informação que a QBO deve atribuir a transações que atendam aos critérios. Por exemplo, você pode especificar um tipo de transação e uma categoria.

As regras que você estabelece podem funcionar de duas maneiras:

• QBO pode usar sua regra para sugerir mudanças nas transações baixadas que você então revisa e aprova. Ou
• Você pode optar por ter o QBO aplicar automaticamente a regra a todas as transações que determina corresponder as condições da regra e adicionar essas transações à QBO.

Quando você usa a primeira abordagem, a QBO identifica, na guia Revisão da página Banco e Cartões de crédito, as transações para as quais ela encontra e espera aplicar uma regra. Você pode identificar essas transações porque, na coluna Categoria ou Correspondência, elas exibem um ícone de Regra.

QBO usa diferentes ícones para identificar transações correspondentes às regras, mas ainda não adicionadas à sua empresa e transações adicionadas automaticamente por regras.

A segunda abordagem pode parecer arriscada, mas na verdade não é. Embora QBO aplique automaticamente a regra, você ainda pode fazer alterações nas transações que a QBO aceita automaticamente.

Criando uma regra

Você configura qualquer tipo de regra - aquela que sugere mudanças e você deve revisá-las e aquela que adiciona automaticamente transações com base em uma regra - usando as mesmas etapas.Há apenas um passo em que você faz as coisas de maneira diferente.

1. Escolha Transações → Bancário.

   A página Banco e cartões de crédito aparece.

2. No lado direito da página, clique na seta para baixo ao lado do botão Atualizar e escolha Gerenciar Regras.

   QBO exibe a página Regras.

3. Clique no botão Nova Regra no canto superior direito da página Regras.

   QBO exibe a caixa de diálogo Regra.

   

4. Atribua a regra a um nome - um que será significativo para você.
5. Identifique se a regra se aplica ao dinheiro que entra no QBO ou dinheiro que flui para fora do QuickBooks e selecione as contas às quais você deseja que a regra se aplique.
6. Use a seção "Quando uma transação atende" para definir os critérios que o QBO deve usar ao examinar as transações baixadas para determinar se deve aplicar a regra a elas.

   Você pode definir vários critérios usando o botão Adicionar linha e você pode especificar que uma transação deve atender a todos ou a qualquer um dos critérios. Especificar "tudo" é mais rigoroso e QBO é mais seletivo sobre a aplicação da regra.

   A primeira caixa de lista na seção permite que você especifique se a QBO deve comparar a descrição da transação, o texto do banco ou o valor da transação para uma condição que você definiu. Para aquelas mentes inquiridas lá fora, Descrição (a descrição da transação) refere-se ao texto que aparece na coluna Descrição da página Banco e Cartões de Crédito. A opção de texto do banco refere-se à descrição do detalhe do banco que o banco baixa; Você pode visualizar a descrição do Detalhe bancário se você clicar em qualquer transação transferida. A descrição do Detalhe do banco aparece no canto inferior esquerdo das transações que estão sendo editadas.

7. Na parte inferior da caixa de diálogo Regra, defina a informação que deseja que o QBO se aplique a transações que atendam aos critérios da regra. Você pode selecionar uma ou mais das seguintes opções:
   • Selecione o tipo de transação que o QBO deve atribuir à transação.
   • Selecione o Beneficiário e uma ou mais categorias para se candidatar a transações que atendam às condições da regra.
   • Opcionalmente, adicione um Memorando a cada transação que atenda às condições da regra.
   • Marque a caixa de seleção Adicionar automaticamente aos meus livros se desejar que o QBO adicione automaticamente transações que atendem as condições da regra à sua empresa.

     Este é o passo "diferente" que você encontra na introdução dessas etapas. Se você selecionar esta caixa, não precisa aprovar transações às quais a QBO aplica esta regra. Mas você sempre pode fazer alterações nas transações adicionadas automaticamente.

8. Clique em Salvar.

Depois de criar uma regra, você pode usar a coluna Ações da página Regras para copiá-lo (para que não seja necessário criar regras similares) e excluir as regras que você não deseja mais. E, se você precisar editar uma regra, clique no botão Editar na coluna Ações para reabrir a caixa de diálogo Regra e fazer alterações.

Contadores, você pode ajudar seus clientes e economizar algum tempo se você exportar e importar regras entre as empresas da QBO.