Modelagem financeira no Excel: o que fazer se o tamanho do arquivo estiver fora de controle - manequins

Quando você começa a obter uma quantidade razoável de dados em seu modelo financeiro, é muito fácil terminar com um enorme Arquivo do Excel que leva muito tempo para calcular, dificultando a revisão ou compartilhamento com os outros.

Se o grande tamanho do arquivo é devido a um grande número de linhas (digamos mais de 100 000), considere usar Power Pivot para armazenar os dados em vez disso.

Se você encontrar seu modelo ficando fora de controle (e você está usando o Excel padrão, sem a ajuda do Power Pivot ou de outros complementos), aqui estão alguns testados e testados Dicas que você pode usar para manter o tamanho desse arquivo baixado:

• Remova qualquer formatação desnecessária. As cores e a formatação devem aplicar-se apenas ao intervalo necessário, e não a uma linha ou coluna inteira Evite formatação manual e use Estilos em vez disso.

  Quando você está apagando as células que você não está mais usando, você provavelmente faz isso selecionando a célula e pressionando a tecla Excluir. Essa ação limpa o conteúdo e as fórmulas, mas não limpa a formatação. Se você suspeita que este é um problema, você pode pressionar Ctrl + A para selecionar todas as células; em seguida, na guia Início da Faixa de opções, na seção Edição, clique no menu suspenso Limpar e selecione Formatos claros.

• Certifique-se de que as fórmulas estão referenciando apenas o intervalo de que precisam (não selecionando toda a linha ou coluna). Se suas fórmulas estão referenciando mais células do que elas precisam, isso usará mais memória. Por exemplo, use a fórmula = SUM (A1: A1000) para permitir linhas adicionais em vez de = SUM (A: A). Alternativamente, você pode formatar os dados como uma tabela e se referir às gamas de tabela de expansão automática em sua fórmula em vez disso.
• Remover (ou pelo menos verificar o tamanho) de qualquer logótipo ou imagem que você está usando. Um único arquivo JPG inserido em um modelo pode facilmente adicionar 10MB para um tamanho de arquivo do Excel.
• Evite tabelas dinâmicas. PivotTables realmente mastigam a memória. Se você tiver várias tabelas dinâmicas, verifique se eles estão usando a mesma fonte de dados e não criando uma nova.
• Remover links externos para outros arquivos. Para verificar se existem links externos no seu modelo, vá para a guia Dados na Faixa de opções e clique em Editar links na seção Conexões. Se o botão Editar links estiver acinzentado, isso significa que não existem links externos. Se eles existem, clique no botão e quando a caixa de diálogo Editar Link for exibida, clique em Recorrer Links para colar os dados de todos os links externos como valores e os links externos serão removidos. Se você tiver que usar links externos, tenha o arquivo fonte aberto ao mesmo tempo; Isso acelerará as coisas.
• Verifique se há redundâncias em entradas e cálculos. Às vezes, um modelo evolui, e pode haver partes que não são usadas ou partes onde a informação mudou.
• Evite funções voláteis. Algumas das funções voláteis mais usadas são OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, HOJE, ROW e COLUMN. O uso excessivo dessas funções específicas no seu modelo pode realmente diminuir seus cálculos. Se você deve usá-los, tente limitar sua aparência no modelo. Por exemplo, = TODAY () é muito útil para dar a data de hoje, mas em vez de usá-lo várias vezes em uma fórmula, faça-o em uma única célula e refira-se continuamente para essa célula para a data de hoje.
• Certifique-se de que não está usando o tipo de arquivo XLS. XLSX é um tipo de arquivo muito mais compacto, e você verá uma enorme diferença na velocidade e no tamanho do arquivo se você usá-lo. O XLSB é um tipo de arquivo de pasta binária do Excel que é ainda mais compacto que o XLSX.

Se você tentou todas essas dicas e você ainda está tendo problemas, considere mudar o cálculo para o manual (você pode fazer isso clicando na guia Fórmulas na Faixa de opções, indo para a seção Cálculo, e selecionando a opção de cálculo manual). Em seguida, pressione F9 somente quando precisar recalcular. Você saberá se algo precisa ser calculado, porque você verá Calcular na barra de status.

Finalmente, como último recurso, um pequeno truque é deixar uma célula no topo da coluna com o link ao vivo e colar todas as outras células como valores. Copie a célula para baixo e recalcule quando precisar atualizar. Isso certamente não é uma opção preferida, porque é demorado e propenso ao erro, mas é por isso que é um último recurso.