GoldMine 8 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Joel Scott

O software de negócios GoldMine ajuda você a organizar contatos, acompanhar atividades, marcar compromissos, criar relatórios e muito mais. Fortalecer as habilidades de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) dominando o GoldMine 8: Saiba como mover as abas para atender às suas necessidades, encontrar contatos (registros) em um flash e vincular seus registros para ver as relações entre seus contatos.

Como mover abas no GoldMine

O software GoldMine 8 CRM vem com 18 abas definidas, e você usará mais do que outros. Reorganize as guias GoldMine, movendo-as para cima ou para baixo, por ordem de preferência, importância ou frequência de uso.

Antes de começar a mover suas guias GoldMine, no entanto, esteja ciente de que você não pode ver todas elas simultaneamente, a menos que você clique na seta para baixo à esquerda das guias que estão sendo exibidas. Você então vê uma lista suspensa de todas as guias disponíveis e você pode navegar para cada uma dessas áreas clicando em qualquer item na lista suspensa.

Aqui estão dois exemplos de guias Goldmine para considerar os candidatos para a remoção do primeiro nível para o segundo:

• guia Resumo. Considere rebaixar esta guia na segunda camada e substituí-la pela guia Links. A guia Links ajuda você a acompanhar todos os documentos e arquivos associados a cada registro. Você provavelmente usará a guia Links mais frequentemente do que várias das guias originais que são exibidas por padrão.

• guia Referências. Embora você use a guia Referências, você provavelmente não usará tudo isso com frequência.

Siga estas etapas para rebaixar uma guia e promova outra ao mesmo tempo.

1. Clique na seta para baixo à esquerda das guias.

   Aparece uma lista suspensa.

2. Clique em Personalizar na parte inferior da lista.

   Aparece a tela Tabulações de exibição.

3. Destaque a guia que deseja promover ou rebaixar.

   Você não precisa tocar na caixa de seleção à esquerda da descrição da guia. Basta destacar o nome da guia e, em seguida, clique no botão Mover para cima ou Mover para baixo quantas vezes quiser. Você pode ver a guia selecionada para cima ou para baixo enquanto você clica.

4. Quando terminar de reorganizar todas as suas abas, clique em OK.

   GoldMine retorna para a área de trabalho principal. Suas mudanças entraram em vigor.

Estas alterações aplicam-se apenas ao usuário conectado atual e não afetam mais ninguém. Não existe uma configuração global ou empresarial para isso.

Se alguma das abas incomodá-lo tanto que você apenas deseja eliminá-las, pode fazê-lo na tela Opções, desmarcando a caixa ao lado de qualquer guia que deseja remover.Se você mudar de idéia, clique no botão Redefinir para restaurar todas as configurações originais, padrão.

2 maneiras de encontrar registros em um banco de dados GoldMine

Ao usar o software GoldMine 8 CRM, encontrar um registro pode ser a tarefa mais freqüente que você executa. Você pode localizar qualquer registro - não importa quantos se encontrem em seu banco de dados GoldMine - usando uma pesquisa simples ou uma pesquisa mais detalhada.

Com apenas um pouco de prática, você economizará tempo e criará relações com clientes ao colocar o GoldMine no trabalho. Por exemplo, você precisará procurar registros para agendar atividades, escrever notas ou verificar o histórico de um cliente. E toda vez que o telefone toca, você pode verificar rapidamente o registro do chamador.

A maneira semi-secreta e rápida de encontrar um registro GoldMine

Se você lida com muitas chamadas telefônicas todos os dias, algumas podem ser de pessoas que sabem claramente quem são, mas você não pode se lembrar de quem ele é. A última coisa que você deseja que o vendedor misterioso-cliente-chamador para saber é que você não se lembra dele ou ela. Com a GoldMine, você pode encontrar rapidamente e silenciosamente um registro de clientes enquanto está falando e conversando.

A maioria dos campos na tela principal permite que você aponte o mouse para um rótulo e clique duas vezes, o que abre uma janela de navegação. Por exemplo, se você clicar duas vezes no último rótulo, uma janela de navegação, como a que está mostrada abaixo, aparece. Esta janela de navegação é chamada de Centro de Pesquisa.

Nesta janela de pesquisa de exemplo, você verá que a letra "g" está no campo de pesquisa, então o GoldMine está listando todas as contas que têm um contato principal cujo sobrenome começa com essa letra:

Para fazer aparece a janela de navegação (Centro de pesquisa), certifique-se de clicar duas vezes no campo rótulo - não na caixa de texto na qual você insere dados.

O modo detalhado de pesquisa GoldMine

O GoldMine 8 Search Center permite que você faça buscas complexas, como pesquisar em vários campos ao mesmo tempo. Por exemplo, você pode querer encontrar todas as contas na Califórnia que tenham números de fax. Você amplia sua pesquisa de uma pesquisa simples e de campo único para vários campos clicando no botão Pesquisar no canto superior esquerdo da tela GoldMine.

Quando a janela do Centro de Pesquisa aparecer, selecione os campos a serem exibidos clicando no botão Colunas no canto superior direito do Centro de Pesquisa. Isso mostra a tela mostrada abaixo:

Ajusta os campos que você vê no Centro de Pesquisa.

Você pode adicionar ou excluir campos (colunas) do visor do Centro de Pesquisa destacando o campo específico e selecionando as setas esquerda ou direita no meio da tela para adicionar ou excluir a coluna.

Como vincular registros usando a guia Referências GoldMine

A guia Referências na tela principal GoldMine 8 permite que você ligue um registro para outro ou um registro para muitos outros. A guia Referências GoldMine é relacional, , o que significa que um dado de dados é vinculado a várias partes de outros dados.

Ao vincular um registro a outro, você pode ver rapidamente o que a relação entre dois ou mais registros pode ser.Suponhamos, por exemplo, que seu contador tenha consultado 17 outros clientes para você. Você agradece e grava cada uma das referências no registro GoldMine do seu contador. Faz isso parecer muito mais importante, não é?

Uma nota importante é que a guia Referências é bidirecional, então, depois de vincular A a B, B é vinculado de volta a A. A relação funciona como uma alternância. Ao clicar duas vezes em uma listagem de referências, a gravação a que o encaminhamento está vinculado aparece. Você pode retornar ao registro original clicando duas vezes novamente na lista de referências.

Nesta imagem, você pode ver dois registros ligados um ao outro na guia Referências:

Mesmo que você não tenha que rastrear os leads que você distribuiu aos revendedores, você pode usar a guia Referências para algum tipo de atividade relacionada. Trabalhar com uma conta que usa um consultor (ou um contador, ou um advogado) apresenta uma oportunidade para empregar a guia Referências. Uma referência é especialmente útil se esse mesmo consultor aparecer em outras contas suas e também é relevante se você faz parte de um sistema de distribuição de vários níveis.

Para criar um link de referência, siga estas etapas:

1. Na tela principal do GoldMine, clique na guia Referências.

2. Clique com o botão direito do mouse na área abaixo da aba e escolha Novo no menu de atalho.

   Aparece uma janela exibindo todos os registros em seu banco de dados.

3. Clique duas vezes na gravação que deseja vincular.

   Aparece a caixa de diálogo Propriedades de referência, permitindo que você insira as informações de referência. No lado esquerdo da caixa de diálogo, você vê o registro original e um campo de referência vazio abaixo dele. No lado direito da caixa de diálogo está a listagem para o registro ao qual a referência está sendo colocada. Você usa os dois campos de referência (um para cada registro) para indicar qual é o relacionamento entre os dois registros.

Cada um desses dois campos de Referência pode ter uma lista de pesquisa. Se você planeja fazer um uso extensivo das referências, você deve configurar essas listas de pesquisa para garantir alguma consistência nas relações que você usa.