Como criar uma ordem de compra no QuickBooks 2013 - dummies

Um pedido de compra serve um propósito simples: informa a algum fornecedor que deseja comprar algum item. Na verdade, um pedido é um contrato para compra. Para usar o QuickBooks 2013 para criar ordens de compra, siga estas etapas:

1. Diga ao QuickBooks que deseja criar uma ordem de compra escolhendo Fornecedores → Criar Pedidos de Compra.

   

   Se o menu Fornecedores não fornecer um comando Criar Pedido de Compra, o QuickBooks não sabe se deseja criar pedidos.

2. Use a lista suspensa do menu Fornecedor para identificar o fornecedor de quem deseja comprar o item.

   A lista suspensa Vendor lista cada um dos fornecedores em sua lista de fornecedores.

3. (Opcional) Classifique a compra usando a lista suspensa Classe.

4. (Opcional) Forneça um endereço de envio diferente na lista suspensa Enviar para no canto superior direito da ordem de compra.

   A lista suspensa Enviar para uma lista de todos os seus clientes, vendedores e funcionários. Você seleciona o endereço Enviar para, selecionando um desses outros nomes. Depois de selecionar uma entrada da lista Ship To, o QuickBooks preenche a caixa do endereço Ship To com as informações apropriadas.

   As guias principal, formatação e relatório da janela Criar encomendas de compras fornecem alguns botões e caixas padrão e familiar: Anterior, Próximo, Imprimir, Localizar, Ortografia, Histórico e Modelo.

5. Confirme a data do pedido de compra.

   Inicialmente, o QuickBooks coloca a data atual do sistema na caixa Data. No entanto, você deve confirmar que a data em que o QuickBooks entrar como a data do pedido está correta. Esta é a data do contrato . Muitas vezes, a data define termos contratuais - como o número de dias dentro dos quais o item deve ser enviado.

6. Confirme o número da ordem de compra.

   O número da ordem de compra, ou P. O. número, identifica de forma exclusiva o documento do pedido de compra. QuickBooks sequencialmente números de ordens de compra para você e coloca o número apropriado na caixa P. O. No.. O acaso que o QuickBooks faz sobre o número de ordem de compra certo geralmente está correto. Se não estiver correto, você pode inserir um número de substituição.

7. Confirme as informações do fornecedor e do envio para.

   O bloco Vendor e o bloco Navio para bloquear o fornecedor de quem você está comprando o item e o endereço para o qual deseja que o vendedor envie o envio. Esta informação deve estar correta se sua lista de fornecedores estiver atualizada e você tenha usado corretamente a lista suspensa Enviar para, para identificar, se necessário, um endereço de envio para o endereço alternativo.

   No entanto, confirme que as informações apresentadas nestes dois blocos de endereço estão corretas. Se a informação não estiver correta, é claro, conserte. Você pode editar as informações do bloco de endereços, selecionando as informações incorretas e depois redigitando tudo o que for mostrado.

8. Descreva cada item que deseja encomendar.

   Você usa as colunas da janela Criar encomendas de compras para descrever em detalhes cada item que deseja solicitar como parte da compra. Cada item passa por sua própria linha. Para descrever um item que deseja comprar do fornecedor, você fornece os seguintes dados:

   • Item: A coluna Item é onde você grava o número de item exclusivo para o item que deseja comprar. Lembre-se de que os itens precisam ser inseridos ou descritos na lista de itens. A principal coisa a saber sobre a lista de itens é que qualquer coisa que você deseja mostrar na fatura - ou, nesse caso, em um pedido de compra - deve ser descrita no arquivo do item.

   • Descrição: Na coluna Descrição, você descreve o item que você selecionou. Você também pode editar o campo Descrição para que ele faça sentido para clientes ou fornecedores.

   • Qtd: A coluna Qty especifica a quantidade do item que você deseja. Obviamente, você insere o número de itens que você deseja neste campo.

   • Taxa: A coluna Taxa especifica o preço por unidade ou taxa por unidade para o item. Note que o QuickBooks usa rótulos diferentes para esta coluna, dependendo do tipo de empresa que você configurou.

   • Cliente: A coluna Cliente identifica o cliente para quem o item está sendo comprado.

   • Quantidade: A coluna Montante mostra o total gasto para o item. QuickBooks calculará o valor para você, multiplicando a quantidade pela taxa (ou preço). Você também pode editar o valor da coluna. Neste caso, o QuickBooks ajusta a taxa (ou o preço) de modo que a taxa de quantidade sempre seja igual à quantidade.

   • Classe: Na coluna Class, você classifica os itens do pedido de compra no nível do item e não no nível do pedido.

   Você insere uma descrição de cada item que deve ser incluído no pedido. Isso significa, por exemplo, que se você deseja encomendar seis itens de um fornecedor, sua ordem de compra deve incluir seis linhas de informação.

9. Imprima o pedido de compra.

   O objetivo de registrar um pedido de compra no QuickBooks é criar um registro formal de uma compra. Você quase sempre deseja transmitir essa ordem de compra para o fornecedor. O pedido diz ao vendedor exatamente o que deseja comprar e o preço que você está disposto a pagar. Para imprimir o pedido, você pode clicar no botão Imprimir.

   Você também pode imprimir ordens de compra mais tarde em um lote se você verificar o botão Imprimir mais tarde (disponível na guia Principal) quando estiver criando ordens de compra, salve todas as ordens de compra que deseja criar e escolha o Arquivo-> Formulários de impressão → Ordem de compras.

10. Salve o pedido de compra.

    Para salvar seu pedido de compra, clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo.Se você clicar no botão Salvar e Novo, o QuickBooks salva esse pedido e exibe novamente uma versão vazia da janela Criar Pedido de Compras para que você possa registrar outra ordem de compra.