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Vídeo: [Excel] Importar e Utilizar Dados no Access (Parte 1/2) 2025
Seu primeiro passo ao capturar dados do Excel de uma dessas fontes externas, assumindo que você deseja mais tarde importar os dados, é usar primeiro o outro programa de aplicativos - como um programa de contabilidade - para exportar os dados a serem analisados para um arquivo.
Você possui duas abordagens básicas disponíveis para exportar dados de outro aplicativo: exportação direta e exportação para um arquivo de texto.
Exportação direta
A exportação direta está disponível em muitos programas de contabilidade porque os contadores adoram usar o Excel para analisar dados. Por exemplo, o programa de contabilidade de pequenas empresas mais popular do mundo é o QuickBooks da Intuit. Quando você produz um relatório de contabilidade no QuickBooks, a janela do documento de relatório inclui um botão Excel ou Exportar . Clique neste botão e o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Enviar relatório para o Excel.
A caixa de diálogo Enviar relatório para o Excel fornece botões de opção com os quais você indica se deseja enviar o relatório para um arquivo de valores separados por vírgulas, para uma nova planilha do Excel ou para um Excel existente planilha.
Para enviar ( exportar ) o relatório para uma planilha de Excel existente, você precisa identificar essa pasta de trabalho inserindo o nome do caminho da pasta de trabalho e o nome do arquivo na caixa de texto fornecida. Ou, clique no botão Procurar e use a caixa de diálogo Abrir arquivo do Microsoft Excel que aparece (não mostrada) para identificar a pasta e o arquivo da pasta de trabalho.
A caixa de diálogo Exportar relatório também inclui um botão Avançado. Clique neste botão e o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Avançada que você pode usar para controlar como o relatório exportado se parece. Por exemplo, você escolhe quais fontes, cores, espaçamento e altura de linha que deseja. Você também pode ativar e desativar os recursos do Excel na pasta de trabalho recém-criada, incluindo AutoFit, Gridlines e assim por diante.
Você pode ver como o relatório QuickBooks cuida de ter sido exportado diretamente para o Excel.
Certo, obviamente, você pode não querer exportar do QuickBooks. Você pode exportar dados diretamente de um programa de banco de dados, como o Microsoft Access, por exemplo.
Mas a coisa fundamental que você precisa saber é que os aplicativos que armazenam e coletam dados geralmente fornecem uma maneira conveniente de exportar informações para o Excel. Previsivelmente, alguns programas de aplicativos funcionam de forma diferente, mas geralmente, o processo é pouco mais do que clicar em um botão Excel ou escolher um comando com o nome de Exportar ou Exportar para o Excel.
Portanto, ao exportar dados de algum outro programa, seu primeiro passo é fazer um pouco de escavação e pesquisa para ver se há uma maneira de exportar dados facilmente e automaticamente para o Excel.Esta pesquisa de fato não deve levar muito tempo se você usar o sistema de Ajuda on-line.
Versões do Microsoft Access até e incluindo o Access 2003 incluem um comando Exportação no menu Arquivo e o Access 2007 e as versões posteriores incluem um comando Exportar no menu do Microsoft Office. Escolha o comando Exportar para exportar uma tabela, relatório ou consulta do Access para o Excel. Basta escolher o comando apropriado e, em seguida, usar a caixa de diálogo que o Access exibe para especificar onde as informações exportadas devem ser colocadas.
Exportando para um arquivo de texto
Quando você precisa exportar dados primeiro para um arquivo de texto porque o outro aplicativo não exportará seus dados automaticamente para uma pasta de trabalho do Excel, você precisará fazer mais um esforço. Felizmente, o processo ainda é muito difícil.
Quando você trabalha com aplicativos que não criarão automaticamente uma pasta de trabalho do Excel, você simplesmente criará uma versão de texto de um relatório que mostre os dados que deseja analisar.
O truque é que você envia o relatório para um arquivo de texto em vez de enviar esse relatório para uma impressora. Desta forma, o relatório é armazenado no disco como texto em vez de impresso. Mais tarde, o Excel pode facilmente importar esses arquivos de texto.
Veja como isso funciona em termos mais concretos, seguindo como o processo funciona no QuickBooks. Suponha que você realmente quisesse imprimir uma lista de itens que você vende. O primeiro passo é produzir um relatório que mostra esta lista. No QuickBooks, você produz esse relatório escolhendo o comando apropriado no menu Relatórios.
O próximo passo é imprimir este relatório em um arquivo de texto. No QuickBooks, você clique no botão Imprimir ou escolha Arquivo → Imprimir relatório. Usando qualquer abordagem, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Imprimir relatórios.
Preste atenção aos botões de opção Imprimir para mostrados perto da parte superior da guia Configurações. O QuickBooks, como muitos outros programas, oferece a opção de imprimir seu relatório para uma impressora ou para um arquivo.
Se deseja importar as informações no relatório, você deve imprimir o relatório em um arquivo. No caso do QuickBooks, isso significa que você seleciona o botão de opção Arquivo.
A outra coisa que você precisa fazer - se você tiver uma escolha - é usar um delimitador. A lista suspensa Arquivo mostra como o tipo de arquivo que o QuickBooks imprimirá. Muitas vezes, porém, os aplicativos permitem que você imprima arquivos de texto delimitados.
Arquivos de texto delimitados usam caracteres padrão, chamados delimitadores, para separar os campos de informações no relatório. Você ainda pode importar um arquivo de texto ASCII direto, mas importar um arquivo de texto delimitado é mais fácil. Portanto, se o seu outro programa lhe oferecer a opção de criar arquivos de texto delimitados, faça isso. No QuickBooks, você pode criar arquivos delimitados por vírgulas e arquivos delimitados por tabulação.
No QuickBooks, você indica que deseja um arquivo de texto delimitado, escolhendo o arquivo delimitado por vírgulas ou o arquivo delimitado por tabulação na lista suspensa Arquivo da caixa de diálogo Imprimir relatórios.
Para imprimir o relatório como um arquivo, basta clicar no botão Imprimir da caixa de diálogo Imprimir relatórios.Normalmente, o aplicativo solicita um nome de caminho. O pathname inclui o local da unidade e da pasta do arquivo de texto, bem como o nome do arquivo. Você fornece essas informações e, em seguida, o aplicativo produz o arquivo de texto.
