Como trabalhar com transações em um QuickBooks Online Register - dummies

Você abre um registro na página da Lista de Contas no QuickBooks Online (QBO). Para abrir a página da Lista de Contas, clique no ícone de Gear ao lado do nome da sua empresa e, no menu que aparece, clique em Gráfico de Contas na coluna Configurações.

Na página de Planos de Contas, você pode clicar duas vezes em qualquer conta que mostre um valor em dólares (incluindo 0) na coluna Balanceio do QuickBooks; Todas essas contas são contas do balanço e possuem registros.

Você pode clicar em uma conta para selecioná-la. Se o botão Registrar acima da lista de contas estiver disponível, você sabe que selecionou uma conta do balanço. Você pode clicar no botão Registrar para abrir o registro da conta.

Inserindo uma transação

Depois de clicar no botão Registrar ou clicar duas vezes em uma conta do balanço, você pode inserir uma transação em um registro; siga estes passos:

1. Clique em qualquer lugar em uma linha vazia.

   QBO preenche a data de hoje e exibe uma pequena caixa de listagem acima da data.

2. Clique na caixa de listagem e, na lista que aparece, selecione o tipo de transação que deseja inserir.

   Antes de abrir a caixa de listagem, aparece um título de tipo de transação. Depois de abrir a caixa de listagem, QBO exibe a lista de tipos de transação disponíveis e, no processo, cobre a data da transação; É por isso que você não pode ver a data da transação para a transação aqui.

   

   Quando você abre a lista de tipos de transação, a QBO exibe apenas os tipos de transações disponíveis no registro de conta que você abriu. Por exemplo, você pode registrar um pagamento do cliente em um registro de conta bancária, mas você não pode entrar na nota fiscal do cliente. Da mesma forma, você pode registrar um cheque ou um pagamento de conta em um registro de conta bancária, mas você não pode inserir uma nota de vendedor.

3. Pressione Tab e, se necessário, altere a data da transação.

4. Pressione Tab e, se apropriado, forneça um número de referência para a transação.

   Por exemplo, se você estiver gravando um cheque, forneça o número do cheque.

5. Pressione Tab e forneça um nome.

   Por exemplo, se você estiver gravando um pagamento recebido de um cliente, selecione o nome do cliente. Se você estiver escrevendo um cheque, forneça o nome do beneficiário.

6. Na coluna apropriada, forneça o valor da transação.

   Em um registro de conta bancária, registre um pagamento que você está fazendo na coluna do primeiro montante em dólares e um valor que você está depositando na coluna do segundo valor em dólares.

7. Pressione Tab.

   A colocação QBO do ponto de inserção depende do tipo de transação que você está entrando.Por exemplo, se você estiver inserindo um pagamento recebido, um pagamento de conta ou uma transação de reembolso, a QBO coloca o ponto de inserção na coluna Memorando, onde você pode digitar um memorando para a transação.

   Se, no entanto, você estiver inserindo uma transação Check, um depósito, uma receita de vendas, uma compra em dinheiro, uma despesa, uma transferência ou uma entrada de diário, a QBO coloca o ponto de inserção na coluna Conta. Selecione a outra conta (além da conta cujo registro você abriu) afetado pela transação. Por exemplo, se você estiver entrando em um cheque, selecione uma conta de despesas. Se você inserir uma conta e pressionar Tab, você pode inserir um memorando para a transação.

8. Pressione Tab e, em seguida, clique no botão Salvar que aparece logo abaixo da transação.

Editando uma transação

Você pode editar uma transação de um registro clicando na transação e clicando no botão Editar que aparece abaixo da transação. No entanto, você não edita a transação no registro. Em vez disso, QBO abre automaticamente a janela de transação para o tipo de transação selecionada. Por exemplo, se você optar por editar uma transação de Despesas em um registro de conta, a QBO exibe a transação na página Transações de Despesas.

Encontrando transações

Depois de um tempo, o número de transações em um registro pode ser muito longo, especialmente em um registro de conta bancária. Então, procurando uma transação através do registro - ou eyeball - pode se tornar uma maneira não produtiva de encontrar uma transação. Em vez disso, você pode usar alguns atalhos para ajudá-lo a encontrar uma transação específica.

Primeiro, você pode personalizar a aparência das transações no registro; clique no botão Personalizar que aparece abaixo do nome do registro. O QBO exibe uma janela que permite que você

• Classifique as transações por data, número de referência, quantidade (ascendente ou descendente), status de reconciliação ou data de criação.

• Filtre as transações exibidas pelo status de reconciliação.

• Mostre cada transação em apenas uma linha de registro em vez de duas linhas.

Este número se concentra no lado direito da página de registro. Observe a caixa Ir para data; Você pode digitar uma data de transação e clicar no botão Ir à direita da caixa Ir para data para visualizar rapidamente as transações que começam com essa data.

Além disso, você pode clicar no botão Localizar no registro que aparece no canto superior direito da página de registro. Quando você clica em Localizar no registro, QBO exibe a caixa de diálogo Localizar registro.

Nesta caixa de diálogo, você pode pesquisar pelo beneficiário, conta, quantidade, número de referência, data, nota ou tipo de transação. Depois de selecionar uma dessas opções na caixa de listagem Pesquisar, faça uma seleção ou digite o que deseja encontrar na caixa Localizar.

Em seguida, use a caixa de listagem Correspondência para especificar se as transações encontradas pela QBO devem corresponder, conter, ser maiores ou ser menores que as informações fornecidas na caixa Localizar. Finalmente, clique no botão Localizar e QBO exibe uma lista de transações que correspondem aos critérios de pesquisa.

No fundo, por trás da janela Localizar registro, o QBO abre a primeira transação na lista na janela de transação na qual foi criada. Por exemplo, se a primeira transação na lista for um pagamento de faturas, a QBO abre a janela de transação de pagamento de conta e exibe os detalhes dessa primeira transação encontrada como resultado de sua pesquisa.