Gerenciando o calendário no Microsoft CRM - dummies

Os ingredientes essenciais para o gerenciamento do calendário incluem a visualização das Atividades existentes, a entrada em novas Atividades, o reescalonamento inevitável das Atividades e (espero) eventualmente completar algumas atividades.

Visualizando seu calendário

Você pode visualizar seu calendário em sua Página inicial e em seu local de trabalho. Da Página Inicial, a sua visão é limitada às Atividades Passadas, Atividades Devidas Hoje e Atividades Devidas Amanhã. O calendário Workplace tem uma seleção maior de visualizações e é um pouco mais flexível.

Visualizando o calendário da Página Inicial

O calendário da Página Inicial, como mostrado na Figura 1, mostra ontem, hoje e amanhã. Você pode ajustar a data do destino clicando no ícone do calendário na parte superior da janela e selecionando uma nova data do calendário que aparece. Se você selecionar outra data, a exibição mostra apenas Atividades para esse dia - sem atividades futuras ou futuras.

Figura 1: O calendário da Página inicial.

Você pode classificar todas as Atividades exibidas em qualquer uma das quatro colunas na tela. Clicando no título da coluna re-classifica todas as suas Atividades. Ao clicar nesse título da coluna, funciona como um alternador para a sua classificação, indo para frente e para trás de uma ordem ascendente a uma ordem decrescente. As atividades são classificadas dentro da exibição de cada dia.

O calendário do Workplace

Embora o calendário da Página inicial seja provavelmente a primeira coisa que você olhará sempre que você iniciar o Microsoft CRM, o calendário Workplace tem mais opções de exibição e é um pouco mais gráfico. Você acessa o calendário Workplace selecionando a área Workplace (uma opção na parte inferior de praticamente todas as telas) e, em seguida, a opção do calendário do painel para o lado da tela principal. Depois de fazer essas seleções, você chega no visor mostrado na Figura 2.

Figura 2: O calendário do local de trabalho.

O calendário Workplace mostra apenas seus compromissos. Chamadas telefônicas e Tarefas, por exemplo, aparecem na Grade de exibição da lista de atividades. Você consegue, selecionando Atividades na barra lateral do local de trabalho.

Você pode alterar a data ou o intervalo de datas da exibição do calendário no local de trabalho, selecionando as datas do calendário no canto superior direito. Você também pode selecionar entre três modos de exibição (mês, semana e dia) da lista no lado direito da tela.

A Visualização da Lista de Atividades

Se você realmente quer saber o que está na sua agenda, a Grade da Exibição da Lista de Atividades é o local certo. Você consegue, selecionando Atividades do painel Workplace para o lado da tela principal.Este é o lugar onde seu dia deve começar, e esta é a janela em que você deve viver muito da sua vida profissional.

O campo Localizar atividades permite que você localize as atividades agendadas com base no assunto da atividade. Embora você possa usar a barra de listagem alfabética na parte inferior da janela para localizar assuntos de atividade que começam com uma letra específica, o campo Localizar atividade é mais flexível, pois você pode inserir caracteres consecutivos, como flor , para encontre assuntos de atividades começando com a Flórida. Você também pode usar o wild card, para corresponder a qualquer sequência de caracteres.

Você pode selecionar uma das várias visualizações. A sua seleção de uma visão funciona em conjunto com a seleção da atividade Localizar. Essas visualizações são:

Minhas Atividades: Estas são apenas as Atividades que estão na sua agenda. Incluem atividades passadas, atuais e futuras.
Atividades abertas: Estas são todas atividades abertas, quer pertençam a outra pessoa ou apenas para você. A visão padrão, infelizmente, mostra a quem pertencem.
Atividades fechadas: Estas são todas as atividades concluídas que o sistema contém.
Todas as atividades: Esta lista detalhada exibe atividades abertas e concluídas, independentemente de quem elas sejam.

Criando compromissos para você

Você pode criar um compromisso para você mesmo diretamente da Página inicial, que a ajuda online da Microsoft sugere. Este método é rápido, mas …

Você pode ter problemas quando concorda de alguma forma com algum compromisso sem primeiro verificar seu calendário. Você sempre está melhor verificando seu calendário antes de programar compromissos. Por esse motivo, você deve usar outra abordagem para agendar seus compromissos ao trabalhar on-line no Microsoft CRM.

1. No local de trabalho, selecione a opção Calendário do painel para o lado esquerdo do visor.

Seu calendário diário, semanal ou mensal aparece. Revise sua agenda aqui antes de se comprometer com outro compromisso ou atividade.

A exibição do calendário mostra apenas compromissos, não tarefas ou chamadas telefônicas. Se você deseja evitar o agendamento de duas chamadas de conferência ao mesmo tempo, considere referenciar a Exibição da Lista de Atividades em vez da Exibição do Calendário.

2. Selecione Criar um Novo: Nomeação do lado inferior direito da janela.

O formulário de detalhes, chamado de guia de nomeação, para inserir um novo compromisso aparece (como mostrado na figura 3).

Figura 3: Inserindo um novo compromisso do zero.

Várias peças de dados na guia Nomeação merecem esclarecimentos ou elaboração adicional:

Organizador: Esta é a pessoa que coordena a atividade. Não é necessário que o Organizador seja mesmo um dos participantes. Esta é a pessoa que você culpa quando a reunião está desordenada.

Participantes: Os participantes podem ser Contas, Contatos, Leads ou Usuários. Uma Conta é uma empresa, por isso não está claro o que significa ter uma empresa em vez de uma pessoa em uma reunião. Se um Lead for uma empresa, o mesmo problema surgirá.O uso mais comum do campo Attendee é incluir Contatos (que são pessoas) e Usuários (que são as pessoas da sua empresa). É comum misturar e combinar seus tipos de participantes. Você provavelmente deve ter sempre pelo menos um contato e um usuário.
Assunto: O texto que você inseriu no campo Assunto termina na exibição do calendário na mesma linha que o intervalo de tempo para a atividade. Na visualização semanal do calendário, o texto irá envolver para que você possa ver todo o texto. Na visão diária, o texto, se muito longo, pode ser interrompido.
Hora de Início e Hora de Término : Se você não inserir uma hora de início e término, especialmente para Compromissos, eles não serão exibidos em sua agenda.
Evento: Por padrão, um evento é uma atividade de um dia. Quando você seleciona um Evento Todo Dia, você não tem mais a opção de selecionar horários específicos. No entanto, você pode especificar as datas; e se a data de término for diferente da data inicial, você criou uma atividade que abrange vários dias. As férias são um bom exemplo de um uso adequado de eventos.
Notas: Esta é uma área de texto de forma livre não marcada que, em última instância, aparece nas linhas logo abaixo do período e do assunto no calendário.
Em relação a: Este campo permite anexar uma atividade a um ou mais registros. Esses registros podem ser contatos ou contas ou leads, por exemplo. Ao associar a atividade com mais de um registro, você pode ver a atividade de qualquer um desses registros.