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A janela Relatório do QuickBooks 2012 geralmente fornece oito botões diferentes: Modificar relatório, Memorizar, Imprimir, E-mail, Exportar, Ocultar cabeçalho, Recolher e Atualizar. Você pode descobrir o que esses botões de comando fazem por experimentação.
O botão Modificar relatório exibe a caixa de diálogo Modificar relatório. Você usa esse botão de comando para personalizar um relatório.
O botão Memorizar exibe a caixa de diálogo Memorizar relatório. A caixa de diálogo Memorizar relatório permite que você memorize, ou salvar permanentemente, um conjunto específico de configurações de criação de relatório. Depois de memorizar essas configurações, você poderá produzir o mesmo relatório exato, escolhendo o relatório memorizado no submenu Relatórios → Relatórios memorizados.
Você pode salvar um relatório memorizado no Grupo de Relatório Memorizado e também em um grupo memorizado de relatórios. Para fazer isso, selecione a caixa de seleção Salvar no Grupo de Relatórios Memorizados. Em seguida, use a lista suspensa Save in Memorized Report Group para selecionar o grupo de relatório no qual o relatório memorizado deve ser salvo.
O botão Imprimir comando permite que você imprima o relatório. Quando você clica em Imprimir, QuickBooks (às vezes após um pouco de aborrecimento), exibe a caixa de diálogo Imprimir relatórios. A caixa de diálogo Imprimir relatórios permite que você escolha como o relatório deve imprimir e onde deve ser impresso.
Por exemplo, a guia Configurações permite que você escolha a impressora, selecione uma orientação de página (retrato ou paisagem), especifique que você deseja apenas imprimir um intervalo de páginas do relatório e controlar a quebra de página.
A guia Margens do menu Relatórios de impressão permite especificar as margens que o QuickBooks deve usar nas páginas de relatório impressas. Você especifica as margens superior, direita, inferior e esquerda em polegadas.
Clique no botão Visualizar, fornecido na caixa de diálogo Imprimir relatórios, para exibir a janela de visualização. A janela de pré-visualização mostra como são as suas páginas de relatório impressas. A janela de pré-visualização também inclui botões para páginas das páginas anterior e seguinte do relatório, para ampliar e diminuir o relatório e para imprimir o relatório no papel.
Depois de usar a guia Configurações e a guia Margens para especificar como o QuickBooks deve imprimir um relatório, clique em Imprimir. O QuickBooks envia o relatório para sua impressora.
O botão de comando E-mail permite que você envie uma cópia do relatório por e-mail como anexo. Quando você clica em Email, o QuickBooks inicia seu programa de e-mail para você.
Se você clicar no botão Excel , o QuickBooks exibirá a caixa de diálogo Enviar relatório para o Excel.A caixa de diálogo Enviar relatório para o Excel permite que você coloque as informações em um relatório e copie-o para um arquivo que um programa de planilhas, como o Microsoft Excel, pode abrir facilmente.
Você pode enviar a cópia para uma nova planilha do Excel, para uma planilha de Excel existente ou para uma. arquivo csv (valores separados por vírgula), que pode ser aberto apenas por qualquer planilha ou programa de banco de dados.
Para copiar o relatório para uma nova pasta de trabalho, selecione a opção Criar nova planilha do Excel e, em seguida, a opção In New Workbook. Para copiar o relatório para uma nova planilha em uma pasta de trabalho existente, selecione a opção Criar nova folha de cálculo do Excel, a opção Existente na pasta de trabalho e, em seguida, digite o caminho eo nome da pasta de trabalho na caixa de texto.
(Se você não conhece o caminho e o nome da pasta de trabalho, clique no botão Procurar e, em seguida, use a caixa de diálogo que o QuickBooks exibe para localizar o arquivo da pasta de trabalho.)
Se você deseja copiar o relatório para um folha de cálculo existente do Excel, selecione a opção Atualizar uma planilha de Excel existente. O QuickBooks faz com que o Excel atualize a pasta de trabalho exportada anteriormente.
Finalmente, se você quiser copiar as informações do relatório para um arquivo de valores separado por vírgulas (um formato de arquivo que pode ser aberto por qualquer planilha ou programa de banco de dados), selecione a opção Arquivo vírgula separada (csv).
Se você clicar no botão Avançado na caixa de diálogo Exportar relatório, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Opções avançadas de exportação.
Esta caixa de diálogo permite que você controle o que a formatação do QuickBooks copia para o Excel (faça isso com as caixas de seleção Opções de formatação), para ativar ou desativar determinados recursos de formatação do Excel (faça isso com as caixas de seleção Recursos do Excel) e para configure algumas informações preliminares de impressão de pasta de trabalho no Excel (faça isso com os botões de opção Opções de impressão).
Este material tudo se relaciona com o funcionamento do Excel. Se você estiver confortável trabalhando com o Excel, vá em frente e faça as mudanças que deseja. Se você não está confortável trabalhando com o Excel, vá em frente e aceite as sugestões padrão do QuickBooks. Você pode mudar todas essas coisas mais tarde, com bastante facilidade, no Excel.
O botão Ocultar cabeçalho e o botão Recolher mudam a maneira como o relatório aparece na janela Relatório e, se impresso, na página.
Você clica no botão Ocultar cabeçalho para remover as informações do cabeçalho, como o nome da empresa. Se você ocultar o cabeçalho, você pode clicar no botão Ocultar cabeçalho novamente para substituir o cabeçalho.
O botão Collapse colapsa detalhes em um relatório. O QuickBooks não mostra subcontas em um relatório colapsado - apenas contas.
Para desmarcar um relatório que você colapsou anteriormente, clique no botão Expandir. O QuickBooks substitui o botão Recolher com o botão Expandir quando a janela Relatório mostra um relatório colapsado.
O botão Refresh informa o QuickBooks para atualizar as informações de um relatório para mudanças no arquivo de dados do QuickBooks. Isso parece louco no início, mas você pode realmente deixar as janelas de relatório abertas. Isso significa que uma janela de relatório pode mostrar uma demonstração de ganhos e perdas, por exemplo, de uma semana atrás.
Se você inseriu várias transações na última semana, os dados do relatório podem não estar corretos. Ao clicar no botão Atualizar, o QuickBooks sabe que deve atualizar o relatório para as mudanças mais recentes.
