Colaboração social e e-mail - dummies

Uma rede de colaboração social bem sucedida deve substituir parte da comunicação e colaboração que ocorre por meio de e-mail, particularmente na forma de listas de e-mail usadas para gerenciar discussões e respostas contínuas - todos os tópicos de e-mail. Os hábitos de e-mail são tão arraigados que a mudança geralmente vem lentamente, mas aqui estão as coisas a tentar:

• Tackle as listas de endereços em primeiro lugar. O e-mail nunca foi projetado como um meio para discussões de longa duração com muitos participantes e texto citado das mensagens de cada um. Os participantes da lista de correspondência devem apreciar o valor das discussões enfiadas em uma rede de colaboração social que são mais fáceis de seguir e mais flexíveis para links e conteúdo multimídia. Quando você faz uma troca individual de uma lista de endereços para um grupo social, você também fornece aos colaboradores outras ferramentas para compartilhamento de documentos e outros modos produtivos de colaboração.

• Incentive a colaboração social para conversas em equipe. Qualquer mensagem de e-mail com mais de um destinatário pode ser um bom candidato para uma postagem em uma rede de colaboração social. Os tópicos de e-mail de resposta geral a todos os tempos são muitas vezes enrugados e confundidos, pois os destinatários são adicionados a uma discussão ou abandonados. As listas de endereçamento evitam alguma confusão ao configurar o cabeçalho de email "Responder" para o endereço da lista. Mas em uma colaboração ad hoc, alguns destinatários de e-mail inevitavelmente clicam em "Responder" em vez de "Responder a todos", enviando uma resposta a uma pessoa e não ao grupo.

• Reconheça onde o e-mail ainda faz sentido. O e-mail permanece efetivo para comunicações um-para-um e deve ser entendido como a solução superior para a maioria das comunicações que se estendem fora da organização. Você pode convidar colaboradores externos próximos em um grupo de colaboração dentro da sua rede, mas, por definição, uma rede social empresarial é privada e não pode incluir todos.

• Considere a integração de e-mail. Experimente plugins de e-mail como o Jive for Outlook ou Harmon. ou seja, para o Outlook.

  O Jive para Outlook torna possível levar uma mensagem recebida por e-mail e convertê-la em uma discussão Jive, publicando sua resposta lá.

  Harmon. Ou seja, a ferramenta traz integração de colaboração em rede, conversação e compartilhamento de documentos na interface do usuário de e-mail, ligando-se aos ambientes de colaboração SharePoint, Yammer e Office 365 da Microsoft. Os usuários do Outlook podem interagir com discussões ou arquivos compartilhados alojados no SharePoint (no local ou na versão da nuvem que faz parte do Office 365).Para minimizar a confusão da versão, o plugin também incentiva os usuários a compartilhar arquivos na plataforma de colaboração, em vez de transmiti-los como anexos de arquivos. Harmon. ou seja, agora também oferece integração semelhante com o Yammer e o SkyDrive, o serviço da nuvem da Microsoft para o compartilhamento de arquivos.