11 Coisas a fazer se sua conta não-online não for balanceada no QuickBooks 2016 - dummies

Aqui estão algumas sugestões para reconciliar uma conta quando você estiver tendo problemas no QuickBooks. Se você estiver sentado na frente do seu computador, torcendo as mãos, experimente as dicas nesta seção:

• Verifique se você está trabalhando com a conta certa. Parece tonto, não é? Se você tiver várias contas bancárias, no entanto, acabar na conta errada é bastante fácil. Então, vá em frente e confirme, por exemplo, que você está tentando conciliar sua conta corrente no Mammoth International Bank usando a conta bancária Mammoth International Bank.

• Procure as transações que o banco registrou, mas você não. Percorra o extrato bancário para se certificar de que você registrou todas as transações que seu banco registrou. Você pode ignorar com facilidade as retiradas de dinheiro, as taxas especiais ou os encargos do serviço (como taxas de cheques ou caixa de depósito seguro), retiradas automáticas, depósitos diretos e assim por diante.

  Se a diferença for positiva - ou seja, o banco acha que você tem menos dinheiro do que você pensa que deveria ter - você pode estar faltando uma transação de retirada. Se a diferença for negativa, você pode estar faltando uma transação de depósito.

• Procure transações reversas. Aqui é complicado: se você entrar acidentalmente uma transação para trás - um depósito como retirada ou retirada como depósito - sua conta não se equilibra. E o erro pode ser difícil de encontrar. A janela Reconciliar mostra todas as transações corretas, mas uma quantidade de transação aparece na lista errada. (O montante aparece na lista Depósitos e outros créditos quando pertence à lista de cheques e pagamentos, ou vice-versa.) O cheque que você escreveu para a Acme Housewreckers para a demolição do seu automóvel aparece na lista Depósitos e outros créditos, para exemplo.

• Procure uma transação igual à metade da diferença. Uma maneira prática de encontrar a transação que você inseriu para trás - se você tem apenas uma - é procurar uma transação igual a metade da diferença irreconciliável. Se a diferença for $ 200, por exemplo, você pode ter inserido um depósito de $ 100 como retirada ou uma retirada de US $ 100 como depósito.

• Procure uma transação que seja igual à diferença. Aqui está um ponto óbvio: se a diferença entre os registros do banco e o seu igual a uma das transações listadas em seu registro, você pode ter marcado incorretamente a transação como desmarcada ou incorretamente deixou a transação sem marcação (mostrada como não esclarecida).Talvez isso fosse muito óbvio. Naaaah.

• Verifique se há números transpostos. Os números transpostos são dígitos flip-flopped. Por exemplo, você insere US $ 45. 89 como $ 48. 59. Essas perus sempre causam dores de cabeça para contabilistas e contadores de livros. Se você olhar para os números, detectar um erro geralmente é difícil porque os dígitos são os mesmos. Por exemplo, quando você compara um valor de cheque de US $ 45. 89 no seu cadastro com um cheque por US $ 48. 59 mostrados em seu extrato bancário, ambos os montantes de cheque mostram os mesmos dígitos: 4, 5, 8 e 9. Eles apenas mostram em uma ordem diferente.

  Os números transpostos são difíceis de encontrar, mas aqui está um truque que você pode tentar: Divida a diferença mostrada na janela Reconciliar em 9. Se o resultado for um número par de dólares ou centavos, é provável que você tenha transposto número em algum lugar.

• Use o botão Locate Discrepancies. A caixa de diálogo mostrada abaixo inclui um botão Locate Discrepancies, que pode clicar para exibir outra caixa de diálogo que imprime relatórios que podem ajudá-lo a reconciliar sua conta. Em particular, a caixa de diálogo permite que você visualize um relatório de mudanças feitas em transações previamente canceladas (o que seria uma atividade de contabilidade bastante suspeita e definitivamente implicaria sua reconciliação).

  Ele também mostra um relatório que lista as transações marcadas como desmarcadas durante as reconciliações anteriores, o que pode ser interessante porque talvez você tenha marcado erroneamente uma transação como esclarecida antes de ela ser realmente desmarcada.

  

  A caixa de diálogo Iniciar reconciliação.

• Peça a alguém que olhe para o seu trabalho. Essa idéia pode parecer bastante óbvia, mas você ficaria impressionado com a frequência com que um segundo par de olhos pode encontrar algo que você negligenciou. Pergunte a um dos seus colegas de trabalho ou funcionários (de preferência, uma pessoa que sempre parece ter muito tempo livre) para olhar tudo para você.

• Esteja atento a vários erros. Se você encontrar um erro usando esta lista de roupas e você ainda tem uma diferença, comece a verificar no topo da lista novamente. Você pode descobrir, por exemplo, depois de encontrar um número transposto para que você tenha entrado em outra transação para trás, ou incorretamente cancelado ou não confirmado uma transação.

• Tente novamente no próximo mês (e talvez o mês depois). Se a diferença não for enorme em relação ao tamanho da sua conta bancária, você pode esperar até o próximo mês e tentar reconciliar sua conta novamente.

  Considere o seguinte exemplo: em janeiro, você concilia sua conta e a diferença é de US $ 24. 02. Então você reconcilia a conta em fevereiro, e a diferença é de US $ 24. 02. Você reconcilia a conta em março, e - surpresa, surpresa - a diferença ainda é de US $ 24. 02. O que está acontecendo aqui?

  Bem, o saldo da sua conta inicial foi provavelmente desconto em US $ 24. 02. (Mais meses você tenta reconciliar sua conta e achar que você sempre é misteriosamente $ 24. 02 off, mais provável que esse tipo de erro seja culpado.) Após o segundo ou terceiro mês, ter QuickBooks entrar em um ajuste transação de US $ 24.02 é bastante razoável para que os saldos da sua conta.

  Se você reconciliou sua conta com o QuickBooks anteriormente, seu trabalho pode não ter a culpa. O erro pode ser (rolo do tambor, por favor) do banco! E neste caso, você deve fazer outra coisa …

• Entre no seu carro, dirija-se ao banco e implore ajuda. Como alternativa à idéia anterior - o que supõe que a afirmação do banco está correta e que seus registros estão incorretos - tente esta ideia: Peça ao banco que o ajude a conciliar a conta. Dica que você acha que o erro é provavelmente do banco, mas de uma forma muito agradável e cordial. Sorria muito.

  E uma outra coisa: Certifique-se de perguntar sobre o produto que o banco atualmente está publicando no lobby (o que encoraja a equipe a pensar que você está interessado nesse certificado de depósito de 180 meses, fazendo com que eles sejam extra- bom para você).

  Em geral, a manutenção do registro do banco geralmente é bastante boa. No entanto, seu banco possivelmente cometeu um erro, então peça ajuda. Certifique-se de pedir uma explicação de quaisquer transações que você descobre apenas ao vê-las em seu extrato bancário. Por sinal, você provavelmente pagará por essa ajuda.