Ajustar Contas físicas e valores de inventário no QuickBooks 2013 - dummies

O encolhimento de estoque, a deterioração e (infelizmente) o roubo combinam para reduzir o inventário que você possui fisicamente. Para registrar essas reduções de inventário no QuickBooks 2013, você periodicamente conta seu inventário e atualiza seus registros do QuickBooks com os resultados de suas contagens físicas.

Para gravar suas informações de contagem física no QuickBooks, você usa uma ferramenta especial. Especificamente, você usa o comando Ajustar Quantidade / Valor na mão. Este comando está disponível para você em dois lugares diferentes.

Se você exibir a lista de itens, clique no botão Atividades (que aparece na parte inferior da janela da Lista de itens) e escolha o comando Ajustar quantidade / Valor na mão. Você também pode escolher os Fornecedores → Atividades de inventário → Ajustar quantidade / Valor na mão. Escolher qualquer comando exibe a janela Ajustar Quantidade / Valor na mão.

Para usar a janela Ajustar quantidade / Valor na mão, siga estas etapas:

1. Use a lista suspensa Tipo de ajuste para indicar o que você está ajustando.

   Você pode ajustar a quantidade ou o valor da quantidade e do valor dos itens que você está mantendo no inventário. Basta selecionar a entrada apropriada na lista suspensa Tipo de Ajuste: Quantidade, Valor Total ou Quantidade e Valor Total.

2. Use a caixa de Data de Ajuste para registrar a data da sua contagem física.

   Em outras palavras, você deseja ajustar suas quantidades a partir do dia que você levou ou completou a contagem de inventário físico.

3. Use a lista suspensa Conta de Ajuste para identificar a conta de despesas que deseja usar para rastrear suas despesas de encolhimento de estoque.

4. (Opcional) Forneça um número de referência (se você usar números) para identificar ou referenciar a transação de forma exclusiva e significativa.

5. (Opcional) Identificar o Cliente: Trabalho e classe.

   Se for apropriado e, em muitos casos, não será, use o Cliente: Caixa de trabalho para identificar o cliente e o trabalho associado a esse encolhimento de inventário. De forma semelhante, se for o caso, use a caixa Class para identificar a classe que você deseja usar para rastrear esse encolhimento de inventário.

6. Forneça as quantidades de inventário corretas.

   As colunas Item, Descrição e Current Qty on Hand da janela Adjust Quantity / Value on Hand identificam os itens de inventário que você está mantendo e a quantidade atual conta.

   Use a coluna Nova Quantidade para fornecer a quantidade de contagem física correta do item.Depois de inserir a nova quantidade, o QuickBooks calcula a diferença de quantidade e mostra esse valor na coluna Qty Difference.

7. Ajuste o valor.

   Se você selecionar a entrada Valor Total ou a Entrada Quantidade e Valor Total na lista suspensa Tipo de Ajuste, o QuickBooks exibirá uma versão expandida da janela Ajustar Quantidade / Valor na Mão.

   Esta janela permite que você insira a quantidade de contagem física correta e o valor atualizado para o item de inventário. Você insere a quantidade de contagem física, obviamente, na coluna Nova Quantidade. Você insere o novo valor atualizado na coluna Novo Valor.

   Você provavelmente usa esta versão da janela Ajustar Quantidade / Valor na mão somente se estiver usando um método de avaliação do inventário do mercado mais baixo ou mais caro. Por exemplo, tanto os padrões contábeis financeiros como as regras contábeis tributárias permitem que você marque o seu inventário para o menor custo original ou seu valor justo de mercado.

   

8. Forneça uma descrição do memorando.

   Se você deseja descrever melhor a quantidade ou o ajuste de valor, use a caixa Memo para este propósito. Por exemplo, você pode querer referenciar as planilhas de contagem física, as pessoas que realizam a contagem física ou a documentação que explica o ajuste de avaliação.

9. Salve o ajuste.

   Depois de usar a janela Ajustar Quantidade / Valor na mão para descrever as mudanças de quantidade ou alterações de valor em seu inventário, clique no botão Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo para salvar a transação de ajuste.

   Como você provavelmente conhece neste momento da sua vida, Save & Close salva a transação e fecha a janela. Save & New guarda a transação, mas deixa a janela aberta no caso de você querer fazer alterações adicionais.