Básico de Fazer backup do arquivo de dados do QuickBooks 2014 - manequins

Uma tarefa extremamente importante que você ou algum colega de trabalho precisa completar é um backup do arquivo de dados do QuickBooks. Poucos itens armazenados no disco rígido do seu computador merecem tanto cuidado como o arquivo de dados do QuickBooks. Literalmente, o arquivo de dados QuickBooks descreve os assuntos financeiros da sua empresa. Você absolutamente não quer perder o arquivo de dados.

Perder o arquivo de dados, por exemplo, pode significar que você não sabe quanto dinheiro você tem, você não sabe se está fazendo ou perde dinheiro, e você não poderá facilmente ou com precisão prepare suas declarações fiscais anuais.

Felizmente, o backup do arquivo de dados do QuickBooks é bastante direto. Você precisa completar apenas nove etapas:

1 Escolha o comando Arquivo → Criar cópia.

QuickBooks exibe a caixa de diálogo Salvar cópia ou backup, que oferece três opções: a opção de salvar uma cópia de backup do arquivo do QuickBooks, a opção de criar um arquivo de empresa portátil e a opção de criar uma cópia do contador.

2Você deseja salvar uma cópia de backup, então clique no botão de opção Copiar cópia de segurança; em seguida, clique em Avançar para continuar.

Você pode criar um arquivo de backup completo ou um arquivo de empresa portátil quando você copia o arquivo QuickBooks. Um arquivo de empresa portátil é menor do que um arquivo de backup, por isso é mais conveniente se movimentar. Por exemplo, você pode enviar mais facilmente um arquivo de empresa portátil.

O esfregar com arquivos de empresas portáteis é o seguinte: o QuickBooks deve trabalhar arduamente para arrumar o arquivo da empresa portátil em um tamanho pequeno. O QuickBooks também tem que fazer mais trabalho para desativar o arquivo mais tarde, quando quiser trabalhar com ele.

Depois de clicar em Avançar, aparece a caixa de diálogo Salvar cópia ou backup. Você pode ir diretamente para a caixa de diálogo Salvar cópia ou backup, escolhendo o comando Arquivo → Criar backup.

3 Indique se deseja salvar o arquivo de backup do QuickBooks no computador da sua empresa ou no centro de dados externo do QuickBooks.

Clique em Backup local para indicar que você deseja armazenar a cópia de backup do seu arquivo no disco rígido do seu computador ou algum dispositivo de armazenamento removível, como uma unidade flash.

4Clique no botão Opções para escolher uma localização de backup.

QuickBooks exibe a caixa de diálogo Opções de backup.

5Specifique a qual pasta ou localização do disco o arquivo da empresa deve ser feito backup.

Você apenas insere um nome de caminho diretamente na caixa que informa onde salvar suas cópias de backup.

Se você não sabe como inserir um nome de caminho, clique no botão Procurar.Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Procurar pasta, use sua lista de pastas para selecionar o disco ou a pasta que você deseja usar para backups do QuickBooks.

6 (Opcional) Selecione suas opções de backup.

Você também pode usar a caixa de diálogo Opções de backup para especificar quando o QuickBooks deve lembrá-lo de fazer backup e como o QuickBooks deve fazer backup:

Adicionando marcadores de hora: Para adicionar a data e a hora da operação de backup ao arquivo de backup nome, selecione a caixa de seleção Adicionar a data e a hora da cópia de segurança para o nome do arquivo.

Limitando cópias de backup: para informar o QuickBooks para eliminar as cópias de backup antigas, selecione a caixa de seleção Limitar o número de cópias de backup nesta pasta para X e, em seguida, especifique quantas cópias de backup deseja manter usando a caixa de texto adjacente.

Configurando lembretes de backup: selecione Lembre-me para fazer backup Quando eu fechar a caixa de seleção Minha empresa Toda caixa de seleção X Vezes e a caixa de texto adjacente para especificar que deseja lembrar a cópia de segurança do arquivo QuickBooks quando você fecha o QuickBooks. Suas opções de intervalo incluem todas as vezes, a qualquer outra hora, a cada três vezes, e assim por diante.

Ativando a verificação de dados: use os botões de verificação para informar ao QuickBooks que ele deve verificar a integridade dos dados quando faz a cópia de segurança dos dados. Selecione o botão de opção Verificação completa para a verificação melhor e mais abrangente do QuickBooks.

Alternativamente, se você é alguém que não tem tempo para os segundos extras de verificar duas vezes que a verificação de dados tenha certeza, selecione o botão de opção Verificação mais rápida. Melhor ainda, leve cautela completamente ao vento - cuidado é para bebês de qualquer maneira - e selecione o botão de opção Não Verificação.

7 Clique em OK quando terminar de especificar a localização e as opções do backup e clique em Avançar.

QuickBooks exibe uma caixa de diálogo (não mostrada) que pergunta quando deseja fazer backup.

8Specifique quando quiser fazer backup.

Normalmente, você deseja fazer backup quando você escolhe o comando Salvar cópia ou Backup. Nesse caso, quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Salvar cópia ou backup que pergunta o "quando" pergunta, clique no botão Salvar It Now.

Você pode, no entanto, também dizer ao QuickBooks que agende regularmente os backups do arquivo de dados do QuickBooks de acordo com algum esquema inteligente - quando o QuickBooks pergunta o "quando" fazendo perguntas clicando nos botões Save It Now and Schedule Future Backups ou clicando no botão Only Schedule Future Backups.

Se você contar ao QuickBooks que deseja agendar backups, o QuickBooks exibe algumas caixas de diálogo que você usa para criar o novo cronograma de backup nomeando o cronograma e definindo os dias e horários em que os backups devem ser agendados.

9Clique em Finalizar para fechar a caixa de diálogo Salvar cópia ou backup.

Depois de especificar a forma como a operação de backup deve funcionar, clique em Concluir. O QuickBooks faz backup (ou cria uma cópia) do arquivo atual da empresa QuickBooks e armazena essa nova cópia de arquivo no local de backup.