Vídeo: Aula de Exercícios de Arquivologia para Concursos - Ao Vivo - Prof. Heron Lemos - AlfaCon 2025
Decidir quando e como deseja limpar ou arquivar o arquivo da empresa QuickBooks é principalmente uma questão de bom senso. Sua primeira consideração deve ser se você precisa condensar o arquivo da empresa.
Se o QuickBooks ainda funcionar a uma velocidade razoável, se você não se encontrar louco por causa de muitos itens não utilizados nas listas, ou se o arquivo de dados não cresceu monstruosamente grande (maior que 100 MB ou mais), você pode não precisa se condensar. Em muitos casos, você não consegue nenhum benefício ao limpar. E, ao não limpar, você ainda possui registros financeiros completos e detalhados na ponta dos dedos.
A execução de uma operação de limpeza não reduz necessariamente o tamanho do arquivo de dados do QuickBooks. Portanto, se você realmente deve ter um arquivo de dados menor, primeiro você deve executar uma operação de limpeza e, em seguida, salvar e restaurar um arquivo de dados portátil QuickBooks.
Aqui está outra noção de senso comum sobre limpar e arquivar os arquivos da empresa QuickBooks: você deve criar uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks. Na verdade, crie uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks no final do ano, depois que você ou o CPA fizerem os ajustes finais do ano.
É uma ótima idéia criar uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks que é usado para preparar sua declaração de imposto e quaisquer demonstrações financeiras, porque você sempre pode explicar mais tarde algum número em uma declaração de retorno ou financeira por olhando a cópia arquivística do arquivo de dados.
Um dos problemas com o uso do QuickBooks é que as pessoas podem alterar intencionalmente ou inadvertidamente transações antigas. Isso significa que alguém pode, infelizmente, trocar transações em um arquivo de dados do QuickBooks em um ano anterior. Quando essa alteração ocorre, alguém que olha o arquivo de dados do QuickBooks mais tarde pode não ser capaz de explicar um número em uma declaração de imposto ou em uma demonstração financeira.
Por exemplo, se alguém volta e muda uma transação em um ano anterior, e essa transação é usada para calcular as receitas totais do ano, você não pode mais usar os dados do QuickBooks para explicar números em sua declaração de imposto e suas demonstrações financeiras para a receita total.
Felizmente, ao ter uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks - o arquivo de dados do QuickBooks que forneceu números para sua declaração de imposto e as demonstrações financeiras - você sempre pode ver quais transações do QuickBooks suportam um determinado número de retorno de imposto ou número de declaração financeira.
Se você ainda está confuso sobre este ponto - e é um pouco complicado - pergunte ao seu consultor de impostos ou ao seu CPA sobre o problema.Ele pode explicar o perigo de ter uma mudança nos dados do QuickBooks que foi usado para preparar um retorno ou uma demonstração financeira depois que esse retorno foi preparado, ou depois que essas demonstrações financeiras foram publicadas e distribuídas.
