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Quando você entende o que o arquivamento no QuickBooks é, o processo é bastante direto. Para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, siga estas etapas:
- Escolha o comando Arquivo → Utilitários → Condensar dados.
QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Condens Data.
- Selecione o botão de opção Transações antes de uma data específica.
Esta opção diz ao QuickBooks que você quer fazer duas coisas: crie uma cópia arquivística do arquivo de dados do QuickBooks e defina o arquivo da empresa de trabalho para que não seja tão grande. O QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa removendo transações antigas e fechadas se você escolher na Etapa 3 para remover transações.
- Especifique as operações Remover transações antes da data.
Para especificar a data antes da qual as transações fechadas devem ser removidas, insira a data na caixa da data. Se desejar condensar o arquivo removendo transações até 31 de dezembro de 2016, por exemplo, digite 1/1/2017 na caixa da data. Você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um monte de transações fechadas, no entanto. Você remove transações fechadas somente se o arquivo da empresa QuickBooks estiver ficando muito grande. Você pode trabalhar facilmente com um arquivo da empresa QuickBooks com 25MB, 50MB ou mesmo 100MB (megabytes).
Embora normalmente, você condense um arquivo QuickBooks removendo transações antigas e fechadas, o comando Condense também cria arquivos sem transações e arquivos com apenas um intervalo de dados especificado de transações. Para criar um arquivo que contém listas e preferências, mas sem transações, selecione o botão de opção Todas as Transações.
Por sinal, você pode usar a opção Todas as transações para criar um arquivo quase vazio que você pode reutilizar (como para treinamento). Para criar um arquivo QuickBooks que contenha um intervalo de transações especificado, selecione o botão de opção Transações fora de um intervalo de datas e, em seguida, insira as datas que reservam o intervalo nas caixas Antes e Depois.
- Clique em Avançar quando terminar de especificar quais transações QuickBooks deve remover.
QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo Condens Data.
- Especifique como as transações devem ser resumidas.
Se você quiser resumir transações históricas, o QuickBooks usa uma segunda caixa de diálogo Condens Data para perguntar como deve resumir os dados históricos: com uma única entrada de diário de resumo, com entradas de diário de resumo mensais ou nenhum resumo. Selecione o botão de opção que corresponde à abordagem de resumo desejada.(Normalmente, você usa a segunda opção listada - tendo QuickBooks criar entradas de diário de resumo mensais - para que você ainda possa gerar relatórios mensais comparativos significativos.)
- Clique em Avançar quando terminar de especificar como o QuickBooks deve resumir as transações.
QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Condens Data.
- Especifique como as transações de estoque devem ser condensadas e clique em Avançar.
Se o seu arquivo QuickBooks incluir transações de inventário, o QuickBooks recomenda que você remova as transações de inventário antigas. Quando o QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Condens Data, você pode informar ao QuickBooks para fazer isso selecionando o botão de opção Resumir inventário de transações (recomendado). (Se você não quiser remover transações antigas, selecione o botão de opção Verificar detalhes de transação de estoque.)
Quando você clicar em Avançar, você continua na quarta caixa de diálogo Dados condensados, que pergunta quais transações devem ser consideradas fechadas.
- Especifique quais transações devem ser removidas e clique em Avançar.
O QuickBooks pede mais informações sobre o que constitui uma transação fechada ou antiga que deve ser removida. Você seleciona as caixas de seleção para indicar se as transações antes da data de remoção devem ser removidas mesmo que não estejam identificadas, marcadas como sendo impressas, marcadas como sendo enviadas e assim por diante.
Quando você clica em Avançar, você passa para a quinta caixa de diálogo Condens Data.
- Especifique qualquer limpeza de lista que deveria ocorrer e clique em Avançar.
Use a quinta caixa de diálogo Condens Data para informar ao QuickBooks que, além de remover as antigas transações fechadas, deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar caixas de seleção que informam o QuickBooks para remover contas não utilizadas, clientes não utilizados, fornecedores não utilizados e assim por diante. Ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizados, você não só reduz o tamanho do arquivo da empresa, mas também facilita as pessoas para trabalhar com a lista.
Quando você clica em Avançar, QuickBooks exibe a sexta caixa de diálogo Condens Data. A caixa de diálogo informa que o processo de arquivamento começa com o QuickBooks fazendo uma cópia do arquivo de dados e que a operação de condensação pode levar vários minutos ou até várias horas para ser concluída.
- Clique em Iniciar Condenso.
QuickBooks inicia o processo de condensação do arquivo de dados.
- Faça uma cópia de segurança do arquivo de dados quando solicitado.
No início do processo de condensação, o QuickBooks solicita que você faça backup do arquivo da empresa QuickBooks. A cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação condensada funciona da mesma forma que o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.
Depois de fazer uma cópia de segurança do arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. Novamente, como observado nas etapas anteriores, o processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos, ou pode levar várias horas se seu arquivo for muito grande.
