Converter arquivos do Word ou do Excel para PDF - dummies

O Adobe Acrobat Creative Suite 5 inclui ferramentas que facilitam converta arquivos do Microsoft Word e do Excel para o PDF. Quando você instala o Acrobat no seu computador, ele procura programas do Microsoft Office. Se o Acrobat localizar o Word, o Excel, o PowerPoint ou o Outlook, ele instala um complemento - o PDF Maker - para esses programas que ajudam a converter documentos do Microsoft Office em PDF em um único clique.

Embora o Microsoft Word e o Excel sejam padrões generalizados em muitos computadores corporativos, eles nem sempre são a melhor opção para distribuir documentos.

A formatação de documentos do Microsoft Word e as planilhas do Excel mudam dependendo das fontes disponíveis no computador dos usuários ou mesmo da impressora com a qual eles imprimem, enquanto os arquivos PDF podem manter o arquivo em constante consistência em vários tipos de computadores.

Além disso, os arquivos do Microsoft Word e Excel podem ser facilmente editados e os usuários também podem copiar e extrair informações desses arquivos com poucas limitações, enquanto os arquivos PDF são mais difíceis de copiar e podem ser protegidos com opções de segurança robustas.

Converter um arquivo do Word ou do Excel em um arquivo PDF supera essas limitações e é bastante direto. Escolha entre dois métodos:

• No interior do Microsoft Word ou Excel, verifique se o documento que deseja converter para um arquivo PDF está aberto e, em seguida, clique no botão Criar PDF na barra de ferramentas principal para converter o documento.

• Com o Office 2003 ou anterior, escolha Adobe PDF → Converter para Adobe PDF.

Independentemente do método escolhido, você deve especificar a localização do arquivo PDF que foi criado e nomear o arquivo, a menos que você tenha alterado as preferências do PDF Maker.

No Office 2007, clique no botão Preferências na guia Acrobat ou em versões anteriores do Office, escolha Acrobat → Alterar configurações de conversão. Na caixa de diálogo Adobe PDF Maker, desmarque a opção Prompt for Filename PDF para que os arquivos PDF sejam gerados em uma etapa, sem inserir o nome do arquivo PDF.

Você pode adicionar funcionalidade aos documentos PDF que você criou. Clique na guia Preferências se estiver trabalhando no Office 2007 ou escolha Acrobat → Alterar configurações de conversão em versões anteriores do Office. Na caixa de diálogo que aparece, reveja as seguintes configurações:

• Anexar arquivo de origem : faz com que o documento original do Office se incorpore no arquivo PDF como anexo. Quando o arquivo PDF é distribuído, o arquivo original é incluído no arquivo PDF.

• Criar marcadores : adiciona marcadores interativos que facilitam a navegação no arquivo PDF.Os marcadores são adicionados com base nos estilos do Microsoft Word, como o texto denominado Título 1. Os marcadores aparecem no painel Marcadores ao visualizar o PDF.

• Adicionar links : converte automaticamente os links do Word, como endereços da Web, em links de PDF que você pode usar ao visualizar o arquivo no Acrobat ou Adobe Reader. Dentro da caixa de diálogo de preferências do PDF Maker, clique na aba do Word para acessar as opções de links adicionais que podem ser incorporadas em arquivos PDF criados a partir do Word.