Criando uma Regra no Lotus Notes 6 - dummies

Uma regra diz ao Notes o que fazer com certas mensagens recebidas. Por exemplo, você pode ter uma regra que sempre coloca mensagens com uma determinada palavra no campo do assunto em uma determinada pasta ou uma regra que mova o email de uma determinada pessoa diretamente para a pasta Lixeira, ou talvez uma regra que mude instantaneamente a importância de qualquer mensagem que você receba de seu chefe para o Alto. Veja suas regras clicando na palavra Regras no painel de Navegação.

Para criar uma nova regra, primeiro clique na pasta Regras no painel de navegação do seu correio. Em seguida, clique no botão Nova regra da Barra de Ação. A Figura 1 mostra a caixa de diálogo (bastante grande) de Nova Regra que aparece.

Figura 1: Crie uma nova regra aqui.

Como você pode ver na Figura 1, a caixa de diálogo Nova Regra é dividida em três seções. Esta Regra É determina se a regra está habilitada, Especificar Condições decide quais mensagens a regra irá agir e Especificar Ações determina o que a regra fará com as mensagens que ele escolher.

Qualquer nova regra que você cria está habilitada, por padrão. Você pode, no entanto, ter uma regra que você deseja desabilitar temporariamente; Por exemplo, talvez você não deseje as mensagens de correio recebidas enviadas para essa pasta, por enquanto. No topo da caixa de diálogo, use os botões de opção Esta regra são para decidir se a regra está sendo aplicada. Selecione o botão de opção On no campo (o padrão), e a regra faz o que você disse para fazer. Por outro lado, se você selecionar o botão de opção Desativado, sua regra será suspensa até você ativá-la novamente.

Criando a condição de uma regra

Os campos na seção Especificar Condições da caixa de diálogo Nova Regra determinam as mensagens às quais sua regra será aplicada. A idéia básica é usar esses campos para configurar um critério e depois usar o botão Adicionar para salvar a condição. Algumas regras podem ter apenas uma condição, como O assunto contém Adulto . Outros podem ser mais complicados, com mais de uma condição. Por exemplo, você poderia ter uma regra que procurasse uma mensagem recebida com as palavras Atualizações de vendas na linha de assunto que foram enviadas por um cara chamado Rob Fichtel.

Quando você define o segundo campo suspenso na seção Especificar condições da caixa de diálogo, você pode escolher entre 13 locais diferentes para procurar:

• remetente: Escolha mensagens pelo nome da pessoa que enviou a mensagem. Você poderia, por exemplo, criar uma regra que procure automaticamente mensagens de seu chefe.
• assunto: Selecione mensagens com base no conteúdo da mensagem, como Atualização de vendas .
• corpo: Encontre mensagens com uma determinada palavra ou frase em qualquer parte do corpo da mensagem.
• importância: Selecione mensagens com base na importância que o remetente escolheu para ele (Alto / Médio / Baixo).
• prioridade de entrega: Selecione mensagens com base na prioridade de entrega que o autor atribuiu à mensagem.
• para: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo Para da mensagem.
• cc: Selecione as mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo cc da mensagem.
• bcc: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo bcc da mensagem.
• para ou cc: Selecione mensagens pelo nome da pessoa ou pessoas no campo To ou cc da mensagem.
• corpo ou assunto: Digite um critério que a Notes procurará no assunto e no corpo das mensagens.
• Domínio na Internet: Especifica mensagens de uma determinada empresa, como ibm. com ou sua empresa de clientes. com.
• tamanho: Especifica mensagens de um tamanho específico.
• todos os documentos: Aplica sua regra a todas as novas mensagens.

Depois de informar a Notes para onde procurar, você usa o terceiro campo suspenso na seção Especificar condições da caixa de diálogo para indicar a Notes qual tipo de comparação que lhe interessa:

• contém: O termo que você inseriu no terceiro campo pode ocorrer em qualquer lugar no campo que você selecionou no primeiro campo.
• não contém: O que você escolheu no primeiro campo não pode incluir o que você inseriu no terceiro campo.
• é: O que você escolheu no primeiro campo deve ser exatamente igual ao que você inseriu no terceiro campo.
• não é: O que você escolheu no primeiro campo não pode ser o que você inseriu no terceiro campo.

Finalmente, use o terceiro campo na seção Especificar condições para informar o que você está procurando. Basta digitar o termo de pesquisa - o nome de uma pessoa, a palavra que deseja encontrar no corpo da mensagem, o nome do domínio da Internet e assim por diante - no terceiro campo.

Depois de definir as três partes da condição, clique no botão Adicionar para salvar a condição. Se você mudar de idéia depois de salvar uma condição, você pode usar os botões Remover e Remover tudo para editar os erros. Você deve selecionar a condição no campo Quando as mensagens do correio chegarem que conhece estas condições e clique no botão Remover para removê-la.

Às vezes você pode querer uma regra com mais de uma condição. Talvez a regra se destine a encontrar mensagens que sejam de um determinado cliente e que também tenham as palavras nova ordem na linha de assunto. Uma regra pode ter tantas condições quanto quiser; apenas continue usando esse botão Adicionar se precisar de mais de um.

Quando você especifica várias condições para uma regra, você pode querer indicar que o Notes atue somente se o critério a cada for cumprido. Outras vezes, você pode querer que as Notas atuem se qualquer dos critérios especificados forem atendidos. Por exemplo, na Figura 1, Notas está configurada para excluir todas as mensagens cujo corpo ou assunto contém a palavra Adulto . A palavra Adulto não precisa aparecer nos dois lugares para ativar a regra.Se preferir, você pode configurar o Notes para que a palavra Adulto seja exibida no objeto e para ativar a regra. Você controla esse recurso selecionando AND ou OR no primeiro campo suspenso. Este campo suspenso aparece apenas depois de clicar em Adicionar para adicionar pelo menos uma condição à sua regra.

Definindo a ação de uma regra

Depois de informar o Notes sobre quais mensagens uma regra irá agir, use a seção Especificar ações da caixa de diálogo para determinar o que o Notes fará com essas mensagens. Esta é a parte da caixa de diálogo em que você diz à Notes que deseja que essas mensagens sejam movidas para uma determinada pasta, excluídos e assim por diante.

Esta seção da caixa de diálogo tem dois campos. O primeiro - uma lista suspensa - informa o que você quer fazer com essas mensagens. O segundo campo diz a Notes onde colocá-los.

No primeiro campo, você pode escolher entre seis coisas com uma mensagem que atende às condições que você estabeleceu na parte superior da caixa de diálogo Nova Regra:

• mover para a pasta: Informar as Notas para mova as mensagens correspondentes para uma determinada pasta, o nome do qual você insere no segundo campo ou use o botão Selecionar para escolher, ambos aparecendo quando você seleciona esta opção.
• copiar para a pasta: Diga as Notas para mover as mensagens correspondentes para uma determinada pasta, o nome do qual você inseriu no segundo campo ou use o botão Selecionar para escolher, ambos aparecendo quando você seleciona esta opção. Isso difere de mover para uma pasta na medida em que a mensagem permanece na sua Caixa de entrada.
• enviar cópia para: Encaminhar automaticamente a mensagem para outra pessoa.
• definir data de expiração: Marque a data em que a mensagem expirará.
• altera a importância para: Marque a importância da mensagem como Alta, Média ou Baixa - independentemente de como o remetente definiu a importância da mensagem.
• delete: Remova a mensagem.

Depois de usar esta lista suspensa para decidir o que acontecerá com as mensagens, use o campo à direita para inserir o nome da pasta ou o nome da pessoa para a qual a mensagem será encaminhada e, portanto, em. O campo à direita aparece ou não depende do que você selecionou na lista suspensa.

Depois de definir a condição e a ação da regra, clique no botão OK na parte inferior da caixa de diálogo Nova regra para salvá-la. Sua nova regra aparecerá na visualização de regras em seu e-mail.

Como com condições, uma regra pode ter mais de uma ação. Por exemplo, você pode configurar uma regra que procura mensagens de um determinado cliente e, em seguida, encaminha automaticamente essa mensagem para o seu assistente depois de arquivar a mensagem em uma pasta especial.