Retenção de documentos em QuickBooks - manequins

Por quanto tempo você deve manter relatórios antigos, cópias de faturas e outros dados contábeis? Infelizmente, não existe uma resposta única para essas perguntas. No entanto, aqui estão algumas coisas para pensar:

• Considere se a outra parte em uma transação sempre vai querer a informação. Por exemplo, se você discute cronicamente com um fornecedor sobre se você pagou alguma conta, faz sentido ficar com as contas do vendedor e quaisquer registros de seu pagamento enquanto o argumento continuar.

  Isso significa que qualquer documentação que documenta facturas e pagamentos do fornecedor não precisa necessariamente ser mantida se você não tiver um problema.

• Considere os requisitos de contabilidade fiscal. Por lei (muitas pessoas não percebem isso), uma empresa é necessária para manter registros contábeis para reportar seus lucros, perdas, rendimentos e deduções ao Internal Revenue Service. Isso significa que qualquer coisa que você precisa para calcular seus lucros ou elementos substantivos de seus cálculos devem ser mantidos.

  No entanto, existe um estatuto de limitação que normalmente é executado três anos a partir da data em que você arquivou o retorno pela última vez. Isso significa que, na maioria dos casos, você não precisa manter a papelada que é mais velha do que três anos após a devolução a que se relaciona. Em outras palavras, se você tiver dados do ano de 2009 e você arquivou a declaração de imposto do ano de 2009 em 15 de março de 2010 até o dia 16 de março de 2013, você não deveria (na maioria dos casos) precisar de manter toda a documentação antiga.

  O estatuto de limitação determina que você deve descartar as coisas antigas. Uma palavra de cautela está em ordem, porque existem poucas exceções a este prazo de três anos de limitação:

  • Se você foi realmente descuidado e, por sua negligência, omitiu receita bruta em mais de 25% do seu mostra de retorno, o estatuto de limitação é igual a seis anos.

  • Se nenhum retorno é arquivado ou um retorno fraudulento é arquivado, não existe um estatuto de limitação.

  • Os Estados sem impostos sobre o rendimento (como o estado de Washington) usam um conjunto de regras diferentes e podem usar um estatuto de limitação mais longo. Estado de Washington, por exemplo, diz que o estatuto de limitação é de quatro anos e não de três.

• Considere os registros antigos que você pode precisar no futuro para calcular um item para sua declaração de imposto. Esses registros precisam ser mantidos. Por exemplo, se você comprou uma fábrica há 30 anos, mantenha esses registros de compras até 3 (ou 6) anos depois de vender a fábrica.

• Considere que, em algumas indústrias, existem outras regras ou regulamentos de retenção de documentos. Por exemplo, se você é um médico, você mantém seus registros de pacientes idosos - e isso pode incluir informações contábeis do paciente - por mais de apenas três anos. Essas outras regras de retenção de documentos variam de acordo com a indústria. Descubra quais são as regras para a sua indústria.

• Considere o risco de manter informações confidenciais por muito tempo. Finalmente, embora você possa ponderar todos os pontos perdidos e concluir que você deve manter seus registros financeiros em perpetuidade, note que essa abordagem também cria riscos. Quanto mais documentação financeira você arquivar, mais fácil em alguns casos pode ser que essa informação se perca ou seja roubada.

  Você não gostaria, por exemplo, de manter tantos anos de dados que você tem que alugar um armazém em uma parte ruim da cidade apenas para armazenar o material.

Resumindo, como você faz sentido dessas sugestões vagas? Venha com uma estimativa aproximada de quanto tempo você acha que deveria aguentar coisas.

Se você não está fazendo nada de criminoso ou fraudulento ou desleixado, jogue qualquer coisa com mais de cinco anos de idade. Segregar documentos que você pode jogar por ano em caixas. Rotule as caixas com o número do ano. Também rotular as caixas com uma nota como "Descartar em 2016" apenas para que você saiba quando você pode jogar essas coisas.

Você pode querer pensar duas vezes sobre simplesmente lançar registros financeiros. Não jogue seus registros pessoais ou, claro, qualquer registro de cliente: destrua os documentos primeiro.

Por sinal, algumas lojas de grande bilheteria oferecem serviços de retalhamento na loja a preços razoáveis.