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O QuickBooks 2012 faz a maioria das entradas de diário para você. Por exemplo, quando você usa o QuickBooks para registrar um cheque de US $ 1 000 que paga os suprimentos da Acme para alguns produtos de papel que você comprou, o QuickBooks debita automaticamente a despesa de suprimentos (desde que você indique que o cheque é para suprimentos) e, em seguida, créditos em dinheiro.
Da mesma forma, quando você produz uma fatura que registra uma venda, o QuickBooks faz essas entradas de diário para você. Por exemplo, se você vendeu US $ 13.000 de cachorros-quentes e bolachas, e aqueles cachorros-quentes e pães realmente custam-lhe US $ 3 000, o QuickBooks depõe dinheiro por US $ 13 000, receita de vendas de créditos por US $ 13 000, o custo dos débitos vendidos para US $ 3 000, e inventário de créditos por US $ 3 000.
Em outras palavras, para a maioria das suas transações de rotina, o QuickBooks lida com as entradas do diário para você nos bastidores.
Isso não significa, no entanto, que você sempre pode evitar trabalhar com entradas de diário. Qualquer transação que não pode ser tratada através de um formulário QuickBooks padrão - como o formulário de fatura ou o formulário de checagem de escrita - deve ser gravada usando uma entrada de diário.
Por exemplo, se você comprar algum ativo fixo escrevendo um cheque, a compra do imobilizado será gravada automaticamente pelo QuickBooks. No entanto, a depreciação que será usada para gastar o ativo durante a vida econômica estimada deve ser registrada com as entradas de diário que você constrói e digite uma maneira diferente.
Um outro ponto realmente importante: as informações do balanço de teste fornecem os dados brutos que você precisa para preparar sua demonstração financeira. Na verdade, você não precisa tomar esse tipo de dados brutos e preparar suas demonstrações financeiras. Previsivelmente, o QuickBooks facilita, rapidamente e sem esforço suas demonstrações financeiras usando esta informação de balanço de teste.
O QuickBooks cria automaticamente a maioria das entradas de diário para você, cria um saldo de teste usando informações de entrada no diário e, quando solicitado, produz demonstrações financeiras. A maior parte do trabalho de contabilidade de entrada dupla, então, continua nos bastidores. Você não se preocupa com muitas entradas de diário no dia-a-dia.
E se você não quiser ver um saldo de teste, você não precisa. Na verdade, se você apenas usa o QuickBooks para produzir faturas e para escrever cheques que pagam as contas, quase todas as informações que você precisa para preparar suas demonstrações financeiras são coletadas automaticamente. Então, isso é realmente bom.
No entanto, nem todas as informações necessárias para a produção de declarações financeiras boas e precisas são coletadas automaticamente.Você encontrará um punhado de casos importantes que devem ser tratados de forma especial através de entradas de diário que você ou seu CPA construam e entrem.
