Filtragem de uma folha de dados no Access 2003 - dummies

Filtragem uma folha de dados do Access 2003 é uma maneira de se concentrar em registros específicos, em vez de todos os registros em uma tabela. Você pode filtrar registros que não são relevantes para o que você está tentando fazer no momento.

Quando você filtra dados, você usa critérios para informar ao Access o que deseja ver. Um critério é um teste que os dados passam para exibir após o filtro se aplicar. Por exemplo, você pode solicitar acesso para mostrar os registros com uma data do pedido de 5/1/03. Um critério mais avançado é a ordem com data a partir de 5/1/03.

Você pode usar cinco tipos de filtros em uma tabela: Filtrar por seleção, Filtrar por formulário e Filtro / classificação avançada. A Tabela 1 mostra como usar cada filtro.

Tabela 1: Tipos de filtros de folha de dados

Tipo de filtro	Quando você deve usá-lo
Filtrar por seleção	Você tem um registro com um determinado valor em um campo e você deseja encontrar todos os outros registros que tenham o mesmo valor nesse campo.
Filtrar por formulário	Você tem mais de um critério; por exemplo, você deseja encontrar pedidos feitos antes de 1/1/03 que foram pagos por cartão de crédito.
Filtro para entrada	Você deseja digitar o valor ou os valores que você está procurando em um campo específico ou deseja usar uma expressão como seu critério.
Filtro Excluindo Seleção	Você pode encontrar um registro com um determinado valor em um campo e você deseja excluir todos os registros que tenham o mesmo valor nesse campo.
Filtro avançado / Ordenar	Você quer fazer mais do que os outros filtros permitem, como classificar e aplicar critérios para vários campos. Advanced Filter / Sort cria uma consulta usando apenas uma tabela.

Noções básicas de filtragem

Se você deseja obter um controle sobre todo o conceito de filtragem, comece por dar uma olhada nas partes de uma folha de dados que se relacionam com filtros. A Figura 1 mostra uma folha de dados com os botões de filtro e os indicadores marcados. Esta folha de dados tem um filtro aplicado - você pode contar por causa dos indicadores da folha de dados filtrada na parte inferior da folha de dados. Além disso, o botão Aplicar / Remover filtro é realçado - se for clicado novamente, o filtro será removido e todos os registros na folha de dados serão exibidos.

Figura 1: Uma folha de dados filtrada.

Você pode aplicar um filtro a qualquer folha de dados - que inclui uma tabela, é claro, mas também subdatasheets e folhas de dados geradas por consultas. Você pode inserir e editar dados em uma folha de dados filtrada. Apenas esteja ciente de que o filtro não é aplicado a novos registros até você voltar a aplicar o filtro (escolhendo registros -> Aplicar filtro / classificação).

Você pode filtrar usando os botões Filtrar por seleção ou Filtrar por formulário, ou você pode usar o menu.Visualize o menu Registros para ver as opções de filtragem, incluindo as que não possuem botões (há alguns no menu Registros e alguns no submenu Filtrar).

• Para reaplicar o último filtro que você aplicou, escolha Registros -> Aplicar filtro / classificação.
• Para remover um filtro, clique no botão Aplicar filtro ou escolha Registros -> Remover filtro / classificação.

Um filtro executa uma consulta simples em uma tabela - uma boa maneira de começar a analisar seus dados. A filtragem pode ajudá-lo a aquecer para criar consultas mais complexas. Se você está confuso sobre consultas, criar um filtro pode ajudá-lo a descobrir como escrever critérios para uma consulta. Quando você cria o filtro, escolha Registros -> Filtrar -> Filtro avançado / Classificar para vê-lo na grade de consulta. Olhe para a linha Critérios para ver como os critérios se parecem. Para fechar a grade da consulta, clique no botão Fechar na barra de ferramentas.

Os filtros aparecem na propriedade Filtro da folha de propriedades. Você pode filtrar uma tabela inserindo uma expressão lá, mas quase ninguém faz isso porque o filtro permanece aplicado e alguns registros podem ser filtrados no momento em que você abre a tabela.

Filtragem por seleção

A filtragem por seleção é o tipo mais simples de filtro - encontra registros com valores correspondentes em um campo. Para filtrar por seleção, siga estas etapas:

1. Encontre um registro com o valor ou o texto que deseja combinar e, em seguida, coloque o cursor na mesma célula para corresponder ao valor total.

• Para encontrar todos os produtos com o preço de 29. 99, coloque o cursor em uma célula de preço com o valor 29. 99.

• Para coincidir com o início do valor, selecione o primeiro caracter e tantos depois como você deseja combinar. Para encontrar todas as entradas no campo que começam com La, destaque o La in Lawn Flamingo antes de filtrar.

• Para combinar parte do valor, selecione os caracteres no meio de um valor que você deseja combinar. Selecione 99 para encontrar todos os valores que contêm 99, como 499.

2. Clique no botão Filtrar por seleção na barra de ferramentas

Acesso filtra a folha de dados para exibir apenas registros que tenham o mesmo valor nesse campo.

Para ver a tabela inteira, clique no botão Remover filtro (que é o outro lado do botão Aplicar filtro, o mesmo botão na barra de ferramentas alterna entre o botão Aplicar filtro e o botão Remover filtro).

Filtragem por exclusão

A filtragem por exclusão é muito semelhante à filtragem por seleção, exceto que ao invés de ver apenas os registros que correspondem aos seus critérios, todos os registros que correspondem são excluídos da folha de dados.

Para filtrar por exclusão, selecione um valor para excluir da mesma forma que você seleciona um valor para coincidir ao filtrar por seleção:

• Coloque o cursor em qualquer lugar da célula para excluir valores que correspondam ao valor total. Por exemplo, coloque o cursor em uma célula com o valor ME para excluir todos os endereços no estado de Maine.
• Selecione o início do valor e tantos caracteres depois como você deseja combinar para excluir todos os registros com valores iniciais correspondentes.
• Selecione os caracteres no meio de um valor para excluir todos os registros contendo a seleção em qualquer lugar do campo.

Para filtrar por exclusão depois de selecionar os valores que deseja excluir, escolha Registros -> Filtro -> Filtro Excluindo Seleção. (Este tipo de filtro não está na barra de ferramentas.)