Público com pastas públicas no Outlook 2002 - dummies

Se você usa o Outlook 2002 em uma rede Microsoft Exchange, você pode usar pastas públicas. Pastas públicas são lugares que um grupo inteiro de pessoas pode observar e adicionar itens. Você pode ter uma pasta pública para tarefas ou contatos. Você também pode criar uma pasta pública que contenha mensagens, muito parecidas com sua Caixa de entrada, exceto que todos podem adicionar mensagens e ler o mesmo conjunto de mensagens. Esse tipo de arranjo geralmente é chamado de um quadro de avisos ; você publica uma mensagem, alguém responde a ela, um terceiro responde a ambos e assim por diante. É um método de conduzir uma conversa em grupo sem ter todas as partes na conversa disponíveis ao mesmo tempo.

No Outlook, as pastas públicas se parecem com qualquer outra pasta. Uma pasta pública pode conter uma lista de contatos que toda a empresa compartilha ou uma lista de tarefas que um departamento inteiro usa. Você pode configurar uma pasta de discussão pública para uma conferência de grupo em curso sobre tópicos de interesse para todos os que compartilham a pasta, como notícias da empresa atual. Você também pode usar uma pasta de discussão pública para coletar opiniões sobre decisões que devem ser feitas ou como um sistema de anúncios classificados intra-empresa. Você pode organizar como uma pasta qualquer tipo de informação que você gostaria de trocar entre grupos de pessoas em sua rede.

Quando você clica em uma pasta pública, você vê uma lista de itens que se parece com uma lista de mensagens de e-mail, exceto que todas as mensagens são direcionadas para a pasta e não para uma pessoa. Em uma pasta pública, você pode alterar a sua visão dos itens, adicionar itens ou responder a itens que outra pessoa entrou.

Visualizando uma pasta pública

Sua empresa pode manter uma pasta pública para uma discussão on-line em andamento sobre questões importantes em sua empresa ou como boletim eletrônico da empresa para anúncios sobre atividades, benefícios e outras notícias.

Para visualizar uma pasta pública, siga estas etapas:

1. Escolha Visualizar-> Lista de pastas ou clique no botão Lista de pastas na barra de ferramentas.

Aparece a lista de pastas (veja a Figura 1).

Figura 1: A lista de pastas com pastas públicas.

2. Clique no nome da pasta que deseja ver.

Aparece a lista de itens na pasta.

Você pode clicar duas vezes no título de qualquer item que você vê para ver o conteúdo desse item.

Adicionando novos itens

Muitas pastas públicas são organizadas como discussões abertas em que qualquer um pode colocar seu valor de dois centavos. Todas as mensagens podem ser lidas por qualquer pessoa, então todos lêem e respondem a todos. Se você visualizar uma pasta e achar que está cheio de mensagens de pessoas diferentes que respondem uma à outra, você está olhando para uma pasta de discussão.

Para adicionar novos itens a uma pasta pública, siga estas etapas:

1. Escolha Visualizar-> Lista de pastas ou clique no botão Lista de pastas na barra de ferramentas.

A lista de pastas aparece.

2. Clique no nome da pasta.

Aparece a lista de mensagens na pasta.

3. Escolha Arquivo-> Novo-> Publicar nesta Pasta.

Aparece o formulário Novo item (veja a Figura 2).

Figura 2: O formulário Novo Item.

4. Digite um assunto e sua mensagem.

5. Clique em Publicar.

Agora, sua mensagem faz parte da lista de itens na pasta.

Respondendo a itens em uma pasta de discussão pública existente

Os bons modos e o bom senso dizem que, se você quiser participar de uma discussão, a melhor coisa a fazer é responder ao que os outros membros da discussão estão dizendo. Mas seja legal - não chame. Publicar respostas desagradáveis ​​para pessoas em um grupo de discussão online é chamado flaming . Flaming não é bem considerado, mas também não é incomum. Flaming cria conversas on-line que a maioria das pessoas não deseja participar. O que é bom é uma discussão quando ninguém fala? Além disso, arder no local de trabalho pode fazer você disparar. Então esfrie.

Quando você está participando de discussões de pastas públicas no trabalho, presuma que todos na empresa - desde os principais executivos até a mais nova temperatura - lerão o que você escreveu. Verifique a sua ortografia, NÃO ESCREVE EM LETRAS DE CAPITAL (COMO VOCÊ ESTÁ DISPONÍVEL) e use discrição no que você diz e como você diz. As mesmas regras se aplicam ao e-mail interoffice; Você não sabe quem lê o que você envia.

Para responder itens em uma pasta de discussão pública:

1. Clique duas vezes no item ao qual você deseja responder.

O item abre para que você possa lê-lo.

2. Clique no botão Post Reply na barra de ferramentas.

Aparece o formulário de resposta da discussão. O texto da mensagem para a qual você está respondendo já está no formulário (veja a Figura 3).

Figura 3: use o formulário Responder a discussão para adicionar seus comentários a uma discussão pública.

3. Digite o assunto e responda.

Sua resposta aparece em uma cor diferente do texto original.

4. Clique em Publicar.

Seu item junta-se à lista de itens de discussão.

Mover itens para uma pasta pública

Nem todas as pastas públicas são pastas de discussão. As pastas públicas podem ser projetadas para armazenar qualquer tipo de item. Você pode compartilhar listas de tarefas, calendários ou arquivos de outros tipos. Você não precisa criar um item de pasta pública na pasta onde deseja que o item termine. Você pode criar uma tarefa em sua própria lista de Tarefas, por exemplo, e depois movê-lo para uma pasta pública de tarefas.

Para mover itens para uma pasta pública:

1. Clique com o botão direito do mouse no item que deseja mover.

Aparece um menu, conforme mostrado na Figura 4.

Figura 4: Preparando-se para mover um item para uma pasta.

2. Clique em Mover para pasta.

Aparece uma caixa de diálogo que inclui a Lista de pastas.

3. Clique na pasta para a qual deseja enviar o item.

O nome da pasta que você clicou está destacado.

4. Clique OK.

Seu item se move para sua nova pasta.

Para o registro público

Você pode estar usando pastas públicas sem sequer saber disso.No Outlook, todas as pastas parecem iguais, seja você criá-las em seu próprio PC ou estiverem em uma rede corporativa ou na internet. Tudo o que você realmente precisa saber sobre pastas públicas é que eles são públicos, então qualquer pessoa que tenha acesso à pasta pública pode ver o que você publicar na pasta pública. Você também pode criar suas próprias pastas públicas; Verifique com o administrador do sistema se você tem direitos para criar pastas públicas e um lugar para colocá-los.