Manipulação de folha de pagamento com QuickBooks 2003 - manequins

Se você deseja usar o QuickBooks para a folha de pagamento porque quer economizar dinheiro, não tem medo de uma pequena papelada, ou talvez queira ter a flexibilidade extra que vem com você mesmo., você precisa se inscrever para um dos serviços de folha de pagamento do QuickBooks: Serviço de folha de pagamento básico ou Serviço de folha de pagamento de luxo.

Para se inscrever para qualquer serviço, prepare-se para entrar na Internet. Siga estes passos:

1. Escolha o comando Funcionários -> Configurar folha de pagamento.

Ou selecione Empregados na lista Navegadores e, em seguida, clique no ícone Configurar folha de pagamento.

QuickBooks se conecta à Internet e exibe a primeira página de um formulário da Web de várias páginas que permite configurar o Serviço de folha de pagamento básico ou o Serviço de folha de pagamento de luxo.

2. Siga as instruções na tela.

Como é isso para perfeição, sem dor?

Tackling taxes

Você precisa de algumas coisas se você quiser fazer a folha de pagamento do jeito certo: um número de identificação do empregador, um número de identificação do empregador estadual se você reter os impostos do estado, um número de identificação do imposto de desemprego e algum W -4 formulários fiscais.

Obtendo um número de identificação do empregador

Para obter um número de identificação do empregador, você deve enviar um formulário SS-4, ou Solicitação de Formulário de Identificação do Empregador, com o Internal Revenue Service (IRS) para que você pode obter um número de identificação do empregador. Você pode obter este formulário no IRS ou ligando para o IRS e pedindo um.

Você também pode solicitar e receber um número de identificação do empregador por telefone. Você ainda precisa preencher o formulário SS-4, no entanto, para que você possa responder as perguntas que o IRS faz durante o breve processo de solicitação telefônica. (Você também precisa enviar ou enviar por fax o formulário para o IRS depois de ter sua pequena conversa telefônica.)

Tendo os funcionários feito sua parte

Você também precisa fazer outra coisa antes de saber como lidar com todos esses impostos - você precisa que cada um de seus funcionários preencha um formulário W-4 para lhe dizer o status de arquivamento que eles usarão e quantas isenções pessoais irão reivindicar. Adivinha onde você fica em branco W-4s? Do seu amigável agente do IRS ou do site do IRS.

Pagando seus funcionários

Depois de se inscrever no QuickBooks Payroll Service, configurar suas contas de folha de pagamento e obter um número de identificação do empregador, você está pronto para pagar alguém. Esta seção vai explodir sua mente, especialmente se você fez a folha de pagamento manualmente. O processo faz toda a sua decisão de usar o QuickBooks para que sua folha de pagamento valha a pena. Veja como:

1. Comece o processo de folha de pagamento escolhendo Empregados -> Pagar Empregados.

Ou selecione Empregados na lista de Navegadores e clique no ícone Empregados de Pagamento. A janela Selecionar Empregados para Pagar aparece. Se você não vê um nome que você está procurando nesta lista, você nunca adicionou o empregado à sua lista de Empregados.

2. Altere as configurações que você deseja.

Você não precisa usar nenhuma das caixas e botões da janela Selecionar Empregados para Pagar para mudar a maneira como o QuickBooks faz folha de pagamento. Mas você pode fazer várias alterações:

• Se você não estiver imprimindo cheques - talvez você os escreva por mão ou apenas use o QuickBooks para manter os livros - deixe a caixa de seleção To Be Printed selecionada.

• Confirme a conta bancária da qual os funcionários são pagos na caixa de listagem drop-down da Conta bancária.

• Normalmente, você deseja deixar a opção Enter Hours e Preview Check before Creating selected selected, eventualmente. Com esta opção selecionada, o QuickBooks exibe uma visualização de resumo para cada cheque de pagamento que você criou. Se você selecionar a outra opção, Criar cheque sem pré-visualização usando abaixo e últimas quantidades, o QuickBooks não permite que você verifique seu trabalho primeiro - o QuickBooks apenas cria as verificações.

• Defina a data de verificação e o período de pagamento termina as datas adequadamente.

3. Selecione os funcionários que você está pagando e clique no botão Criar.

Se você está pagando todos os funcionários listados, basta clicar no botão Marcar tudo no lado direito da tela Selecionar Empregados para Pagar. Se você precisa marcar os funcionários individualmente, basta clicar em próximo de cada um na coluna da esquerda - a coluna com a marca de seleção no cabeçalho. Em seguida, clique no botão Criar para que o QuickBooks crie versões "rascunho" de cada uma das verificações de folha de pagamento que você precisa para os funcionários. O QuickBooks em seguida exibe a janela Preview Paycheck se você indicou na Etapa 2 que deseja visualizar as verificações da folha de pagamento. A janela também mostra o imposto de folha de pagamento e os valores de retenção que o QuickBooks calculou para você.

4. Preencha as informações de folha de pagamento, conforme necessário.

Na caixa de ganhos, preencha o número de horas que a pessoa trabalhou e aplique essas horas a um cliente ou trabalho, se necessário. Na caixa Outros Itens de Pagamento, insira comissões, adições (como dicas, bônus e reembolsos de despesas), deduções (como taxas de sindicato e contribuições de 401 (k) e contribuições da empresa (como benefícios de seguro ou 401 (k) quantidades correspondentes). Você também pode alterar o item de folha de pagamento ou avaliar ou adicionar outro item de folha de pagamento, se você precisar.

Veja isso. O QuickBooks calcula os impostos sobre a empresa e funcionários e o valor do cheque líquido. Se alguma informação é imprecisa, basta clicar no valor e alterá-lo, excluindo-o ou substituindo-o pela informação correta.

Você também pode notar que o QuickBooks mantém os totais tanto para o cheque atual quanto para o ano até à data.

5. Clique no botão Criar para registrar a transação de cheque de pagamento.

Depois de verificar todos os cheques de pagamento dos funcionários, o QuickBooks retorna à caixa de diálogo Selecionar Empregados para Pagar.

6. Imprima as verificações.

Você pode imprimir cheques na janela Selecionar Empregados para Pagar clicando no botão Print Paychecks.O QuickBooks imprime cartões de pagamento exatamente como ele imprime verificações regulares.