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Depois de criar os nomes dos campos e uma gravação da lista de dados e formatá-los como uma tabela, está pronto para começar a inserir o resto de seus dados como registros em linhas subseqüentes da lista. A maneira mais direta de fazer isso é pressionar a tecla Tab quando o cursor da célula estiver na última célula do primeiro registro.
Fazer isso faz com que o Excel adicione uma linha extra à lista de dados onde você pode inserir as informações apropriadas para a próxima gravação.
Ao fazer a entrada de dados diretamente em uma tabela de lista de dados, pressione a tecla Tab para prosseguir para o próximo campo no novo registro em vez da tecla de seta para a esquerda. Dessa forma, quando você completa a entrada no último campo do registro, você amplia automaticamente a lista de dados, adiciona um novo registro e posiciona o cursor da célula no primeiro campo desse registro. Se você pressionar a seta para a esquerda para completar a entrada, o Excel simplesmente move o cursor da célula para a próxima célula fora da tabela da lista de dados.
Usando o botão Formulário
Em vez de inserir os registros de uma lista de dados diretamente na tabela, você pode usar o formulário de dados do Excel para fazer as entradas. O único problema com o uso do formulário de dados é que o comando para exibir o formulário em uma planilha com uma lista de dados não faz parte dos comandos da Fita. Você pode acessar o formulário de dados apenas adicionando seu botão de comando à barra de ferramentas de acesso rápido ou uma guia de fita personalizada.
Para adicionar este botão de comando à barra de ferramentas de acesso rápido, siga estas etapas:
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Clique no botão Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido no final da barra de ferramentas Acesso rápido e, em seguida, clique no item Mais comandos no na parte inferior do menu suspenso.
O Excel abre a caixa de diálogo Opções do Excel com a guia Barra de Ferramentas de Acesso Rápido selecionada.
O botão de comando Formulário que deseja adicionar à barra de ferramentas Acesso rápido só está disponível quando você clica na opção Comandos não na faixa de opções na lista suspensa Escolher comandos.
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Clique na opção Comandos Não na Faixa de opções perto da parte superior da lista suspensa Escolher Comandos de.
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Clique em Formulário na caixa de seleção Escolher Comandos de e, em seguida, clique no botão Adicionar.
O Excel adiciona o botão Form ao final da barra de ferramentas de Acesso Rápido. Se desejar, você pode clicar nos botões Mover para cima e Mover para baixo para reposicionar o botão Formulário nesta barra de ferramentas.
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Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Excel e retornar à planilha com a lista de dados.
Adicionando registros através do formulário de dados
A primeira vez que você clica no botão Formulário personalizado que você adicionou à barra de ferramentas de Acesso Rápido, o Excel analisa a linha de nomes e entradas de campos para o primeiro registro e cria um formulário de dados.Este formulário de dados lista os nomes de campo no lado esquerdo do formulário com as entradas para o primeiro registro nas caixas de texto apropriadas ao lado deles. Aqui, você pode ver o formulário de dados para o novo banco de dados de dados de funcionários; parece uma espécie de caixa de diálogo personalizada.
O formulário de dados que o Excel cria inclui as entradas que você fez no primeiro registro. O formulário de dados também contém uma série de botões (no lado direito) que você usa para adicionar, excluir ou encontrar registros específicos no banco de dados. Logo acima do primeiro botão (Novo), o formulário de dados enumera o número da gravação que você está procurando, seguido do número total de registros (1 de 1 quando você cria o formulário de dados pela primeira vez). Ao criar novas entradas, ele exibirá Novo registro acima deste botão em vez do número de registro.
Toda a formatação que você atribuiu às entradas específicas na primeira gravação é aplicada automaticamente aos campos nos registros subseqüentes que você inseriu e é usado no formulário de dados. Por exemplo, se a sua lista de dados contiver um campo de telefone, é necessário inserir apenas os dez dígitos do número de telefone no campo Telefone do formulário de dados se a entrada do número de telefone inicial for formatada no primeiro registro com o formato do Número de telefone especial. Dessa forma, o Excel leva uma nova entrada no arquivo de telefone, como 3075550045, por exemplo, e formata-a automaticamente para que ele apareça como (307) 555-0045 na célula apropriada da lista de dados.
O processo para adicionar registros a uma lista de dados com o formulário de dados é simples. Quando você clica no botão Novo, o Excel exibe um formulário de dados em branco (marcou Novo registro no lado direito do formulário de dados), que você deve preencher.
Depois de inserir as informações para o primeiro campo, pressione a guia chave para avançar para o próximo campo no registro.
Whoa! Não pressione a tecla Enter para avançar para o campo seguinte em um registro. Se você fizer isso, você irá inserir o registro novo e incompleto no banco de dados.
Continue a inserir informações para cada campo e pressionando Tab para ir ao campo seguinte no banco de dados.
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Se você notar que cometeu um erro e deseja editar uma entrada em um campo que já passou, pressione Shift + Tab para retornar a esse campo.
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Para substituir a entrada, basta começar a digitar.
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Para editar alguns dos caracteres no campo, pressione → ou clique no ponteiro do feixe I na entrada para localizar o ponto de inserção; então edite a entrada a partir daí.
Ao inserir informações em um campo específico, você pode copiar a entrada feita nesse campo do registro anterior pressionando Ctrl + '(apóstrofo). Pressione Ctrl + ', por exemplo, para transportar a mesma entrada no campo Estado de cada novo registro ao inserir uma série de registros para pessoas que vivem no mesmo estado.
Ao inserir datas em um campo de data, use um formato de data consistente que o Excel conheça. (Por exemplo, entre algo como 7/21/98 .) Ao inserir códigos zip que às vezes usam zeros avançados que você não deseja desaparecer da entrada (como o código postal 00102), formatar o primeira entrada de campo com o formato de número de código postal especial.No caso de outros números que usam zeros avançados, você pode formatá-lo usando o formato de texto ou colocar um '(apóstrofo) antes do primeiro 0. O apóstrofo informa o Excel para tratar o número como um rótulo de texto, mas não aparece no próprio banco de dados. (O único lugar em que você pode ver o apóstrofo está na barra de fórmulas quando o cursor da célula está na célula com a entrada numérica.)
Pressione a tecla de seta para baixo quando você inseriu todas as informações para o novo registro. Ou, em vez da tecla de seta para baixo, você pode pressionar Enter ou clicar no botão Novo. O Excel insere o novo registro como o último registro no banco de dados na planilha e exibe um novo formulário de dados em branco no qual você pode inserir a próxima gravação.
Quando você termina de adicionar registros ao banco de dados, pressione a tecla Esc ou clique no botão Fechar na parte inferior da caixa de diálogo para fechar o formulário de dados.
