Como adicionar usuários no QuickBooks Pro e Premier - dummies

Você não está limitado a usar apenas uma senha para controlar o acesso ao arquivo de dados do QuickBooks. O QuickBooks permite que você configure várias senhas para o arquivo de dados do QuickBooks. Para configurar usuários adicionais no QuickBooks Pro e no QuickBooks Premier, siga estas etapas:

1. Escolha o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Configurar usuários.

   O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários (não mostrada), que identifica os usuários para quem o acesso do QuickBooks foi configurado e quem está conectado no sistema.

2. Diga ao QuickBooks que deseja adicionar um usuário clicando no botão Adicionar Usuário.

   QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Definir senha e acesso do usuário.

3. Identifique o usuário e forneça uma senha.

   Dê a cada usuário para quem você está configurando uma senha com um nome de usuário digitando um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome de Usuário. Depois de identificar o usuário, você insere a senha do usuário na caixa de texto Senha e na caixa de texto Confirmar senha.

4. Clique em Avançar para continuar e, em seguida, indique se deseja limitar o acesso para o novo usuário.

   Quando o QuickBooks exibir a segunda caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, indique se deseja limitar o acesso e os direitos do usuário. Se você quiser limitar o acesso e os direitos ( direitos são simplesmente as coisas que o usuário pode fazer), selecione o botão de opção Áreas selecionadas do QuickBooks. Se desejar que o usuário possa fazer qualquer coisa, selecione o botão de opção Todas as áreas do QuickBooks. Se você indicar que o novo usuário deve ter acesso a todas as áreas do QuickBooks, você terminou configurando a senha do usuário. Você pode ignorar as etapas restantes.

5. Clique em Avançar para continuar e, em seguida, descreva o acesso às vendas e contas a receber informações e tarefas.

   Depois de concluir o Passo 4, o QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo Configurar Senha de Usuário e Acesso. Esta é a primeira de uma série de caixas de diálogo que o acompanham através de uma entrevista, fazendo perguntas detalhadas sobre o tipo de acesso que cada usuário deve ter em uma área específica.

   Por exemplo, no que diz respeito à atividade de vendas, o QuickBooks pergunta sobre o acesso a transações (como faturas, notas de crédito e informações sobre contas a receber). Você pode indicar que o usuário não deve ter acesso selecionando o botão de opção Sem acesso. Você pode indicar que o usuário deve ter acesso total selecionando o botão de opção Acesso total. Se o usuário tiver acesso parcial, selecione o botão de opção Acesso seletivo e, em seguida, selecione um dos botões subsidiários de acesso seletivo: Criar transações apenas, Criar e imprimir transações, Criar transações e Criar relatórios.

6. Clique em Avançar e, em seguida, descreva as compras e os direitos contabilísticos.

   Depois de concluir a Etapa 5, clique em Avançar, o QuickBooks exibe a quarta caixa de diálogo Configurar Senha e Acesso do Usuário, o que permite que você especifique o acesso desse novo usuário nas áreas de compras e contas a pagar. Você pode selecionar o botão de opção Sem acesso. Você pode selecionar o botão de opção Acesso total. Ou você pode selecionar um meio intermediário selecionando o botão de opção Acesso seletivo e um dos botões subsidiários do acesso seletivo. As mesmas regras para a definição de direitos e acesso que se aplicam à área de compras e contas a pagar se aplicam à área de vendas e contas a receber.

7. Clique em Avançar e, em seguida, descreva os direitos e acesso de usuários restantes.

   Quando você clica no botão Próximo mostrado na parte inferior de cada versão da caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, o QuickBooks exibe várias outras versões da caixa de diálogo que ela usa para consultá-lo sobre os direitos e o acesso do usuário. Por exemplo, depois de descrever quais direitos são apropriados para o usuário na área de compras e contas a pagar, o QuickBooks pergunta sobre a área de cheques e cartões de crédito. Em seguida, pergunta sobre a área de inventário. Em seguida, ele pergunta sobre a folha de pagamento. Em seguida, ele pergunta sobre atividades contábeis gerais e sensíveis. Finalmente, o QuickBooks pergunta sobre o acesso às capacidades de relatórios financeiros.

   Você limita os direitos em cada uma dessas outras áreas da mesma forma que você faz para as vendas e contas a receber e para as áreas de compras e contas a pagar. Apenas fique atento ao passar pelas telas e limitar a capacidade do usuário. Você quer que os usuários tenham os direitos necessários para fazer seu trabalho, mas você não quer dar mais direitos do que eles precisam.

8. Especifique se o usuário pode alterar ou excluir transações.

   Depois de ter atravessado cerca de meia dúzia de versões das caixas de diálogo Configurar Senha de Usuário e Acesso que perguntam sobre áreas específicas de contabilidade, o QuickBooks exibe a página Alterar ou Apagar Transações da caixa de diálogo Definir Senha de Usuário e Acesso caixa. A página Alterar ou excluir transações permite que você indique que um usuário pode ou não pode alterar as transações registradas antes da data de encerramento. Em geral, você deseja limitar as habilidades de um usuário para alterar ou excluir transações.

9. Clique em Avançar e depois reveja suas decisões de direitos.

   Quando você clica em Avançar, o QuickBooks exibe a versão final da caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, que identifica os direitos de usuário que você atribuiu ou permitiu. Você pode usar esta caixa de diálogo para rever os direitos que alguém possui. Se você perceber que você atribuiu direitos incorretamente, clique no botão Voltar para retornar pelas caixas de diálogo para aquele em que cometeu um erro. Altere a atribuição de direitos e clique no botão Avançar para retornar à janela final da caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário.

10. Quando você terminar com a revisão dos direitos e acesso do usuário, clique em Concluir.

    A partir deste ponto, o novo usuário poderá usar o QuickBooks; No entanto, seus direitos estão limitados ao que você especificou.

    Os contadores geralmente querem ver os direitos que os usuários particulares têm. Isto é especialmente verdadeiro se você for auditado pelo CPA como parte dos encerramentos anuais. (Você pode ser auditado se o banco quiser demonstrações financeiras auditadas, por exemplo.) O QuickBooks não fornece uma maneira de imprimir as informações mostradas na caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário. No entanto, o Windows permite que você use a tecla Tela de impressão para capturar uma captura de tela da janela do programa QuickBooks e a caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário.

    Pressione Alt + Imprimir Scrn para disparar uma captura de tela da caixa de diálogo. Isso copia uma imagem da tela para a área de transferência do Windows. Em seguida, abra o Paint selecionando Iniciar → Programas → Acessórios → Pintura. Cole a imagem no Paint pressionando Ctrl + V. Você pode ver uma mensagem de erro que diz que a imagem na área de transferência é maior do que o bitmap. Gostaria que o bitmap fosse ampliado? Clique em Sim. Salve a captura de tela escolhendo Arquivo → Salvar como. Você pode querer capturar uma imagem de captura de tela dessa maneira para registrar o acesso e os direitos do usuário para os funcionários.