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Se você cobra um cliente para custos reais e horas, você precisa acompanhar os custos e o horário em que você incorre nas cobranças. No QuickBooks, você atribui o custo ao trabalho, inserindo as informações do cliente e do trabalho na coluna Cliente: Trabalho, que é exibida na janela de formulário usada para registrar uma carga particular de custo ou tempo.
Por exemplo, se você usar a janela Enter Bills para registrar uma conta para um trabalho específico, use a coluna Customer: Job para designar o trabalho.
Para cobrar aos clientes os custos ou o tempo que você gravou, siga estas etapas:
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Escolha Clientes → Criar faturas para abrir a janela Criar faturas.
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Altere o nome na lista suspensa Cliente: Job para o cliente apropriado.
Este passo é fácil: ative a lista suspensa e escolha o cliente e o trabalho apropriados. Se você atribuiu tempo ou custos a esse cliente, uma tela aparece, pedindo que você clique no botão Tempo / Custos para incluir as cobranças em sua fatura.
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Clique no botão Adicionar tempo / custos.
QuickBooks exibe a caixa de diálogo Escolher hora e custos faturáveis. A caixa de diálogo já mostra os custos e os encargos de tempo que você atribuiu a este cliente e combinação de trabalho.
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Selecione o tempo faturado e os custos que você deseja adicionar à fatura.
Verifique os custos de tempo e os custos que você deseja faturar. Observe que a caixa de diálogo Escolher horário e custos faturáveis fornece guias diferentes para itens, despesas e quilometragem.
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(Opcional, apenas despesas) Indique a marcação.
A guia Despesas possui alguns campos extras na parte superior da guia para indicar o Valor de Marcação ou% e a Conta de Marcação. Se aplicável, preencha os campos com as informações apropriadas.
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(Opcional) Indique se deseja que os encargos apareçam como um único item na fatura.
Se você deseja evitar listar os detalhes sangrentos das cobranças para o seu cliente, marque a caixa de seleção Print Selected Time and Costs as One Factora Item, localizada no canto inferior esquerdo da fatura. Além disso, note que você pode verificar a caixa Tributável para indicar se as despesas selecionadas são tributáveis.
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Clique em OK.
Depois de ter tudo da maneira que quiser, clique em OK. Como se por magia - mesmo que fosse pelo seu trabalho árduo e pelo suor de sua própria sobrancelha - a fatura aparece.
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(Opcional) Adicione qualquer outra coisa que você deseja incluir na fatura.
Esta fatura é uma fatura regular do QuickBooks, lembre-se? Você pode querer clicar na seta para baixo ao lado do botão Imprimir e escolher Visualizar na lista suspensa para se certificar de que apenas os custos de trabalho que deseja exibir aparecem.
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Clique em Salvar e Novo ou Salvar e Fechar.
É assim que você grava a nota fiscal.
Depois de gravar a factura, os custos de trabalho que foram faturados são removidos da janela Selecionar horário e custos faturáveis. Voce terminou. Respire mais fácil.
Você também pode acompanhar a quantidade de tempo que você ou outros funcionários gastam em clientes ou clientes. Para ativar o rastreamento do tempo, escolha Editar → Preferências, role para baixo e clique no ícone Horas e Despesas e, em seguida, selecione o botão de opção Dobrar pista na guia Preferências da empresa.
Depois de fazer isso, você pode acompanhar o tempo que gastou em um cliente ou cliente, escolhendo Clientes → Enter Time → Use Weekly Timesheet ou Customers → Enter Time → Time / Enter Single Activity. Um dos dois comandos exibe uma janela fácil de entender que permite gravar o tempo gasto em um determinado cliente ou cliente.
E um ponto importante final: o relógio do rastreador de tempo continua a marcar enquanto o programa QuickBooks é executado. O programa não precisa ser o programa ativo do Windows para continuar trabalhando. (Em algumas versões mais antigas do QuickBooks, o temporizador pára se você começar a trabalhar com outro programa, como seu processador de texto ou programa de e-mail.)
