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Independentemente de usar a versão Express Start ou a versão Advanced Setup / EasyStep Interview da QuickBooks Setup processo, você realmente não obtém um saldo de teste completo no arquivo da empresa QuickBooks simplesmente configurando. Supondo que você siga as instruções e dicas fornecidas nos parágrafos anteriores, você recebe apenas sua conta bancária, contas a receber, inventário e saldos devedores em QuickBooks.
No entanto, você precisa inserir todas as informações de saldo de avaliação em falta no QuickBooks, para começar a receber relatórios positivos do QuickBooks e usar o QuickBooks para fornecer dados financeiros às suas declarações fiscais.
Para gravar o resto do saldo de avaliação inicial, você grava uma entrada no diário. A entrada no diário registra os demais saldos de avaliação para todas as suas outras contas na data de conversão ou início: contas que não sejam suas contas bancárias, contas a receber, contas a pagar e inventário.
Como um exemplo simples para mostrar como isso funciona, suponha que você tenha o saldo de teste mostrado na tabela a seguir.
| Conta | Debit | Crédito |
|---|---|---|
| Em dinheiro | 5 000 | |
| Inventário | 0 | |
| Contas a pagar | 0 | |
| Empréstimo a pagar | 0 | |
| S. Nelson, capital | 1 000 | |
| Vendas de mercadorias | 13 000 | |
| Custo dos produtos vendidos | 3 000 | |
| Despesas de aluguel | 1 000 | |
| Salários > 4 000 | Suprimentos | |
| 1, 000 | _____ | Totais |
| 14 000 | 14 000 |
|
Para os propósitos deste exemplo, o saldo de caixa não é uma conta bancária, mas é realmente caixa: uma gaveta de mesa cheia de denominações baixas, contas usadas com números de série não sequenciais.
A próxima figura mostra como a janela Criar entradas gerais do diário parece quando grava as informações de balanço de avaliação em falta. Depois que esta entrada de diário é gravada, o saldo de teste está correto na data de início.
Escolha a empresa → Criar comando Entrada de diário. Quando o QuickBooks exibe a janela Entradas de diário geral, use as colunas Conta, Débito e Crédito para gravar sua entrada no diário.
Se a idéia de fazer uma entrada no diário assustar o diabo de você, você pode encontrar-se em um pedaço de pepino.Você precisa se tornar confortável trabalhando com contabilidade de entrada dupla para configurar QuickBooks por vez diferente do início do ano.
Isso significa, infelizmente, que se você estiver configurando QuickBooks em algum momento durante o meio do ano, você deve inserir uma entrada de diário geral para corrigir a estranheza que o QuickBooks Setup cria. Se você não sabe como funciona a contabilidade de entrada dupla - se débitos e créditos não são seus amigos - você provavelmente precisa obter a ajuda de alguém.
Nota: Este não deve ser um grande projeto - apenas no caso de você decidir ligar para o seu CPA. Se o seu CPA chegar ao seu escritório, e se você tiver o balanço de teste pronto para ela, deve demorar apenas alguns minutos para entrar na entrada de jornal geral necessária. Talvez você possa comprá-la um bom almoço, e isso irá resolver a pontuação.
Um exemplo da vida real para terminar
Ok, confissões verdadeiras. O exemplo que eu dou nos quatro parágrafos anteriores? Você provavelmente não terá a sorte de ter o seu lançamento inicial do balanço de avaliação, seja tão simples. Você provavelmente terá que lidar com uma conta bancária e com saldos de contas em suas contas a receber, contas a pagar ou contas de inventário. Agora mostro você, portanto, como isso funciona.
Suponha que você tenha os saldos de teste mostrados na Tabela 1-2. Observe que neste exemplo (ao contrário do exemplo anterior), a primeira conta mostrada - uma com $ 5,000 - é uma conta bancária.
Outro saldo de avaliação
| Debit | Crédito | Verificando |
|---|---|---|
| 5 000 | Contas a receber | |
| 5 000 | Inventário | |
| 2 000 < Contas a pagar | 1 000 | |
| Empréstimo a pagar | 5 000 | |
| S. Nelson, capital | 2 000 | |
| Vendas de mercadorias | 13 000 | |
| Custo dos produtos vendidos | 3 000 | |
| Despesas de aluguel | 1 000 | |
| Salários > 4 000 | Suprimentos | |
| 1 000 | _____ | |
| Totais | 21, 000 | 21 000 |
| Aqui está a parte complicada da gravação deste saldo de teste. Você não precisa gravar todas essas informações do balanço de teste através de uma entrada no diário. Como a conta bancária, as contas a receber, as contas a pagar e as partes de estoque já foram registradas se você adicionou informações do cliente, do fornecedor, do item e da conta bancária durante o processo de Configuração do QuickBooks, você precisará inserir o resto do saldo de teste. | Como você não estará gravando todo o saldo de teste, no entanto, sua entrada no diário não só não irá corresponder ao seu saldo de teste real, mas também não será equilibrada. Para equilibrar, você conecta a diferença em uma conta que o QuickBooks fornece apenas esse tipo de loucura de contabilidade: a conta do saldo de abertura do patrimônio (veja a figura a seguir). |
