Como manter bons controles contábeis com QuickBooks 2011 - dummies

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Muitas empresas, depois de crescer até certo tamanho, precisam suportar vários usuários do QuickBooks com acesso a informações contábeis e capacidade, em alguns casos, para criar transações contábeis. Infelizmente, ter vários usuários do sistema de contabilidade cria risco para o proprietário da empresa.

Ao ter acesso ao QuickBooks, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema de contabilidade ou, infelizmente, defraudar intencionalmente um negócio. Aqui está uma lista de algumas técnicas de controle QuickBooks que um empresário ou gerente comercial pode usar para minimizar erros não intencionais e a oportunidade de roubo:

Compare regularmente as contagens de inventário físico com os registros contábeis de inventário. Esta abordagem realiza duas coisas:
- O encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
- O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de estoque, identificando o tipo de inventário que é mais freqüentemente roubado ou mesmo quando o inventário é mais freqüentemente roubado.
Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os donos de empresas devem fazer é reconciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo de funcionários pelo pessoal de contabilidade ocorre quando os funcionários descobrem como escrever cheques na conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Se o proprietário reconciliar o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com os registros contábeis da QuickBooks da empresa.
Segregar contabilidade de custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física dessa atividade. Onde quer que você possa segregar a custódia física da contabilidade, ocorre uma verificação de erro embutida. A pessoa que faz a contabilidade verifica indiretamente o cuidado com os custódios físicos do bem. Você pode pedir ajuda ao seu CPA na elaboração de formas de segregar a custódia física de ativos de tarefas contábeis e contábeis.
Treine os funcionários sobre como usar o QuickBooks. Você deve formar funcionários para usar o QuickBooks se você tiver um negócio de qualquer tamanho por dois motivos básicos:
- Alguém que sabe como usar o QuickBooks é menos provável que comece a gerar erros inadvertidos.
- Registros contábeis sujos de camuflagem roubo de funcionários. Treinamento não só significa registros contábeis mais precisos, mas também que você é menos provável que tenha um ambiente propício ao roubo ou desfalque.
Gerencie seu sistema de contabilidade do QuickBooks. Um sistema de contabilidade deve ser uma ferramenta que você usa para gerenciar melhor seu negócio. Para que o sistema funcione, você precisa gerenciar esse sistema. Você pode facilmente certificar-se de que as pessoas estão fazendo o tipo de coisas que deveriam estar fazendo, criando algumas listas de verificação simples. Você pode usá-los como pontos de partida para construir sua própria lista de coisas que o funcionário contábil ou gerente de escritório deve fazer todos os meses ou no final de cada ano.

Uma lista de tarefas de contabilidade mensal de amostra

Dados de backup e movido para o exterior
Contas bancárias reconciliadas
Todas as faturas, notas de crédito, declarações fora
Todas as contas suspensas foram limpas
Demonstrações financeiras entregou
Exceções relatadas (por exemplo, faturas vencidas, contas, ordens de compra, itens de inventário sub-estocados)